Was vTzR.de für Ihre Praxis kann, Stück für Stück.

Im Juli haben wir die automatische Belegerfassung als Wunsch-Funktion für den Oktober angekündigt — und dazugesagt, dass sie erst kommt, wenn genügend echte Belege durchgelaufen sind. Beides ist eingelöst: Die Belegerfassung ist fertig und gehört ab sofort zum Lieferumfang.

Der Weg ist kurz: Sie öffnen Ihren persönlichen Upload-Link (per QR-Code aufs Handy, ohne Login) und fotografieren den Beleg ab. Liegen mehrere nebeneinander, schneidet vTzR.de sie auseinander und archiviert jeden für sich als PDF/A — das Format, das für die Aufbewahrung vorgesehen ist. PDF-Rechnungen laden Sie stattdessen gebündelt hoch.

Erkannt werden Händler, Datum, Gesamtbetrag und die Umsatzsteuer je Satz. Bis Sie einen Beleg geprüft haben, zählt er nirgends mit — nicht in der Auswertung, nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung, nicht im Paket für die Steuerberatung. Danach überall.

Zwei Zusagen von Anfang an gelten unverändert. Erstens: Ihre Belege gehen an keine KI. Die Texterkennung läuft vollständig auf unserem eigenen Server in Deutschland; es gibt keine Schnittstelle nach draußen, über die ein Beleg das Haus verlassen könnte. Zweitens: Wie gut die Erkennung wirklich ist, sagen wir nicht mit einem Werbesatz, sondern mit Zahlen — die Erkennungsraten je Händler stehen öffentlich auf dieser Seite und werden jede Nacht neu gerechnet, mitsamt der Zahl der ausgewerteten Belege, damit die Quote einzuordnen ist.

Vollständig erkannt heißt: alle Felder richtig. Wo es klemmt, sieht man auf derselben Seite ebenfalls — ein verwaschener Thermodruck bleibt ein verwaschener Thermodruck, und ein Beleg, bei dem die Summe nicht aufgeht, wird als unsicher gekennzeichnet, statt eine plausibel aussehende Zahl zu behaupten. Deshalb bleibt die Prüfung durch Sie der Schritt, der zählt.

In Erprobung: der Privatanteil

Eine Zusatzfunktion darauf steckt dagegen noch in der Erprobung, und das soll sie auch: der Privatanteil für gemischte Belege. Sind auf einem Kassenbon ein paar Positionen privat, streichen Sie diese vor dem Fotografieren mit einem farbigen Stift an; vTzR.de findet die Striche, ordnet sie den Zeilen zu und schlägt den privaten Anteil je Steuersatz vor. Den Beleg selbst zerschneiden oder schwärzen Sie dabei ausdrücklich nicht — ein veränderter Beleg verliert seinen Beweiswert für den ganzen Einkauf.

Diese Erkennung ist seit September in der Testphase und standardmäßig ausgeschaltet; einschalten lässt sie sich unter „Ausgaben → Belege“ im Abschnitt „Gemischte Belege“. Den Privatanteil von Hand einzutragen geht unabhängig davon immer — die Erprobung betrifft nur das automatische Erkennen der Anstreichungen. Geht die Rechnung über den Bon nicht auf, wird nichts vorbelegt und der Beleg als unsicher gekennzeichnet: Ein übersehener Strich wäre sonst ein zu hoher Abzug, dem man nichts ansieht.

Wer sie ausprobiert, darf uns gern schreiben, was dabei herauskommt — gerade die Belege, bei denen es nicht geklappt hat, sind für uns die nützlichsten. Das gilt unverändert auch für die Texterkennung selbst: Danke an alle, die in den vergangenen Monaten fleißig fotografiert haben. Diese Angaben ersetzen keine Steuerberatung.

Drei kleine Funktionen, die zusammen einen großen Unterschied im Alltag machen: vTzR.de lässt sich wie eine eigene App auf dem Home-Bildschirm ablegen, meldet Sie ohne Passwort an – und benachrichtigt Sie jetzt sogar direkt auf dem Handy, wenn eine neue Online-Buchung oder Anfrage eingeht.

Der erste Schritt ist die Installation als App: Auf dem iPhone oder iPad über „Teilen“ → „Zum Home-Bildschirm“, unter Android über das Browsermenü. Danach startet vTzR.de mit eigenem Symbol und im Vollbild, ganz ohne Adressleiste – und meldet sich auch verständlich, wenn gerade keine Internetverbindung besteht, statt einer nichtssagenden Fehlerseite. Gespeichert wird dabei nichts von Ihren Praxisdaten auf dem Gerät.

Ist die App installiert, hinterlegen Sie in einem zweiten Schritt einmalig Ihr Gerät für die Anmeldung ohne Passwort: Danach genügt Face ID, Touch ID, der Fingerabdruck oder der Gerätecode – genau wie beim Entsperren des Geräts selbst. Der Schlüssel bleibt dabei auf dem Gerät und verlässt es nie; Ihr Passwort bleibt nebenbei für neue Geräte weiter gültig.

Und wenn Sie schon dabei sind: Aktivieren Sie gleich noch Push-Benachrichtigungen. Geht eine neue Online-Buchung oder -Anfrage ein, informiert vTzR.de Sie damit direkt auf dem Handy oder Tablet – auch wenn die Seite gerade gar nicht geöffnet ist.

Mehrere Geräte lassen sich unabhängig voneinander anmelden und wieder abmelden, ganz ohne eigenes Freischalt-Häkchen: Die Registrierung eines Geräts ist bereits die Einwilligung.

Alle drei Schritte gehören inzwischen zusammen in den Einrichtungsassistenten, Schritt „App & Anmeldung“ – genau dort, wo Sie ohnehin mit dem Gerät in der Hand sitzen. Als Bestandsmandant finden Sie Push-Benachrichtigungen zusätzlich in den Terminvergabe-Einstellungen, die passwortlose Anmeldung unter Einstellungen → Anmeldung ohne Passwort.

Empfehlungen sind für eine Praxis der wirksamste Weg zu neuen Patienten, und online heißen Empfehlungen eben Bewertungen. Nur fragt kaum jemand danach — weil der naheliegende Weg, eine E-Mail nach dem Termin, heikler ist, als er aussieht.

Eine Bitte um eine Bewertung in einer E-Mail ist Werbung, auch wenn die E-Mail sonst eine reine Terminbestätigung ist — der Bundesgerichtshof hat das 2018 entschieden (VI ZR 225/17). Ohne ausdrückliche Einwilligung ist sie damit unzulässig, und eine Einwilligung dafür holt sich niemand gern beim Erstkontakt.

Deshalb gehen wir den anderen Weg: Sie hinterlegen Ihren Bewertungslink (etwa den Google-Rezensionslink), und die Bitte erscheint auf den Seiten, die Ihr Kunde von sich aus öffnet — auf der Bestätigungsseite nach der Buchung, im Kundenbereich und auf der Seite zum Verschieben oder Absagen. Diese Seiten sind keiner der Kanäle, die § 7 UWG schützt: Der Kunde ist bereits da, er hat die Seite selbst aufgerufen. Es braucht also kein Opt-in, keine zusätzliche Nachricht und keinen Versand.

