Was vTzR.de für Ihre Praxis kann

Eine Online-Buchungsseite soll genauso funktionieren, wie Sie arbeiten – nicht umgekehrt. Deshalb legen Sie bei vTzR.de zuerst Ihre Arbeitstage und Arbeitszeiten fest, dazu Mittagspause, Termindauer, eine Pause nach jedem Termin und das Slot-Raster, in dem Termine überhaupt beginnen dürfen.

Darüber legen Sie mit den Buchungsregeln fest, wie weit im Voraus gebucht werden darf, wie viele Termine oder Arbeitsstunden pro Tag maximal zusammenkommen und wie viel Vorlaufzeit Sie mindestens brauchen. Ergänzt um Feiertage und Schulferien Ihres Bundeslandes ist der Kalender damit automatisch realistisch befüllt.

Auch die Optik gehört Ihnen: Laden Sie ein eigenes Hintergrundfoto für die Buchungsseite hoch und regeln Sie über einen Regler, wie stark es aufgehellt wird, damit das Formular gut lesbar bleibt.

Zum Schluss bestimmen Sie Terminarten mit jeweils eigener Dauer (z. B. „Erstgespräch: 60“, „Folgetermin: 30“) sowie den Text der Bestätigungsmail mit Platzhaltern wie {vorname} oder {slot}. Optional hängt vTzR.de eine ICS-Kalendereinladung mit Ort und Erinnerung an – der Termin landet dann automatisch im Kalender Ihres Gegenübers.

Wie viel steht eigentlich noch offen? Die Rechnungsübersicht beantwortet das auf einen Blick: Jede Rechnung erscheint mit Datum, Kunde, MwSt., Gesamtbetrag, Rechnungsnummer und Bezahlstatus – und lässt sich per Filter auf Alle, Offen, Bezahlt oder Storniert eingrenzen.

Direkt aus der Übersicht heraus starten Sie auch den Kontoauszug-Abgleich, ändern das Bezahldatum von Hand oder öffnen jede Rechnung als PDF – ohne Umweg über eine andere Seite.

Ob Praxis, Beratung oder freiberufliche Tätigkeit: Jede Kundin, jeder Klient bringt eigene Konditionen mit. In der Kunden-Übersicht tragen Sie Adresse, Leistungsart, Stundensatz, MwSt.-Satz, Fahrtvergütung und Zahlungsziel einmal ein – vTzR.de nutzt diese Angaben danach automatisch bei jeder neuen Rechnung.

Die Tabelle zeigt nur, was Sie sehen möchten: Spalten lassen sich einzeln ein- und ausblenden, etwa um schnell nur Kundenart oder Fahrtdauer zu prüfen. Und wenn Sie die Daten einmal außerhalb von vTzR.de brauchen, laden Sie die komplette Liste mit einem Klick als xlsx-Datei herunter.

Kurzes Update zur Testphase der automatischen Belegerfassung, die im Oktober kommt: Inzwischen sind rund 100 Testbelege eingegangen – vielen Dank an alle, die schon fleißig fotografiert haben.

Mehr als die Hälfte davon ist bislang nur mit einem einzigen Beleg von der jeweiligen Händlerin oder dem jeweiligen Aussteller vertreten. Für diese Einzelstücke lässt sich noch keine aussagekräftige Erkennungsrate angeben – dafür braucht es mehr Vergleichsbelege. Für alle Händler mit mindestens drei eingesandten Belegen sehen Sie die aktuelle Quote dagegen schon jetzt, live und tagesaktuell: Erkennungsraten je Händler.

Ein Wort noch zur Technik dahinter: Die Texterkennung (OCR) läuft vollständig lokal auf unseren eigenen Servern. Ihre Belege werden dabei zu keinem Zeitpunkt an eine KI übermittelt oder von einer KI ausgewertet.

Wer die Testphase weiter unterstützen möchte, fotografiert einfach weiter fleißig ab – je mehr Belege je Händler, desto aussagekräftiger die Quote.

