vTzR.de von A bis Z

Die Startseite des Assistenten zeigt, was vor Ihnen liegt, und wie weit Sie schon sind. Bis zum Abschluss der Einrichtung sind überall Musterdaten hinterlegt (die erfundene Praxis „Eva Musterfrau“). Sie können das System damit von der ersten Minute an ausprobieren, ohne eigene Daten einzutragen — und Sie erkennen an jedem Feld, was dort hingehört.

Sie müssen die Einrichtung nicht in einem Zug schaffen. Der Assistent merkt sich, wo Sie stehen; über Einstellungen → Einrichtungsassistent steigen Sie später wieder an derselben Stelle ein. Auch nach dem Abschluss lässt sich jede Angabe unter Einstellungen ändern.

Was Sie hier eintragen, bildet den Kopf jeder Rechnung — genau wie auf Briefpapier. Die E-Mail-Adresse erscheint zusätzlich als Kontaktadresse auf der Rechnung und empfängt die System-Hinweise (etwa den nächtlichen Fehlerbericht, falls einmal etwas nicht durchläuft).

Die Felder Berufsbezeichnung, Steuernummer, USt-IdNr. und Homepage sind für die Rechnung nicht zwingend, gehören aber zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG, sobald Sie Umsatzsteuer ausweisen. Die Homepage erscheint nur im Briefkopf von Angeboten und Verträgen, nicht auf der Rechnung.

Die IBAN wird beim Speichern nach dem international üblichen Prüfverfahren (Modulo 97) geprüft: ein Zahlendreher fällt sofort auf, nicht erst beim ausbleibenden Geldeingang.

Optional setzt das System einen GiroCode auf jede Rechnung — den QR-Code, den jede Banking-App einlesen kann. Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck stehen darin; Ihr Kunde muss nichts abtippen, und die Rechnungsnummer im Verwendungszweck kommt korrekt zurück. Genau daran erkennt der spätere Kontoauszug-Abgleich die Zahlung wieder.

Am besten eignet sich eine PNG-Datei mit durchsichtigem Hintergrund. Position (links, mittig, rechts) und Breite stellen Sie hier ein; die Vorschau zeigt sofort, wie es auf dem Blatt sitzt.

Ohne Logo entsteht die Rechnung einfach ohne Bild — nichts bleibt leer oder verrutscht.

§ 14 UStG verlangt eine einmalig vergebene Rechnungsnummer. Zur Wahl stehen mehrere Schemata — Kundenkürzel mit laufender Nummer, Präfix mit Jahr, Tagesdatum mit Tageszähler. Die Vorschau darunter zeigt bei jeder Änderung sofort, wie eine Nummer damit aussieht.

Die laufende Nummer vergibt das System danach selbst: sie ist immer „höchste bisher vergebene plus eins“. Wer von einem anderen System umsteigt, trägt einmal den letzten dort vergebenen Stand ein und zählt nahtlos weiter.

Drei Bausteine stehen zur Verfügung: Therapie, die Heilpraktiker-Abrechnung nach dem Gebührenverzeichnis (GebüH) und frei benannte weitere Leistungsarten — jede mit eigenem Stundensatz, abgerechnet wird Dauer × Satz — Supervision, Coaching, Kurs, Vortrag, was immer Sie anbieten. Mindestens eine Leistungsart muss aktiv sein.

Der hier hinterlegte Stundensatz ist die Vorgabe; je Kunde lässt er sich später auf der Kundenseite überschreiben, und je Rechnung noch einmal. Ergänzen können Sie jederzeit — eine neue Leistungsart wirkt sich nie rückwirkend auf schon gestellte Rechnungen aus.

Jede Nacht sieht das System in den Kalender und erzeugt aus vergangenen Terminen die passenden Rechnungen. Die Abrechnungsverzögerung bestimmt, wie viele Tage ein Termin dafür zurückliegen muss — damit ein heute noch laufender Termin nicht vorschnell abgerechnet wird.

Das Zahlungsziel steht als Datum auf der Rechnung. Danach markiert die Rechnungsübersicht die Zeile zuerst gelb („fällig“) und später rot („deutlich überfällig“) — wann genau, legen Sie hier fest. Die Vorgaben sind praxiserprobt; meist reicht es, sie zu übernehmen.