Gezeigt wird der Hinweis nur Bestandskunden. Das ist kein Filtern nach zu erwartender Meinung — wir wissen nicht, was jemand schreiben wird und wollen es auch nicht wissen —, sondern schlicht der Umstand, dass jemand, der gerade seinen allerersten Termin gebucht hat, noch nichts zu bewerten hat.

Text und Anzeigename bestimmen Sie selbst; als Ziel sind nur verschlüsselte Adressen zugelassen. Zu finden in den Terminvergabe-Einstellungen im Reiter „Nach der Buchung“. Und der ordnungspolitische Nachsatz, den man dazusagen muss: Gekaufte oder vorgefilterte Bewertungen sind irreführende Werbung. Bitten dürfen Sie — aussuchen nicht.

Im Juli hatten wir sie angekündigt, jetzt ist sie da: die Vorausplanung. Wer regelmäßig zu Ihnen kommt — etwa für eine Serie von Behandlungen oder Beratungen —, muss nicht mehr Termin für Termin einzeln anfragen.

Über einen persönlichen Link fragt Ihr Gegenüber gleich mehrere Wunschtermine über einen längeren Zeitraum auf einmal an. vTzR.de schlägt zu jedem Termin passende Slots vor — und streut sie bewusst über mehrere Wochen, statt sich auf einen einzigen Tag zu häufen. Passt keiner der Vorschläge, sucht sich Ihr Gegenüber den Termin auch selbst im Kalender, unter denselben Regeln wie bei der normalen Terminvergabe.

Auf Ihrer Seite bestätigen Sie die angefragten Termine gesammelt statt einzeln, und aus der hinterlegten Vertragsvorlage lässt sich anschließend ein PDF mit allen verbindlich gebuchten Terminen und Gesamtkosten erzeugen. Die Terminliste darin nennt die Uhrzeit von–bis, und wenn Sie eine Unterschrift Ihrer Praxis hinterlegen, erscheint sie mit Ort und Datum im Vertrag — daneben eine leere Zeile zum Gegenzeichnen. Terminname und Terminart einer Anfrage lassen sich nachträglich ändern; eine Anfrage, aus der nichts wird, löschen Sie samt aller dafür gehaltenen Kalendertermine.

Nicht jede Terminserie entsteht über einen Link. Wurden die Termine ohnehin schon am Telefon vereinbart, tragen Sie sie unter „Bereits vereinbarte Termine“ direkt auf der Kundenseite ein — mit Terminart, Ort und Dauer, ohne Link und ohne E-Mail; der Vertrag entsteht daraus genauso. Überschneidungen sind dabei ausdrücklich erlaubt, denn telefonisch wird auch einmal doppelt vergeben: Vor dem Speichern zeigt Ihnen eine Seite, welcher Termin mit was kollidiert, und erst ein zweiter Klick trägt sie verbindlich ein.

Abschaltbar ist die Funktion in den Terminvergabe-Einstellungen im Reiter „Vorausplanung“.

Wer jemanden regelmäßig sieht, will ihm nicht zwölfmal im Monat eine Rechnung über denselben Betrag schicken. Firmenkunden wollen das erst recht nicht — in deren Buchhaltung ist jede einzelne Rechnung ein Vorgang.

An der Kondition des Kunden steht jetzt ein Rhythmus: monatlich oder quartalsweise. Ab dann bekommt kein einzelner Termin dieses Kunden mehr eine eigene Rechnung. Nach Ablauf des Zeitraums entsteht im nächtlichen Lauf eine Rechnung über alle Termine — jede Position mit ihrem eigenen Leistungsdatum, wie es § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG verlangt, und im Kopf ein Leistungszeitraum statt eines Datums.

Über der Rechnungsliste sehen Sie, was gerade aufläuft: je Kunde der Zeitraum, die Zahl der Termine und die bisherige Summe. Muss es schneller gehen — weil ein Vertrag endet oder ein Kunde darum bittet —, rechnet „Jetzt abrechnen“ den laufenden Zeitraum sofort ab. Die noch nicht abgerechneten Termine sind in der Liste eigens eingefärbt, damit sie nicht als vergessene Rechnungen aussehen.

Ein Detail, das wir wichtig fanden: Ein gesammelter Termin bekommt keine Rechnungsnummer, und der Zähler läuft nicht weiter. Eine gezogene, nie gedruckte Nummer wäre eine Lücke im Nummernkreis, die hinterher niemand erklären kann — und erklärbar müssen Lücken sein. Vergeben wird die Nummer erst für die fertige Sammelrechnung.

Umgestellt wird ab dem nächsten Termin: Schon vergebene Rechnungsnummern bleiben, wo sie sind. Und wer den Rhythmus wieder abschaltet, lässt nichts liegen — die bis dahin gesammelten Termine bekommen im nächsten Lauf ihre eigene Rechnung. Für Heilpraktiker entstehen weiterhin zwei Dokumente, jetzt eben über den ganzen Zeitraum. Am Versand, am Kundenportal und am Abgleich mit dem Kontoauszug ändert sich nichts.

Bis jetzt konnte eine Rechnung aus vTzR.de zwei Dinge: Zeit mal Stundensatz und Fahrtkosten. Für die meisten Termine reicht das. Für den Termin, bei dem auch etwas über den Tisch geht, reichte es nicht — und die fertige Rechnung hinterher von Hand zu ergänzen, ist genau der Umweg, den man sich mit so einem Programm sparen wollte.

Unter „Einstellungen → Katalog“ legen Sie an, was bei Ihnen vorkommt: Bezeichnung, Einheit, Preis und Umsatzsteuersatz. Beim Bearbeiten einer Rechnung hängen Sie die passenden Posten an, mit Anzahl. Der Katalog kopiert dabei, er verweist nicht — ändern Sie später den Preis, ändert das keine bereits gestellte Rechnung. Einen Eintrag, den Sie nicht mehr brauchen, legen Sie still, statt ihn zu löschen; er bleibt für alte Rechnungen lesbar.

Der Steuersatz steht an der Position, nicht an der Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG). Eine Rechnung darf also 19 % auf das Material und 7 % auf etwas anderes ausweisen; das PDF schlüsselt die Umsatzsteuer dann je Satz getrennt auf. Dasselbe gilt für die eingebettete E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, für den Steuerberater-Export und für das UStVA-Kennzahlenblatt — alle vier lesen dieselbe Aufteilung, damit sie nicht auseinanderlaufen.

Eine Feinheit, die im Alltag leicht schiefgeht: Wenn Ihre Leistung nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei ist, steht der entsprechende Hinweis auf der Rechnung — er deckt aber nur Ihre Zeit und die Fahrt. Eine verkaufte Ware ist davon nicht befreit, nur weil sie auf derselben Rechnung steht. Ist eine Position ausnahmsweise doch steuerfrei, gehört der Grund in ihre Bezeichnung; Katalogformular und Rechnungsbearbeitung weisen darauf hin.