Damit Sie auf einen Blick sehen, wann etwas los ist: Der Wochenkalender blendet gesetzliche Feiertage und Schulferien Ihres Bundeslandes ein. Das erleichtert die Planung – für Sie und für die Menschen, die einen Termin suchen.

Optional lässt sich die Online-Terminvergabe an Feiertagen (und auf Wunsch in den Ferien) automatisch sperren, damit an freien Tagen gar nicht erst gebucht wird.

Ihr Leben besteht nicht nur aus Praxisterminen. Binden Sie einen weiteren Kalender ein – zum Beispiel Ihren privaten – und vTzR.de blockt diese Zeiten bei der Online-Terminvergabe automatisch. So kann niemand einen Termin legen, wenn Sie ohnehin schon verplant sind.

Die Inhalte Ihrer privaten Termine bleiben dabei unter Ihnen: Nach außen ist die Zeit nur „belegt“. Und wer schon mit einem Praxiskalender arbeitet, kann bestehende Termine beim Start einmalig in vTzR.de importieren und nahtlos weiterarbeiten.

Ein bestätigter Termin, der nicht im Kalender landet, wird leicht vergessen. Deshalb enthält jede Terminbestätigung von vTzR.de den Termin zusätzlich als Kalender-Datei (.ics).

Ihre Patientinnen und Patienten tippen die angehängte Datei einmal an – und der Termin steht mit Datum, Uhrzeit und Ort im gewohnten Kalender, ob Apple, Google oder Outlook. Das reduziert vergessene Termine, ganz ohne zusätzliche App.

Auf der Einnahmenseite ist inzwischen jeder Wunsch aus der Aktion „Jeden Monat eine neue Funktion — geschenkt“ umgesetzt: von der automatischen Rechnungserstellung über den GiroCode bis zum Kontoauszug-Abgleich. Jetzt wenden wir uns der Ausgabenseite zu — und für Oktober ist die Wahl auf die automatische Belegerfassung gefallen.

So wird es funktionieren: Sie fotografieren einen Beleg – Kassenbon, Parkticket oder eine ausgedruckte Rechnung – einfach mit dem Handy ab, und er landet automatisch im Belege-Ordner. Ohne Zwischenschritte: kein Foto erst speichern und später hochladen, kein Umweg über eine andere App zum Teilen.

Liegt eine Rechnung bereits elektronisch als PDF vor, laden Sie sie natürlich einfach gebündelt hoch — auch das spart Zeit. Und wer es eilig hat, legt mehrere Belege nebeneinander und fotografiert sie in einem Zug: Reicht die Auflösung der Handykamera, schneidet vTzR.de die einzelnen Belege automatisch heraus und archiviert jeden für sich als PDF/A — im richtigen Format für die Steuererklärung.

Dazu erstellen wir eine csv-Liste mit Brutto- und Nettobeträgen sowie ausgewiesener MwSt. je Beleg, damit Sie die Ausgaben ohne weiteren Aufwand auswerten oder an Ihre Steuerberatung weiterreichen können.

Diese Funktion ist noch nicht freigeschaltet und kommt dieses mal nicht sofort, sondern erst nachdem wir genügend Belege zum Testen gesammelt haben und unsere OCR darauf trainiert haben. Kunden können sich vorab freischalten lassen um die Testphase zu unterstützen. — mehr zur Aktion „Jeden Monat eine neue Funktion“.

Landet die Terminbestätigung oder die Rechnung wirklich im Posteingang – oder verschwindet sie im Spamordner? Diese Sorge kennen viele Praxen, gerade wenn sie das schon einmal bei anderer Software erlebt haben. Deshalb haben wir alle E-Mails von vTzR.de mit dem unabhängigen Dienst Mail-Tester.com geprüft.

Das Ergebnis: 10 von 10 Punkten – die volle Punktzahl, mit dem Hinweis „Perfekt, Sie können diese E-Mail senden!“. Alle Versandwege sind bewusst einfach gehalten (reiner Text statt aufwendiger HTML-Tricks) und technisch sauber signiert, damit E-Mail-Anbieter wie Gmail, GMX oder Outlook keinen Grund haben, misstrauisch zu werden.