Drei Vorlagen (Klassisch, Modern, Dezent) übernehmen Sie mit einem Klick; danach lassen sich Akzentfarbe, Schriftart, Zebrastreifen in der Tabelle und die Gestaltung des Tabellenkopfs einzeln ändern. Auch die Texte gehören Ihnen: Einleitungssatz, Zahlungshinweis (mit Platzhaltern für Frist und Zieldatum) und Schlusstext.

„Speichern & Vorschau“ erzeugt sofort ein Beispiel-PDF mit Ihren eigenen Angaben — so sehen Sie das Ergebnis, bevor es ein Kunde sieht. Ohne Änderung bleibt es beim bewährten Standard-Layout.

Dieser Schritt ist freiwillig. Tragen Sie nichts ein, verschickt das System Buchungsbestätigungen, Anfrage-Benachrichtigungen und Rechnungen über das gemeinsame Versandkonto von vTzR.de; Antworten Ihrer Kunden werden an Ihre Adresse weitergeleitet. Tragen Sie stattdessen die Zugangsdaten Ihrer eigenen Praxis-Adresse ein, kommt alles von dieser Adresse und Ihre Kunden können direkt darauf antworten.

Host, Port und Verschlüsselung stehen bei Ihrem Anbieter unter „SMTP-Einstellungen“ (meist Port 587 mit STARTTLS). Nach dem Eintragen empfiehlt sich „Speichern & Test-Mail senden“: Der häufigste Fehler ist ein falscher Port, und das merkt man sonst erst, wenn ein Kunde auf seine Bestätigung wartet. Optional legt das System zusätzlich eine Kopie jeder gesendeten Mail über IMAP in Ihrem Ordner „Gesendet“ ab.

Hinterlegen Sie eine Frage, deren Antwort nur Sie kennen. Danach steht auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“: Wer die Frage richtig beantwortet, bekommt einen Rücksetz-Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse — nicht an eine im Formular eingetippte.

Ohne diese Angabe ist ein vergessenes Passwort kein Drama, kostet aber eine E-Mail an den Support und etwas Wartezeit. Die Antwort wird nicht im Klartext gespeichert.

Ihre Kunden melden sich mit eigenem Zugang an und laden ihre Rechnungen als PDF herunter. Bei Rechnungen, die Gesundheitsdaten nennen — etwa der Heilpraktiker-Beleg nach GebüH —, ist das der datenschutzfreundlichere Weg: eine gewöhnliche E-Mail ist Postkarte, kein Brief.

Sie entscheiden je Kunde, ob er das Portal nutzt, seine Rechnung als E-Mail-Anhang bekommt oder Post erhält. Das Portal lässt sich jederzeit später einschalten. Mehr dazu auf der Seite Kundenportal.

Als App ablegen. vTzR.de startet dann mit eigenem Symbol im Vollbild, ohne Browserleiste. Unter iOS bietet Safari das nie von selbst an, deshalb steht die Anleitung genau hier: Seite in Safari öffnen, unten auf das Teilen-Symbol tippen, in der Liste zu „Zum Home-Bildschirm“ scrollen, mit „Hinzufügen“ bestätigen. Unter Android schlägt Chrome die Installation meist selbst vor. Auf dem Gerät gespeichert werden dabei keine Termine, Rechnungen oder Belege — nur die Hülle der Anwendung.

Anmelden ohne Passwort. Mit Face ID, Touch ID, Fingerabdruck oder Windows Hello — so, wie Sie Ihr Gerät entsperren. Der Schlüssel entsteht auf dem Gerät und verlässt es nie; das Passwort bleibt daneben bestehen, für neue Geräte und für den Notfall. Geht ein Gerät verloren, entfernen Sie genau dieses aus der Liste, alle anderen bleiben gültig. Voraussetzung ist die eigene Adresse Ihres Zugangs (z. B. ihrname.vtzr.de) — ein solcher Schlüssel wird an eine Adresse gebunden, nicht an einen Ordner.

Wer aus einem anderen System kommt oder sein Adressbuch exportieren kann, spart sich das Abtippen: Datei hochladen, Tabellenblatt wählen, Spalten zuordnen — und vor dem Übernehmen Zeile für Zeile sehen, was angelegt wird.

Dieser Schritt steht bewusst am Ende: erst wenn Leistungsarten und Zahlungsziele stehen, haben importierte Kunden einen Rahmen, in den sie passen. Ausführlich beschrieben ist der Ablauf weiter unten unter Kundenliste importieren.