Nebenbei fällt damit noch etwas ab: Weil der Zeitanteil intern selbst nur eine Position unter anderen ist, gibt es jetzt auch die Rechnung ohne Termin — für Waren oder Pauschalen, zu denen es gar keinen Kalendereintrag gibt. Der Knopf dazu steht über der Rechnungsliste.

Die Funktion ist ab Werk ausgeschaltet; einschalten lässt sie sich unter „Einstellungen → Leistungen & Honorare“.

Der lästigste Teil eines Umstiegs ist selten die neue Software — es ist der Bestand, der mit soll. Achtzig Kunden mit Adresse, Stundensatz und Zahlungsziel einzeln anzulegen, ist ein verlorener Nachmittag.

In der Kundenliste führt „Liste importieren“ jetzt durch vier Schritte. Sie laden Ihre Excel- oder CSV-Datei hoch, wählen das Tabellenblatt und sagen dann, welche Spalte Ihrer Datei welches Feld füllt. Zugeordnet wird dabei je Quellspalte, nicht je Zielfeld — Straße, PLZ und Ort stehen bei Ihnen in drei Spalten und gehören in vTzR.de in ein mehrzeiliges Adressfeld, und genau das lässt sich so sagen. Einen Vorschlag macht das Programm anhand Ihrer Spaltenüberschriften; ändern können Sie jede Zeile.

Vor dem Übernehmen sehen Sie eine Vorschau: jede Zeile, so wie sie angelegt würde. Kunden, die es bei Ihnen schon gibt, werden übersprungen und nicht überschrieben — mit Angabe des Grundes. Das ist nicht übervorsichtig, sondern nötig: Der Name in der ersten Spalte ist der Schlüssel, über den Termine, Rechnungen und Dokumente zusammenfinden. Ein Import, der eine bestehende Kondition ersetzt, würde rückwirkend die Grundlage schon gestellter Rechnungen ändern. Namen, die in Ihrer Datei doppelt stehen, werden ebenfalls genannt.

Geraten wird nichts. Was Ihre Liste nicht enthält, bleibt leer — aus „Herr Müller“ wird keine Anrede abgeleitet und aus einer Adresse keine Postleitzahl geschätzt. Ein einzelner unbrauchbarer Wert verwirft auch nicht die ganze Zeile: Das Feld bleibt leer, und die Vorschau sagt Ihnen, welches. Geprüft wird gegen Ihre eigene Einrichtung — eine Leistungsart, die es bei Ihnen nicht gibt, wird nicht übernommen, denn sie entschiede sonst falsch über die Umsatzsteuer-Vorbelegung.

Der Import ist bewusst ein einmaliger Vorgang und keine laufende Schnittstelle: Er legt Kunden an, er pflegt sie nicht nach. Ihre hochgeladene Datei landet deshalb auch nicht im Datenbestand, sondern in einem Zwischenspeicher, der nach dem Abschluss geräumt wird. Im Einrichtungsassistenten steht der Import als letzter Schritt — erst wenn Leistungsarten und Zahlungsziele stehen, hat eine importierte Kondition einen Rahmen, in den sie passt.

„Ich muss meinen Termin am Donnerstag leider verschieben“ ist der häufigste Grund, aus dem in einer Praxis das Telefon klingelt — und der Anruf kommt verlässlich dann, wenn gerade jemand auf der Liege liegt. Beides lässt sich jetzt ohne Sie erledigen.

Ist die Funktion eingeschaltet, trägt die Terminbestätigung einen persönlichen Link. Dahinter stehen der Termin, ein Knopf zum Verschieben und einer zum Absagen — kein Login, kein Passwort. Beim Verschieben sieht Ihr Kunde dieselben freien Termine wie auf der Buchungsseite, unter denselben Regeln.

Sie legen fest, bis wie viele Stunden vorher das kostenfrei möglich ist — getrennt für Verschieben und Absagen, voreingestellt sind 48 Stunden. Danach bleibt beides möglich, die Seite weist aber auf ein mögliches Ausfallhonorar hin. Eine Rechnung schreibt das Programm daraufhin nicht: Es vermerkt die Änderung und sagt Ihnen, dass sie außerhalb der Frist lag. Ob daraus ein Ausfallhonorar wird, entscheiden Sie. Zusätzlich lässt sich begrenzen, wie oft ein Termin verschoben werden darf und welche Terminarten überhaupt in Frage kommen.

Jeder Link gilt nur bis zu seiner Benutzung. Nach dem Verschieben ist der alte tot und die neue Bestätigungsmail trägt den neuen — wer den alten noch einmal öffnet, bekommt keine Fehlermeldung, sondern den Hinweis, dass der Link ersetzt wurde, und sieht den aktuellen Termin. Über jede Änderung informieren wir Sie per E-Mail und, wenn eingerichtet, per Push aufs Handy. Ein abgesagter Termin geht automatisch an die Warteliste.

Und für den Anruf, der trotzdem kommt: Auf der Kundenseite im Reiter „Verlauf“ stehen die künftigen Termine mit denselben beiden Schaltflächen. Ihr Kunde bekommt dann genau dieselbe E-Mail mit dem geänderten Termin und, falls aktiviert, die aktualisierte Kalendereinladung — als hätte er es selbst gemacht. Dieser Weg steht Ihnen immer offen, auch wenn Sie den Kundenlink gar nicht verschicken wollen.

Einschalten: Terminvergabe-Einstellungen, Reiter „Nach der Buchung“, Abschnitt „Termine verschieben / absagen“.

In jeder Praxis gibt es diesen Moment: Jemand steht im Supermarkt und fragt in die Runde, ob noch etwas fehlt — und die Antwort kommt, wenn er schon an der Kasse steht. Oder sie kommt gar nicht, und am Montagmorgen ist der Kaffee alle. Dabei weiß immer einer ganz genau, was fehlt: der, der die letzte Packung aufgemacht hat. Die neue Einkaufsliste sorgt dafür, dass er es genau in diesem Moment aufschreibt.

Sie besteht aus zwei Seiten. Im Katalog steht, was bei Ihnen üblicherweise gekauft wird — Kaffeebohnen, Tee fürs Wartezimmer, Küchenrolle, Mineralwasser —, auf Wunsch mit Menge („2 Kisten“) und geordnet nach dem Weg durch den Laden: Obst & Gemüse, Kühltheke, Drogerie. Wer merkt, dass etwas zur Neige geht, tippt es an und setzt es mit einem Klick auf die Einkaufsliste. Was dort schon steht, trägt im Katalog ein Häkchen; doppelt landet nichts auf dem Zettel.