Für Sie bedeutet das: Terminbestätigungen für Ihre Patientinnen und Patienten und Rechnungen für Ihre Kunden kommen zuverlässig dort an, wo man sie erwartet.

Den ersten Termin nicht mit Papierkram beginnen: Hinterlegen Sie Ihre AGB oder Ihren Behandlungsvertrag einmalig als PDF. Bei einer Online-Terminbuchung wird das Dokument dann automatisch an die Bestätigungs-E-Mail angehängt.

So kann Ihr Gegenüber in Ruhe lesen und das Dokument bereits unterschrieben zum ersten Termin mitbringen – oder Sie legen es unterschriftsbereit vor Ort bereit. vTzR.de vermerkt außerdem, wem die AGB bereits zugegangen sind, damit Sie den Überblick behalten.

Bisher führte der Weg zu einer Demo über eine persönliche Anfrage. Das geht jetzt schneller: Der neue Live-Test lässt Sie direkt und ohne Anmeldeformular ins echte System schauen – mit einem öffentlichen Test-Zugang, den Sie sich mit anderen Besuchern teilen.

Kalender, Rechnungsliste, automatische PDF-Rechnungen und alle Einstellungen lassen sich direkt ausprobieren. Weil der Zugang öffentlich ist, ist der E-Mail-Versand komplett deaktiviert, und gelegentlich wird die Verbindung getrennt, wenn sich zu viele Demo-Benutzer gleichzeitig einloggen – ein erneutes Anmelden genügt dann. Änderungen im Live-Test werden regelmäßig zurückgesetzt.

Den Zugang finden Sie über den Button „Live-Test“ auf der Startseite oder direkt unter vtzr.de/live-test.html.

Sie müssen nicht mehr Zeile für Zeile Kontoauszug und offene Rechnungen vergleichen. Laden Sie einfach regelmäßig einen Umsatz-Export aus Ihrem Online-Banking hoch – wie einen E-Mail-Anhang.

vTzR.de gleicht die Zahlungseingänge anhand von Rechnungsnummer und Betrag mit Ihren offenen Rechnungen ab und markiert sie automatisch als bezahlt, Teilzahlungen inklusive. Über ein Dutzend Banken werden direkt unterstützt, dazu der Banken-Standard ISO 20022 (CAMT) und gängige CSV-Formate.

Niemand außer Ihnen greift dabei auf Ihr Konto zu – Sie laden nur eine Datei hoch. Unbekannte Formate werden ignoriert und nie falsch verbucht; von Hand nachbuchen können Sie jederzeit mit zwei Klicks. Eine vollständige Liste finden Sie in unserer Übersicht der unterstützten Banken.

Vom 13. Juli 2026 an waren wir vorübergehend nicht per E-Mail erreichbar. Ursache war eine fehlerhafte DNSSEC-Konfiguration bei unserem Hoster – nicht bei uns selbst –, wodurch ein- und ausgehende Nachrichten an uns nicht zugestellt werden konnten. Für die entstandenen Unannehmlichkeiten entschuldigen wir uns.

Das Problem ist inzwischen behoben, wir sind wieder ganz normal per E-Mail erreichbar.

Aus diesem Anlass haben wir vorsorglich ein Kontaktformular direkt in den Kundenaccounts eingebaut: Sollte es jemals wieder eine E-Mail-Störung geben – bei uns oder bei einem Anbieter dazwischen –, erreichen Sie uns darüber trotzdem zuverlässig.

Die Aktion „Jeden Monat eine neue Funktion — geschenkt“ sollte planmäßig erst im August und September die nächsten beiden Wunsch-Funktionen bringen. Es hat sich gelohnt, schneller zu sein: Beide Funktionen sind bereits umgesetzt und für alle Abonnenten freigeschaltet.