Jede Zeile lässt sich über „ändern“ direkt anspringen. Fehlt eine Pflichtangabe, sagt die Seite es hier, nicht erst beim ersten Rechnungslauf.

Vor dem Abschluss erinnert eine Checkliste an die drei Dinge, die außerhalb der Software geregelt sein wollen: den Leistungsvertrag mit uns, den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO und Ihre eigenen Informationspflichten gegenüber Kunden. Mustertexte dafür sind verlinkt.

Mit „Einrichtung abschließen“ geht das System in den Normalbetrieb: die Musterdaten verschwinden, das gelbe Einrichtungs-Banner ebenfalls. Ändern lässt sich danach alles unter Einstellungen.

Oben stehen die Zahlen, die eine Antwort auf „muss ich heute etwas tun?“ geben: offene Rechnungen mit Summe und der Aufteilung in fällig und deutlich überfällig, die Zahl der in diesem Monat erstellten Rechnungen, Einnahmen und Ausgaben des Monats, Kunden ohne zugehörige Rechnung und wartende Terminanfragen. Darunter die Listen: die nächsten sieben Tage im Kalender, unvollständige Rechnungen, offene Angebote, zuletzt bezahlte Rechnungen und die Nutzung Ihres Buchungswidgets.

Eine der Kennzahlen beantwortet die Gegenfrage: „Freie Termine“ zeigt, wie viel Ihres Buchungsfensters noch zu vergeben ist — die freie Zeit im Verhältnis zu der Zeit, die Ihre Arbeitszeiten und Pausen überhaupt buchbar machen, dazu die Stunden und der Zeitraum. Lücken, die für Ihren kürzesten Termin zu klein sind, gelten dabei nicht als frei; sie lassen sich ja auch nicht vergeben. Die Zahl wird einmal je Nacht gerechnet, das Datum steht darunter.

Jede Kachel führt mit einem Klick genau dorthin, wo die Arbeit erledigt wird. Kacheln ohne Handlungsbedarf treten grau in den Hintergrund und rücken ans Ende ihres Bandes — was zu tun ist, steht damit immer vorn.

„Kacheln anordnen“ neben der Überschrift schaltet den Bearbeitungsmodus ein. Dort verschiebt ← eine Kachel nach vorn, → nach hinten, und „Ausblenden“ nimmt sie aus der Ansicht. Ausgeblendet heißt nicht gelöscht: im Bearbeitungsmodus bleibt die Kachel sichtbar und lässt sich mit einem Klick zurückholen, „Auf Standard zurücksetzen“ stellt alles wieder her.

Bewusst Schaltflächen statt Drag & Drop: Ziehen ist auf dem iPad ohne Maus mühsam, und die Anwendung kommt so ganz ohne diese Art von JavaScript aus. Kommt später eine neue Kachel dazu, erscheint sie auch bei Ihnen — Ihre Reihenfolge gilt als relative Ordnung, nicht als abschließende Liste.

Was im Einrichtungsassistenten abgefragt wurde, steht danach hier — und lässt sich jederzeit ändern. Die Übersicht ordnet die Seiten in Gruppen: Praxis & Rechnung (Stammdaten, Leistungen & Honorare, Rechnungsvorgaben, Rechnungsnummern, Katalog, Verfahrensdokumentation, Foto-Upload), E-Mail & Kunden (E-Mail-Versand, Rechnungsversand, Kundenportal, Verträge & Dokumente), Termine & Kalender, Anmeldung & Sicherheit und Ihr vTzR-Zugang (Vertrag & Kündigung, Verfügbarkeit, Neuigkeiten, Kontakt, Einrichtungsassistent). Belege, wiederkehrende Ausgaben und Abbuchungen stehen im Menü unter Ausgaben, Statistik, EÜR, UStVA-Kennzahlen und Steuerberater unter Auswertung.

Jede Seite zeigt oben, wo sie steht, und daneben die übrigen Seiten ihrer Gruppe. Wo ein Feld beim Kunden eine Vorgabe aus den Einstellungen übernimmt, nennt die Kundenseite den Weg dorthin.

Nach einem Update mit neuer Funktion steht auf jeder Seite ein kurzer Hinweis, was dazugekommen ist — mit einem Link direkt zur betreffenden Seite. Einmal weggeklickt, kommt er nicht wieder.