Wer einkaufen geht, öffnet die Liste auf dem Handy und hakt ab, was im Wagen liegt. „Einkauf abschließen“ nimmt genau diese Einträge von der Liste; alles andere bleibt für den nächsten Einkauf stehen, und der Katalog bleibt, wie er ist. Weil die Liste nach Bereichen sortiert ist, schafft man den Laden in einem Durchgang, ohne noch einmal zur Kühltheke zurückzumüssen. Und trägt ein Kollege in der Praxis noch schnell etwas nach, während der andere schon unterwegs ist, steht es beim nächsten Blick auf die Liste mit drauf. Die Frage, ob man noch Kaffee mitbringen soll, stellt sich nicht mehr: Steht er drauf, fehlt er.

Ein Link statt eines Zugangs

Die Einkaufsliste braucht weder Anmeldung noch Benutzerkonto. Unter Einstellungen → Einkaufsliste erzeugen Sie einen geheimen Link und geben ihn weiter — als QR-Code, per Messenger oder E-Mail —, an alle, die einkaufen oder etwas aufschreiben sollen. Der Link führt ausschließlich zu Katalog und Liste; von dort gibt es keinen Weg zu Kunden, Rechnungen oder Belegen. Ist er in falsche Hände geraten, erzeugen Sie mit einem Klick einen neuen, und der alte gilt ab sofort nicht mehr.

Als Symbol auf den Home-Bildschirm

Damit im Laden niemand erst nach dem Link suchen muss, legt sich jeder die Liste als Symbol auf den Home-Bildschirm — wie eine App, nur ohne App-Store: Auf dem iPhone oder iPad öffnen Sie den Link in Safari, tippen unten auf Teilen (das Quadrat mit dem Pfeil nach oben) und wählen „Zum Home-Bildschirm“. Unter Android geht es in Chrome über das Menü ⋮ und „Zum Startbildschirm hinzufügen“. Auf dem Home-Bildschirm liegt sie dann mit eigenem Einkaufswagen-Symbol „Einkauf“ und startet ohne Browserleiste direkt auf der Liste; ein ↻ oben rechts holt den neuesten Stand. Wer den Link bekommt, muss sich das hier nicht merken: Die Anleitung steht auch zugeklappt unten auf der Liste selbst.

Die Einkaufsliste ist die Oktober-Funktion der Aktion „Jeden Monat eine neue Funktion — geschenkt“ und ist schon vor dem Monatsanfang da; die angekündigte Belegerfassung folgt im Oktober wie geplant. Sie ist im Abonnement enthalten; erscheint der Punkt „Einkaufsliste“ in Ihren Einstellungen noch nicht, genügt eine kurze Nachricht an Admin@vTzR.de. — mehr zur Aktion „Jeden Monat eine neue Funktion“.

Eine Buchungsseite, auf der alle Tage grau sind, ist eine Sackgasse. Wer dort landet, ruft in den seltensten Fällen an — er sucht weiter. Genau dafür gibt es jetzt die Warteliste.

Unter der Terminauswahl sitzt ein zugeklapptes Feld. Darin trägt der Interessent ein, was ihm passen würde: Wochentage (mehrere, leer heißt beliebig), ein Zeitfenster von–bis, auf Wunsch eine bestimmte Terminart — und wie lange er auf der Liste bleiben möchte, von zwei bis zwölf Wochen. Name und E-Mail laufen durch dieselbe Bestätigung per E-Mail wie eine normale Terminanfrage; Telefonnummer und eine Anmerkung sind freiwillig.

Danach schaut vTzR.de viertelstündlich nach, ob ein passender Termin frei geworden ist, und schickt bis zu drei davon per E-Mail — mit einem Link, der die Buchungsseite vorausgefüllt öffnet. Gemeldet wird nur, was neu frei wird. Beim Eintragen merkt sich das Programm, welche Termine gerade ohnehin frei sind, und lässt sie aus: Sonst bekäme jeder neue Eintrag binnen einer Viertelstunde die nächsten drei freien Termine zugeschickt, und die Warteliste wäre nichts als ein umständlicher Terminkatalog. Die Nachricht soll heißen „es wird etwas frei“, nicht „es gibt etwas“.

Der Link bucht nicht von selbst, er füllt nur vor — bestätigen muss der Interessent wie immer selbst. Wer zuerst klickt, bekommt den Termin; eine Rangfolge nach Eintragsdatum gibt es bewusst nicht, denn sie hieße, einen freien Termin tagelang für jemanden zu blockieren, der vielleicht gar nicht mehr will. Bucht jemand von der Warteliste, wird er automatisch von ihr gestrichen.

Auf Ihrer Seite stehen die Einträge unter „Anfragen & Warteliste“, mit allen Kriterien, Telefonnummer und Anmerkung, und lassen sich einzeln löschen. Abgelaufene räumt das Programm selbst weg. Sagt ein Kunde einen Termin ab, geht der frei gewordene Platz ebenfalls an die Warteliste.

Einschalten lässt sich das Ganze in den Terminvergabe-Einstellungen im Reiter „Anfragen & Warteliste“ — samt eigenem Text für die Bestätigungs- und die Benachrichtigungsmail.

Am Monatsende das Paket herunterladen, eine E-Mail schreiben, das ZIP anhängen, hoffen, dass es durch die Größenbegrenzung des Postfachs passt — und im Zweifel nachfragen, ob es angekommen ist. Diesen Weg gibt es weiter. Er ist nur nicht mehr nötig: Ihre Steuerberatung holt sich die Unterlagen jetzt selbst ab.

Unter „Auswertung → Steuerberater“ im Reiter „Kanzlei-Zugang“ schalten Sie den Zugang ein und stellen ein, ob die Unterlagen monatlich, je Quartal oder einmal im Jahr fällig sind. Angeboten werden immer nur abgeschlossene Zeiträume — an einem laufenden Monat arbeiten Sie noch, und ein halb fertiges Paket ist für die Kanzlei wertlos.

Ein Passwort vergeben Sie dabei nicht. Sie tragen Namen und E-Mail-Adresse der Kanzlei ein, diese bekommt einen persönlichen Link und wählt ihr Passwort selbst. Der Einladungslink gilt vierzehn Tage, ein später selbst angeforderter Rücksetz-Link nur vierundzwanzig Stunden. So steht zu keinem Zeitpunkt ein Zugangswort in einer E-Mail, die Sie getippt haben — und Sie müssen keines aufbewahren.

Betreut Sie eine Kanzlei mit mehreren Ansprechpartnern, legen Sie mehrere Zugänge an. Erst dadurch ist der Verlauf etwas wert: Bei einem geteilten Zugang wüsste hinterher niemand, wer die Unterlagen geholt hat. So sehen Sie je Person, wann sie sich angemeldet und welchen Zeitraum sie heruntergeladen hat. Einen Zugang können Sie jederzeit vorübergehend abschalten oder ganz löschen.