Seit Kurzem läuft das verschlüsselte Offsite-Backup: Zusätzlich zu den täglichen Backups wird jede Nacht eine verschlüsselte Kopie in ein zweites deutsches Rechenzentrum übertragen — entschlüsselbar nur mit Ihrem eigenen Schlüssel. Und mit dem neuen Kundenportal steht der automatische PDF-Versand per E-Mail bereit: Jede neue Rechnung wird automatisch zugestellt, und zwar so, wie der Kunde es selbst im Portal festgelegt hat.

Beide Ideen kamen direkt aus Ihren Rückmeldungen an Admin@vTzR.de — vielen Dank dafür. Die restlichen Monate des Jahres 2026 sind noch offen: schlagen Sie Ihre nächste Wunsch-Funktion vor.

Wer regelmäßig zu Ihnen kommt, braucht oft nicht einen, sondern eine ganze Serie von Terminen. Wir arbeiten an einem Vorausplanungs-Link, über den Ihr Gegenüber mehrere Wunschtermine über einen längeren Zeitraum auf einmal anfragt – und Sie bestätigen sie gesammelt.

Diese Funktion ist noch nicht allgemein freigeschaltet und kommt im weiteren Verlauf dieses Jahres. Sobald sie für alle bereitsteht, geben wir hier Bescheid.

Bisher lief der Start mit vTzR.de über eine persönliche Abstimmung und Vertragsunterlagen per E-Mail. Das ist jetzt einfacher: Die Online-Anmeldung ist da.

So funktioniert es: Sie füllen ein kurzes Formular mit Ihren Praxisdaten aus und erhalten sofort Ihren Leistungsvertrag und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als personalisierte PDF-Dokumente zum Lesen. Zugestimmt wird bequem per Klick und Bestätigungs-E-Mail – eine Unterschrift ist dafür nicht nötig, die Textform genügt (auch beim AVV, Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Zum Abschluss bekommen Sie alle Vertragsdokumente zusammen mit einem Abschlussprotokoll per E-Mail – für Ihre Unterlagen und Ihr Verarbeitungsverzeichnis.

Direkt danach richten wir Ihren persönlichen Zugang ein, und der geführte Einrichtungsassistent nimmt Sie Schritt für Schritt an die Hand – von den Stammdaten bis zur ersten Rechnung.

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Falsch abgetippte IBANs, vertauschte Ziffern im Betrag, eine vergessene Rechnungsnummer im Verwendungszweck – das kostet Sie sonst Nachfragen und Zuordnungsarbeit. Der GiroCode löst das.

Auf jeder Rechnung, die vTzR.de erzeugt, erscheint ein QR-Code nach dem europäischen Standard (EPC). Wer bezahlen möchte, öffnet die eigene Banking-App, scannt den Code – und IBAN, Empfänger, Betrag und Rechnungsnummer sind bereits korrekt ausgefüllt. Ein Fingertipp bestätigt die Überweisung.

Das Ergebnis: Jede Zahlung landet mit der passenden Rechnungsnummer auf Ihrem Konto. In Verbindung mit dem automatischen Kontoauszug-Abgleich wird die Rechnung dann von selbst als bezahlt markiert. Sie schalten den GiroCode in den Kontoeinstellungen mit einem Häkchen frei.

Seit dem 1. Juli 2026 läuft vTzR.de für alle bisherigen Praxen im Produktivbetrieb auf der neuen Plattform. Herzlich willkommen – und vielen Dank für Ihr Vertrauen beim Umstieg!

Schon zum Start bringt die neue Plattform einiges an Zusatzfunktionen mit: eine eigene, unabhängige Kalenderverwaltung, automatische Rechnungserstellung samt PDF und Versand sowie ein eigener Datei-Browser für Belege und Kontoauszüge – alles aus einer Hand und ohne Umweg über Drittanbieter.

Und das ist erst der Anfang: vTzR.de wird beständig weiterentwickelt. Neue Funktionen kommen regelmäßig dazu – über jede Neuerung informieren wir Sie an dieser Stelle. Es lohnt sich also, hier ab und zu vorbeizuschauen.