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E-Rechnung: Was gilt für Coaches, Berater und Heilpraktiker?

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 auch ausstellen. Wer ist betroffen, wer nicht, und was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Stand: November 2026

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Software kann sie ohne Abtippen einlesen. Verbreitet sind zwei Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD, das ein lesbares PDF mit eingebettetem XML verbindet. Für Selbstständige ist ZUGFeRD meist die bequemere Wahl, weil Ihre Kunden die PDF weiterhin wie gewohnt öffnen können.

Wichtig: ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 gelten die Profile BASIC WL und MINIMUM nicht als E-Rechnung. Maßgeblich ist das Profil EN 16931.

Empfangen: seit 2025 für alle Unternehmen

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, das betrifft auch Selbstständige. Das Ausstellen ist davon getrennt geregelt, siehe unten.

Ausstellen: Übergangsfristen bis 2027 und 2028

Das Ausstellen von E-Rechnungen wird in Stufen Pflicht, und zwar für Rechnungen mit Umsatzsteuer an andere Unternehmen (B2B):

  • Ab 2027, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag.
  • Ab 2028 für alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.

Bis dahin sind Papier und PDF noch erlaubt. Rechtsgrundlagen sind § 14 Abs. 1 UStG und die Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG. Wer ohnehin neu in ein Rechnungsprogramm einsteigt, richtet das Format am besten gleich passend ein, dann ist die Umstellung 2028 keine Aufgabe mehr.

Wen die Pflicht nicht trifft

  • Privatkunden. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.
  • Steuerfreie Heilbehandlung. Leistungen nach § 4 Nr. 14 UStG, wie sie Heilpraktiker oder Psychotherapeuten erbringen, sind ausgenommen, ebenso die übrigen steuerfreien Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
  • Kleinunternehmer. Wer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, ist nicht betroffen.
  • Kleinbetragsrechnungen. Rechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) fallen ebenfalls nicht darunter.

ZUGFeRD und EN 16931 kurz erklärt

EN 16931 ist die europäische Norm für den Inhalt einer elektronischen Rechnung. ZUGFeRD ist ein deutsches Format, das diese Daten als XML in eine PDF einbettet. Das PDF bleibt für Menschen lesbar, das XML ist für Programme gedacht. Entscheidend ist, dass Sie das Profil EN 16931 wählen und nicht eines der abgespeckten Profile. Fragen Sie bei Ihren Firmenkunden nach, welches Format sie erwarten, bevor Sie umstellen.

So prüfen Sie, ob eine Rechnung betroffen ist

  • Geht die Rechnung an ein Unternehmen und nicht an eine Privatperson?
  • Enthält sie Umsatzsteuer, sind Sie also kein Kleinunternehmer?
  • Ist die Leistung nicht nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei?
  • Liegt der Rechnungsbetrag über 250 €?

Nur wenn alle vier Fragen mit Ja zu beantworten sind, trifft Sie die Pflicht ab 2027 beziehungsweise 2028 voraussichtlich.

Was das für Coaches, Berater und Heilpraktiker bedeutet

Coaches und Berater, die mit Umsatzsteuer an Firmen abrechnen, sollten sich vor 2028 um das Format kümmern. Wer überwiegend an Privatpersonen rechnet oder Kleinunternehmer ist, hat nichts Neues zu tun.

Heilpraktiker mit steuerfreien Heilbehandlungen an Privatpersonen bleiben von der Pflicht verschont. Nur wenn Sie daneben steuerpflichtige Leistungen an Unternehmen erbringen, etwa Seminare für eine Firma, kann die Pflicht für diese Rechnungen gelten.

Ob eine Rechnung unter die Pflicht fällt, hängt im Einzelfall von Kunde, Leistung und Steuerbehandlung ab. Dann entscheidet Ihr Steuerberater.

Häufige Fragen

Muss ich als Selbstständiger E-Rechnungen empfangen können?

Ja, Unternehmen müssen E-Rechnungen schon seit 2025 empfangen können.

Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?

Für Rechnungen mit Umsatzsteuer an andere Unternehmen ab 2027, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, ab 2028 für alle.

Welche Rechnungen sind von der E-Rechnung ausgenommen?

Rechnungen an Privatpersonen, steuerfreie Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG, Rechnungen von Kleinunternehmern und Kleinbeträge bis 250 €.

Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?

Ja, wenn die eingebettete XML dem Profil EN 16931 entspricht. Die Profile BASIC WL und MINIMUM gelten nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nicht als E-Rechnung.

So erledigt vTzR.de das

Auf Wunsch trägt jede PDF von vTzR.de ein eingebettetes ZUGFeRD-XML im Profil EN 16931. Die Umstellung ist eine Einstellung, kein Projekt. Sie entscheiden das Profil selbst, und vTzR.de weist Sie darauf hin, wenn Ihr Profil nicht als E-Rechnung gilt. Rechnungen, die nicht unter die Pflicht fallen, etwa an Privatpersonen, schreiben Sie weiter als normale PDF.

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Stand: November 2026. Dieser Text ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Einzelfall entscheidet Ihr Steuerberater. Fragen? kontakt@vtzr.de