Ist ein Zeitraum fertig, geben Sie per Klick Bescheid — mit einer Benachrichtigung, deren Betreff und Text Sie selbst festlegen. Vorher schaut vTzR.de nach, ob etwas offen ist: ungeprüfte Belege, nicht zugeordnete Zahlungseingänge, Rechnungen ohne PDF, Honorarabrechnungen ohne das Blatt des Auftraggebers. Diese Punkte bekommen Sie genannt, nicht die Kanzlei — im Portal der Steuerberatung steht die Liste bewusst nicht. Sie können trotzdem Bescheid geben; entschieden haben Sie das, nicht das Programm. Auf dem Dashboard führt die Kachel „Unterlagen für die Steuerberatung“ dieselben offenen Punkte, solange etwas fehlt.

Auf der anderen Seite sieht Ihre Kanzlei eine schlichte Liste: Zeitraum, Paket, und daneben ihren eigenen Stand — noch nicht geholt, aktuell oder seit Ihrem Abruf geändert. Der letzte Fall ist der wichtige: Haben Sie nach dem Abruf noch eine Rechnung storniert oder einen Beleg nachgereicht, sagt das Portal das von selbst, statt die Kanzlei mit einem veralteten Stand weiterbuchen zu lassen.

Zwei Dinge zur Sicherheit, weil danach erfahrungsgemäß gefragt wird. Die Anmeldemaske der Kanzlei verrät nichts: Ob eine Adresse dort hinterlegt ist, lässt sich von außen nicht feststellen — sonst wäre öffentlich, welche Kanzlei Ihre Praxis betreut. Und der Zugang läuft über Ihre eigene Adresse ihrpraxisname.vtzr.de, damit die Anmeldedaten Ihrer Kanzlei im Browser sauber von anderen Praxen getrennt bleiben. Ist der Zugang ausgeschaltet, existiert die Seite nicht.

Ein Angebot, das aussieht wie ein loses Blatt, macht wenig her. Angebote und Kundenverträge haben deshalb jetzt einen richtigen Briefkopf: links die Anschrift Ihres Interessenten im Sichtfenster eines Fensterumschlags, darüber eine kleine Rücksendeangabe, rechts Ihr Logo mit Berufsbezeichnungen, Telefon, E-Mail, Homepage und USt-IdNr., darunter rechtsbündig die Datumszeile.

Neu ist außerdem das Feld „Termindauer (Stunden)“ direkt in der Angebots-/Vertragsbox eines Kunden: Ist eine Dauer eingetragen, rechnet vTzR.de die Kosten für einen Termin automatisch aus — Stunden mal Stundensatz, plus Fahrtkosten, bei Bedarf plus MwSt. — und weist sie im PDF als eigene Position aus.

Gerechnet wird dabei exakt so wie später auf der echten Rechnung, damit Angebot und Abrechnung zusammenpassen.

Am Monatsende die Ausgangsrechnungen für die Steuerberatung zusammenzustellen, war bisher Handarbeit. Unter „Auswertung → Steuerberater“ im Reiter „Monatsexport“ wählen Sie einfach einen Monat — und erhalten alle Rechnungen dieses Zeitraums als fertiges Paket.

Der ZIP-Export enthält jede Rechnung als PDF plus eine CSV-Übersicht mit Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Beträgen und Umsatzsteuer — wer die PDFs nicht braucht, lädt auch nur die CSV allein herunter. Maßgeblich ist bewusst das Rechnungsdatum, nicht das Termindatum, denn danach bucht die Steuerberatung.

Stornierte Rechnungen gehören mit ins Paket, damit die Nummernfolge lückenlos bleibt; die CSV-Spalte „Status“ weist sie aus, in der Summe zählen sie nicht mit. Den Steuersatz liest das Programm aus der Rechnung selbst, nicht aus Ihren heutigen Konditionen — eine alte Rechnung zeigt also immer den Satz, mit dem sie tatsächlich gestellt wurde.

Sie laden das Paket herunter und leiten es weiter, wie Sie es gewohnt sind — per E-Mail, über das Portal Ihrer Kanzlei oder auf einem Stick. Inzwischen geht es auch umgekehrt: Ihre Steuerberatung kann sich die Pakete selbst abholen, ohne dass Sie etwas verschicken.

Nicht jede Anfrage wird sofort zum Kunden — oft steht erst ein Angebot im Raum. Die Kundenliste unterscheidet das jetzt: Ein neuer Eintrag lässt sich über „+ Angebot anlegen“ gezielt als Interessent in der Angebotsphase erfassen, erkennbar an einer eigenen Status-Spalte mit Filter für Kunden, Angebote und Abgelehnte.

Zu jedem Eintrag erzeugen Sie direkt ein Angebots- oder Vertrags-PDF und verschicken es sofort per E-Mail — die Textvorlagen dafür pflegen Sie unter „Einstellungen → Verträge & Dokumente“. Nimmt der Interessent an, macht ein Klick auf „Angenommen“ daraus automatisch einen regulären Kunden; bei „Abgelehnt“ bleibt ein datierter Vermerk am Eintrag stehen.

Damit nichts liegen bleibt, sammelt die Dashboard-Kachel „Offene Angebote“ alle unentschiedenen Angebote an einer Stelle — auch die, die Sie postalisch verschickt haben.

Auf einem Kassenbon stehen zwanzig Positionen und zwei davon sind privat – das ist der Normalfall und völlig in Ordnung. Ein Mandant hat uns genau so einen Bon hochgeladen, die beiden privaten Zeilen mit blauem Stift angestrichen, und gefragt: erkennt das Ihr Programm von allein? Seit dieser Woche ja.

Was Sie mit so einem Beleg nicht tun sollten: ihn abschneiden, Positionen schwärzen oder ihn neu ausdrucken. Der Beleg ist der Nachweis des ganzen Einkaufs; ist er verändert, steht bei einer Prüfung nicht nur die strittige Zeile in Frage, sondern der ganze Beleg. Richtig ist der umgekehrte Weg: Beleg unverändert lassen und den privaten Teil daneben erfassen. Gebucht wird dann der Rest, der Belegbetrag bleibt sichtbar daneben stehen – und zwar je Steuersatz getrennt, damit die Vorsteuer aus dem richtigen Topf gekürzt wird.

Neu ist, dass Sie das nicht mehr abtippen müssen. Streichen Sie die privaten Zeilen an, bevor Sie den Beleg fotografieren: ein senkrechter Strich am linken Rand, mit einem Stift, dessen Farbe sich deutlich vom Beleg abhebt – blau oder rot auf dem grauen Kassendruck. Gefunden wird die Farbe, nicht die Form; ein Bleistiftstrich ist vom Aufdruck nicht zu unterscheiden und bleibt unentdeckt. Schreiben Sie nicht über die Beträge, das verdeckt sie und verschlechtert die Erkennung.

Das Programm ordnet die Striche den Textzeilen zu, liest das Steuerkennzeichen der markierten Positionen mit und schlägt Ihnen den Privatanteil als Bruttobetrag je Steuersatz vor. Es rechnet dabei den ganzen Bon nach: Nur wenn die Summe aller erkannten Positionen zur Bonsumme passt, ist der Vorschlag belastbar. Geht die Rechnung nicht auf, wird nichts vorbelegt und der Beleg als unsicher gekennzeichnet – ein übersehener Strich wäre sonst ein zu hoher Abzug, dem man nichts ansieht. Bis Sie den Beleg geprüft haben, trägt der Betrag den Hinweis „Vorschlag“ und zählt nirgends mit; danach steht er in der Auswertung, in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und im Paket für die Steuerberatung.