Weil ein weggeklickter Hinweis sonst endgültig verschwunden wäre, sammelt die Seite Einstellungen → Neuigkeiten alle Meldungen mit Version und Datum, die neueste zuerst. Es steht immer nur der jüngste Hinweis als Banner: nach einer Update-Pause arbeitet sich niemand durch einen Stapel und klickt dabei den wichtigen mit weg.

Die Anwendung lässt sich wie eine App ablegen: eigenes Symbol, kein Browserrahmen, direkter Start. Unter iOS geht das über „Teilen“ → „Zum Home-Bildschirm“, unter Android schlägt Chrome es meist selbst vor. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung steht im Einrichtungsassistenten unter App & Anmeldung.

Auf dem Gerät gespeichert wird dabei nur die Hülle — kein Termin, keine Rechnung, kein Beleg. Ohne Internetverbindung erscheint deshalb eine erklärende Seite statt einer Fehlermeldung des Browsers; sie lädt sich von selbst neu, sobald die Verbindung wieder steht.

Unter Einstellungen → Anmeldung ohne Passwort hinterlegen Sie Ihr Telefon, Tablet oder den Rechner. Danach genügt beim Anmelden der Blick oder der Finger. Technisch ist das ein Passkey nach dem WebAuthn-Standard: Der geheime Teil entsteht im Sicherheits-Chip des Geräts und verlässt ihn nie — es gibt nichts, was von unserem Server gestohlen werden könnte, und nichts, was auf einer Phishing-Seite eingegeben werden kann.

Ihr Passwort bleibt daneben bestehen, für neue Geräte und für den Notfall. Jedes Gerät steht einzeln in der Liste, mit letzter Benutzung; geht eines verloren, entfernen Sie genau dieses. Voraussetzung ist die eigene Adresse Ihres Zugangs (ihrname.vtzr.de) — ein Passkey wird an eine Adresse gebunden, nicht an einen Unterordner.

Unter Einstellungen → Passwort ändern Sie Ihr Web-Passwort und hinterlegen die geheime Frage für den Rücksetz-Weg. Ist sie gesetzt, erscheint auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“: Wer die Frage richtig beantwortet, bekommt einen zeitlich begrenzten Rücksetz-Link an die hinterlegte Adresse geschickt — nicht an eine, die jemand ins Formular tippt.

Die Anmeldung ist gegen Durchprobieren geschützt: nach fünf Fehlversuchen in zehn Minuten wird die Anmeldemaske vorübergehend gesperrt und nennt die verbleibende Wartezeit. Nachklicken verlängert die Sperre nicht.

Die neue Adresse ist kürzer, sie gehört im Startbildschirm-Symbol ganz Ihnen, und sie ist Voraussetzung für die Anmeldung ohne Passwort. Die bisherige Adresse funktioniert unverändert und dauerhaft weiter: Lesezeichen, das Buchungs-Widget auf Ihrer Website, die QR-Codes für den Beleg-Upload und der Kalender auf dem iPhone müssen nicht geändert werden.

Termine tragen Sie ein wie bisher: im Browser unter Termine → Kalender oder in der Kalender-App Ihres Geräts. Beides ist derselbe Kalender — vTzR.de ist selbst der Kalenderserver (CalDAV), es gibt keinen Abgleich, der schiefgehen könnte.

Feiertage des gewählten Bundeslands und Schulferien sind hinterlegt und werden bei der Terminvergabe automatisch ausgespart. Die Suche oben findet Termine über Namen; ein Klick auf einen Termin zeigt Beschreibung, Video-Link und den zugehörigen Kunden.

Der Terminname ist die Verbindung zur Rechnung. Er trägt den Kundennamen — und in Klammern die Terminart, wenn Sie mit mehreren arbeiten. Aus diesem Namen findet der nächtliche Lauf den Kunden in Ihrer Kundenliste und rechnet mit dessen Stundensatz, Fahrt und Zahlungsziel ab.

Unter Termine → Kalender einbinden steht für jedes Gerät die passende Anleitung: Serveradresse, Benutzername, Passwort. iPhone und iPad binden den Kalender über „Einstellungen → Kalender → Account hinzufügen → Andere → CalDAV“ ein, Android über Apps wie DAVx⁵, Thunderbird und Outlook über ihre Kalenderkonten.

Eingebunden ist es ein vollwertiger Kalender: Termine, die Sie auf dem Telefon anlegen oder verschieben, stehen sofort auch in der Weboberfläche — und werden dort abgerechnet.