Zwei Dinge sind uns dabei wichtig. Erstens: Das funktioniert auch ohne KI. Ein Kassenbon ist Thermodruck und damit praktisch farblos – ein farbiger Strich ist die einzige gesättigte Stelle im Bild, und die findet unsere eigene, vollständig lokal laufende Texterkennung selbst. Die Zusage aus der Testphase der Belegerfassung gilt unverändert.

Zweitens: Wir haben damit gewartet, bis die Grunderkennung gut genug war. Auf einen falsch gelesenen Betrag noch eine automatische Aufteilung zu setzen, hätte die Fehler nur schwerer auffindbar gemacht. Inzwischen erkennt die Texterkennung 97 Prozent der ausgewerteten Belege vollständig, acht der zwölf Händler in der Auswertung stehen bei 100 Prozent – tagesaktuell nachzulesen unter Erkennungsraten je Händler.

Die Funktion ist ab sofort in der Testphase und standardmäßig ausgeschaltet. Einschalten können Sie sie unter Ausgaben → Belege im Abschnitt „Gemischte Belege“. Wer sie ausprobiert, darf uns gern schreiben, was dabei herauskommt – gerade die Belege, bei denen es nicht geklappt hat, sind für uns die nützlichsten. Diese Angaben ersetzen keine Steuerberatung.

Eine fertige Rechnung noch als Anhang in eine E-Mail zu ziehen, kostet Zeit — und ist eine zusätzliche Fehlerquelle. vTzR.de verschickt sie jetzt direkt aus der Rechnungsliste.

Ein Klick auf das Brief­symbol öffnet eine eigene Seite mit Betrag, Rechnungsnummer und einer Vorschau der E-Mail, bevor tatsächlich etwas rausgeht. Die Textbausteine dafür legen Sie unter „Einstellungen → Rechnungsversand“ als eigene Vorlagen an — beliebig viele, mit Platzhaltern für Kundennamen, Betrag und Rechnungsnummer.

Auf Wunsch landet automatisch eine Kopie im Ordner „Gesendet“ Ihres eigenen Postfachs, genau wie beim Versand von Hand. Die Rechnungsliste zeigt in der neuen Spalte „Versendet“ mit Datum und Uhrzeit, was schon raus ist — praktisch auch, wenn Sie eine Rechnung stattdessen per Post verschickt haben: Dann setzen Sie den Haken einfach selbst.

Wo stehe ich gerade? Diese Frage beantwortet das Dashboard, das gleich nach dem Login erscheint.

Kacheln zeigen unter anderem offene Rechnungen samt Summe, die Rechnungen des laufenden Monats, Einnahmen und Ausgaben, wartende Terminvergabe- und Vorausplanungsanfragen sowie offene Angebote. Darunter folgen anstehende Termine der nächsten sieben Tage, unvollständige Rechnungen und zuletzt bezahlte Rechnungen — jeweils mit einem Link direkt zur passenden Stelle.

Ist irgendwo nichts zu tun, tritt die betreffende Kachel dezent in den Hintergrund, statt Aufmerksamkeit für einen leeren Posten zu beanspruchen. Welche Kacheln Sie sehen und in welcher Reihenfolge, legen Sie über „Kacheln anordnen“ selbst fest.

Nicht jeder Termin muss vor Ort stattfinden. Die Online-Terminvergabe lässt sich jetzt um eine Video-Call-Option ergänzen — Ihre Patienten kreuzen bei der Buchung einfach an, dass sie den Termin lieber per Video wahrnehmen möchten.

Technisch steckt dahinter eine komplett selbstgehostete Infrastruktur (video.vtzr.de) — kein Drittanbieter wie Zoom oder Teams, keine Aufzeichnung, keine dauerhafte Speicherung. Für jeden Termin wird ein eigener, nicht erratbarer Link erzeugt und automatisch an ICS-Einladung, Kalendereintrag und Bestätigungsmail angehängt; im Mailtext lässt er sich über den Platzhalter {video_link} frei platzieren.

Termine mit Video-Option sind in Anfragen, Dashboard und Kalender an einem 🎥-Symbol erkennbar. Spontane Video-Calls funktionieren sogar ganz ohne gebuchten Termin. Optional und nur nach Absprache lassen sich auch Einladungslinks für Dritte erzeugen — etwa für Dolmetscher oder Angehörige: Ein Gespräch zu zweit läuft direkt zwischen den beiden Geräten, ab dem dritten Teilnehmer über unseren Server. Mehrere gleichzeitige Gruppen-Calls können dessen Kapazität übersteigen und gehören deshalb nicht zum zugesicherten Leistungsumfang.

Für neue Kunden ist die Verarbeitungstätigkeit „Video-Call zu Terminen“ bereits Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags; die Funktion steht ab dem ersten Tag bereit. Wer vTzR.de schon vor Ende Juli 2026 genutzt hat, bestätigt einmalig per Klick eine Ergänzung seines Vertrags, danach ist sie freigeschaltet. Einen Mustertext zur Ergänzung Ihrer Datenschutzerklärung gibt es in beiden Fällen dazu.

Eine Online-Buchungsseite soll genauso funktionieren, wie Sie arbeiten – nicht umgekehrt. Deshalb legen Sie bei vTzR.de zuerst Ihre Arbeitstage und Arbeitszeiten fest, dazu Mittagspause, Termindauer, eine Pause nach jedem Termin und das Slot-Raster, in dem Termine überhaupt beginnen dürfen.

Mit den Buchungsregeln bestimmen Sie, wie weit im Voraus gebucht werden darf, wie viele Termine oder Arbeitsstunden höchstens auf einen Tag kommen und wie viel Vorlauf Sie mindestens brauchen. Die Feiertage Ihres Bundeslandes sperrt die Buchungsseite auf Wunsch von selbst.

Auch die Optik gehört Ihnen: Laden Sie ein eigenes Hintergrundfoto für die Buchungsseite hoch und regeln Sie über einen Regler, wie stark es aufgehellt wird, damit das Formular gut lesbar bleibt.

Zum Schluss bestimmen Sie Terminarten mit jeweils eigener Dauer (z. B. „Erstgespräch: 60“, „Folgetermin: 30“) …

… und den Text der Bestätigungsmail mit Platzhaltern wie {vorname} oder {slot}. Optional hängt vTzR.de eine ICS-Kalendereinladung mit Ort und Erinnerung an – der Termin landet dann automatisch im Kalender Ihres Gegenübers.

Wie viel steht eigentlich noch offen? Die Rechnungsübersicht beantwortet das auf einen Blick: Jede Rechnung erscheint mit Datum, Kunde, MwSt., Gesamtbetrag, Rechnungsnummer und Bezahlstatus – und lässt sich per Filter auf Alle, Offen, Bezahlt oder Storniert eingrenzen.

Direkt aus der Übersicht heraus starten Sie auch den Kontoauszug-Abgleich, ändern das Bezahldatum von Hand oder öffnen jede Rechnung als PDF – ohne Umweg über eine andere Seite.

Ob Praxis, Beratung oder freiberufliche Tätigkeit: Jeder Kunde bringt eigene Konditionen mit. In der Kunden-Übersicht tragen Sie Adresse, Leistungsart, Stundensatz, MwSt.-Satz, Fahrtvergütung und Zahlungsziel einmal ein – vTzR.de nutzt diese Angaben danach automatisch bei jeder neuen Rechnung.

Die Tabelle zeigt nur, was Sie sehen möchten: Spalten lassen sich einzeln ein- und ausblenden, etwa um schnell nur Kundenart oder Fahrtdauer zu prüfen. Und wenn Sie die Daten einmal außerhalb von vTzR.de brauchen, laden Sie die komplette Liste mit einem Klick als xlsx-Datei herunter.

Kurzes Update zur Testphase der automatischen Belegerfassung, die im Oktober kommt: Inzwischen sind rund 100 Testbelege eingegangen – vielen Dank an alle, die schon fleißig fotografiert haben.

Mehr als die Hälfte der Händler ist bislang nur mit einem einzigen Beleg vertreten. Für diese Einzelstücke lässt sich noch keine aussagekräftige Erkennungsrate angeben – dafür braucht es mehr Vergleichsbelege. Für alle Händler mit mindestens drei Belegen steht die Quote dagegen schon fest, tagesaktuell nachzulesen unter Erkennungsraten je Händler.

Ein Wort noch zur Technik dahinter: Die Texterkennung (OCR) läuft vollständig lokal auf unseren eigenen Servern. Ihre Belege werden dabei zu keinem Zeitpunkt an eine KI übermittelt oder von einer KI ausgewertet.

Wer die Testphase weiter unterstützen möchte, fotografiert einfach weiter fleißig ab – je mehr Belege je Händler, desto aussagekräftiger die Quote.

Damit Sie auf einen Blick sehen, wann etwas los ist: Der Wochenkalender blendet gesetzliche Feiertage und Schulferien Ihres Bundeslandes ein. Das erleichtert die Planung – für Sie und für die Menschen, die einen Termin suchen.

Optional lässt sich die Online-Terminvergabe an Feiertagen (und auf Wunsch in den Ferien) automatisch sperren, damit an freien Tagen gar nicht erst gebucht wird.

Ihr Leben besteht nicht nur aus Praxisterminen. Binden Sie einen weiteren Kalender ein – zum Beispiel Ihren privaten – und vTzR.de blockt diese Zeiten bei der Online-Terminvergabe automatisch. So kann niemand einen Termin legen, wenn Sie ohnehin schon verplant sind.

Die Inhalte Ihrer privaten Termine bleiben dabei unter Ihnen: Nach außen ist die Zeit nur „belegt“. Und wer schon mit einem Praxiskalender arbeitet, kann bestehende Termine beim Start einmalig in vTzR.de importieren und nahtlos weiterarbeiten.

Ein bestätigter Termin, der nicht im Kalender landet, wird leicht vergessen. Deshalb enthält jede Terminbestätigung von vTzR.de den Termin zusätzlich als Kalender-Datei (.ics).

Ihre Patienten tippen die angehängte Datei einmal an – und der Termin steht mit Datum, Uhrzeit und Ort im gewohnten Kalender, ob Apple, Google oder Outlook. Das reduziert vergessene Termine, ganz ohne zusätzliche App.

Auf der Einnahmenseite ist inzwischen jeder Wunsch aus der Aktion „Jeden Monat eine neue Funktion — geschenkt“ umgesetzt: von der automatischen Rechnungserstellung über den GiroCode bis zum Kontoauszug-Abgleich. Jetzt wenden wir uns der Ausgabenseite zu — und für Oktober ist die Wahl auf die automatische Belegerfassung gefallen.

So wird es funktionieren: Sie fotografieren einen Beleg – Kassenbon, Parkticket oder eine ausgedruckte Rechnung – einfach mit dem Handy ab, und er landet automatisch im Belege-Ordner. Ohne Zwischenschritte: kein Foto erst speichern und später hochladen, kein Umweg über eine andere App zum Teilen.

Rechnungen, die schon als PDF vorliegen, laden Sie einfach gebündelt hoch. Wer es eilig hat, legt mehrere Belege nebeneinander und fotografiert sie in einem Zug: Reicht die Auflösung der Handykamera, schneidet vTzR.de die einzelnen Belege automatisch heraus und archiviert jeden für sich als PDF/A — im richtigen Format für die Steuererklärung.

Dazu entsteht eine CSV-Liste mit Brutto- und Nettobeträgen sowie ausgewiesener MwSt. je Beleg, damit Sie die Ausgaben ohne weiteren Aufwand auswerten oder an Ihre Steuerberatung weiterreichen können.

Diese Funktion ist noch nicht freigeschaltet und kommt diesmal nicht sofort, sondern erst, wenn wir genügend echte Belege gesammelt und unsere Texterkennung daran geschärft haben. Wer die Testphase unterstützen möchte, kann sich schon vorab freischalten lassen. — mehr zur Aktion „Jeden Monat eine neue Funktion“.

Landet die Terminbestätigung oder die Rechnung wirklich im Posteingang – oder verschwindet sie im Spamordner? Diese Sorge kennen viele Praxen, gerade wenn sie das schon einmal bei anderer Software erlebt haben. Deshalb haben wir alle E-Mails von vTzR.de mit dem unabhängigen Dienst Mail-Tester.com geprüft.

Das Ergebnis: 10 von 10 Punkten – die volle Punktzahl, mit dem Hinweis „Perfekt, Sie können diese E-Mail senden!“. Alle Versandwege sind bewusst einfach gehalten (reiner Text statt aufwendiger HTML-Tricks) und technisch sauber signiert, damit E-Mail-Anbieter wie Gmail, GMX oder Outlook keinen Grund haben, misstrauisch zu werden.

Für Sie bedeutet das: Terminbestätigungen und Rechnungen kommen zuverlässig bei Ihren Patienten und Kunden an.

Den ersten Termin nicht mit Papierkram beginnen: Hinterlegen Sie Ihre AGB oder Ihren Behandlungsvertrag einmalig als PDF. Bei einer Online-Terminbuchung wird das Dokument dann automatisch an die Bestätigungs-E-Mail angehängt.

So kann Ihr Gegenüber in Ruhe lesen und das Dokument bereits unterschrieben zum ersten Termin mitbringen – oder Sie legen es unterschriftsbereit vor Ort bereit. vTzR.de vermerkt außerdem, wem die AGB bereits zugegangen sind, damit Sie den Überblick behalten.

Bisher führte der Weg zu einer Demo über eine persönliche Anfrage. Das geht jetzt schneller: Der neue Live-Test lässt Sie direkt und ohne Anmeldeformular ins echte System schauen – mit einem öffentlichen Test-Zugang, den Sie sich mit anderen Besuchern teilen.

Kalender, Rechnungsliste, automatische PDF-Rechnungen und alle Einstellungen lassen sich direkt ausprobieren. Weil der Zugang öffentlich ist, ist der E-Mail-Versand komplett deaktiviert, und gelegentlich wird die Verbindung getrennt, wenn sich zu viele Demo-Benutzer gleichzeitig einloggen – ein erneutes Anmelden genügt dann. Änderungen im Live-Test werden regelmäßig zurückgesetzt.

Den Zugang finden Sie über den Button „Live-Test“ auf der Startseite oder direkt unter vtzr.de/live-test.html.

Sie müssen nicht mehr Zeile für Zeile Kontoauszug und offene Rechnungen vergleichen. Laden Sie stattdessen regelmäßig einen Umsatz-Export aus Ihrem Online-Banking hoch – so einfach wie einen E-Mail-Anhang.

vTzR.de gleicht die Zahlungseingänge anhand von Rechnungsnummer und Betrag mit Ihren offenen Rechnungen ab und markiert sie automatisch als bezahlt, Teilzahlungen inklusive. Über ein Dutzend Banken werden direkt unterstützt, dazu der Banken-Standard ISO 20022 (CAMT) und gängige CSV-Formate.

Niemand außer Ihnen greift dabei auf Ihr Konto zu – Sie laden nur eine Datei hoch. Unbekannte Formate werden ignoriert und nie falsch verbucht; von Hand nachbuchen können Sie jederzeit mit zwei Klicks. Eine vollständige Liste finden Sie in unserer Übersicht der unterstützten Banken.

Vom 13. Juli 2026 an waren wir vorübergehend nicht per E-Mail erreichbar. Ursache war eine fehlerhafte DNSSEC-Konfiguration bei unserem Hoster – nicht bei uns selbst –, wodurch ein- und ausgehende Nachrichten an uns nicht zugestellt werden konnten. Für die entstandenen Unannehmlichkeiten entschuldigen wir uns.

Das Problem ist inzwischen behoben, wir sind wieder ganz normal per E-Mail erreichbar.

Aus diesem Anlass haben wir vorsorglich ein Kontaktformular direkt in den Kundenaccounts eingebaut: Sollte es jemals wieder eine E-Mail-Störung geben – bei uns oder bei einem Anbieter dazwischen –, erreichen Sie uns darüber trotzdem zuverlässig.

Die Aktion „Jeden Monat eine neue Funktion — geschenkt“ sollte planmäßig erst im August und September die nächsten beiden Wunsch-Funktionen bringen. Es ging schneller: Beide Funktionen sind bereits umgesetzt und für alle Abonnenten freigeschaltet.

Seit Kurzem läuft das verschlüsselte Offsite-Backup: Zusätzlich zu den täglichen Backups wird jede Nacht eine verschlüsselte Kopie in ein zweites deutsches Rechenzentrum übertragen — entschlüsselbar nur mit Ihrem eigenen Schlüssel. Und mit dem neuen Kundenportal steht der automatische PDF-Versand per E-Mail bereit: Jede neue Rechnung wird automatisch zugestellt, und zwar so, wie der Kunde es selbst im Portal festgelegt hat.

Beide Ideen kamen direkt aus Ihren Rückmeldungen an Admin@vTzR.de — vielen Dank dafür. Die restlichen Monate des Jahres 2026 sind noch offen: schlagen Sie Ihre nächste Wunsch-Funktion vor.

Wer regelmäßig zu Ihnen kommt, braucht oft nicht einen, sondern eine ganze Serie von Terminen. Wir arbeiten an einem Vorausplanungs-Link, über den Ihr Gegenüber mehrere Wunschtermine über einen längeren Zeitraum auf einmal anfragt – und Sie bestätigen sie gesammelt.

Diese Funktion ist noch nicht allgemein freigeschaltet und kommt im weiteren Verlauf dieses Jahres. Sobald sie für alle bereitsteht, geben wir hier Bescheid.

Bisher lief der Start mit vTzR.de über eine persönliche Abstimmung und Vertragsunterlagen per E-Mail. Das ist jetzt einfacher: Die Online-Anmeldung ist da.

So funktioniert es: Sie füllen ein kurzes Formular mit Ihren Praxisdaten aus und erhalten sofort Ihren Leistungsvertrag und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als personalisierte PDF-Dokumente zum Lesen. Zugestimmt wird bequem per Klick und Bestätigungs-E-Mail – eine Unterschrift ist dafür nicht nötig, die Textform genügt (auch beim AVV, Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Zum Abschluss bekommen Sie alle Vertragsdokumente zusammen mit einem Abschlussprotokoll per E-Mail – für Ihre Unterlagen und Ihr Verarbeitungsverzeichnis.

Direkt danach richten wir Ihren persönlichen Zugang ein, und der geführte Einrichtungsassistent nimmt Sie Schritt für Schritt an die Hand – von den Stammdaten bis zur ersten Rechnung.

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Falsch abgetippte IBANs, vertauschte Ziffern im Betrag, eine vergessene Rechnungsnummer im Verwendungszweck – das kostet Sie sonst Nachfragen und Zuordnungsarbeit. Der GiroCode löst das.

Auf jeder Rechnung, die vTzR.de erzeugt, erscheint ein QR-Code nach dem europäischen Standard (EPC). Wer bezahlen möchte, öffnet die eigene Banking-App, scannt den Code – und IBAN, Empfänger, Betrag und Rechnungsnummer sind bereits korrekt ausgefüllt. Ein Fingertipp bestätigt die Überweisung.

Das Ergebnis: Jede Zahlung landet mit der passenden Rechnungsnummer auf Ihrem Konto. In Verbindung mit dem automatischen Kontoauszug-Abgleich wird die Rechnung dann von selbst als bezahlt markiert. Einschalten lässt sich der GiroCode mit einem Häkchen unter „Einstellungen → Stammdaten“.

Seit dem 1. Juli 2026 läuft vTzR.de für alle bisherigen Praxen im Produktivbetrieb auf der neuen Plattform. Herzlich willkommen – und vielen Dank für Ihr Vertrauen beim Umstieg!

Schon zum Start bringt die neue Plattform einiges an Zusatzfunktionen mit: eine eigene, unabhängige Kalenderverwaltung, automatische Rechnungserstellung samt PDF und Versand sowie ein eigener Datei-Browser für Belege und Kontoauszüge – alles aus einer Hand und ohne Umweg über Drittanbieter.

Und das ist erst der Anfang: vTzR.de wird beständig weiterentwickelt. Neue Funktionen kommen regelmäßig dazu – über jede Neuerung informieren wir Sie an dieser Stelle. Es lohnt sich also, hier ab und zu vorbeizuschauen.