Die Adresse gehört vollständig ins Feld, mit /dav/ am Ende — auch wenn das Feld „Server“ heißt und nach einem bloßen Namen aussieht. Die Seite zeigt sie passend zu der Adresse, über die Sie gerade angemeldet sind; Ihr Zugang ist unter beiden erreichbar (vtzr.de/IhrName und ihrname.vtzr.de), und beide führen zu denselben Terminen. Ein Gerät, das schon synchronisiert, bleibt deshalb unangetastet — ein Wechsel der Adresse ist nie nötig.

Hinweis für iOS: Im Stromsparmodus holt das iPhone Kalender nur noch selten ab. Wenn Termine „nicht ankommen“, lohnt zuerst ein Blick dorthin.

Unter Einstellungen → Kalender-Import lesen Sie einen fremden CalDAV-Kalender ein — etwa Ihren privaten. Seine Termine erscheinen in der Online-Terminvergabe als belegt, ohne dass jemand ihren Inhalt zu sehen bekommt. Damit ist ausgeschlossen, dass ein Kunde eine Zeit bucht, in der Sie längst etwas vorhaben.

Ebenfalls dort: der einmalige Import einer ICS-Datei, etwa beim Umstieg von einem anderen System.

Die Seite zeigt nur, was nach Ihren Regeln wirklich frei ist — Arbeitstage, Uhrzeiten, Mittagspause, Pufferzeiten, Tageslimits, Feiertage, Ferien, Vorlaufzeit und bereits belegte Zeiten sind alle eingerechnet. Wer bucht, gibt Name, E-Mail und die Angaben ein, die Sie verlangen; danach steht der Termin in Ihrem Kalender.

Die Seite kommt ohne JavaScript aus: Terminart und Uhrzeit stehen als Auswahllisten im Formular, Kalendertage sind mit der Tastatur erreichbar. Damit finden sich auch Screenreader zurecht — und die KI-Assistenten, mit denen Ihre Kunden zunehmend Termine suchen. Für dieselben Assistenten liefert die Seite ihre freien Termine zusätzlich maschinenlesbar aus.

Ein vorausgefüllter Link (?termintyp=…&slot=…&vorname=…) öffnet die Seite mit vorbelegten Feldern — praktisch für Erinnerungen oder die Warteliste. Abgeschickt wird nie automatisch: bestätigen muss der Kunde selbst.

Unter Termine → Terminvergabe stehen die Einstellungen auf sieben Reitern: Zeiten & Termine (Arbeitstage, Uhrzeiten, Mittagspause, Raster, Terminarten mit eigener Dauer, Puffer davor und danach, Tages-Obergrenzen, Vorlaufzeit, Buchungshorizont), Buchungsseite (Text, Farbe, Hintergrundbild, Footer, Impressum und Datenschutz), Nach der Buchung (Bestätigungstext, Kalenderdatei, Erinnerung, Bewertungsanfrage), Anfragen & Warteliste, Dokumente (AGB, Behandlungsvertrag, Terminvereinbarung), Vorausplanung und Kalender & Geräte.

Jeder Reiter speichert nur seine eigenen Einstellungen; die übrigen bleiben unangetastet. Der Speichern-Knopf bleibt beim Scrollen sichtbar, und der Schalter „Terminvergabe aktiv“ steht über den Reitern — er ist von jedem Reiter aus erreichbar.

Arbeitszeiten lassen sich für alle Tage gemeinsam oder je Wochentag getrennt setzen; ebenso kann jeder Wochentag eigene Terminarten anbieten.

Der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit Ihrem Text; Platzhalter setzen Datum, Uhrzeit, Terminart, Anrede und Name ein. Auf Wunsch hängt eine Kalenderdatei an, die sich mit einem Tippen in jeden Kalender einträgt — und zusätzlich ein Download-Link dafür, weil manche Mail-Programme (besonders auf dem iPhone) den Anhang nicht als Termin erkennen.

Ebenfalls hier: die automatische Erinnerung vor dem Termin, der Ort, der in der Kalendereinladung steht, und die Bitte um eine Bewertung auf der Bestätigungsseite.

Sie selbst werden über jede Buchung per E-Mail informiert und, wenn Sie möchten, zusätzlich per Push-Nachricht auf Handy oder Tablet — auch dann, wenn die Seite gerade nicht geöffnet ist.

Getrennt für Neu- und Bestandskunden legen Sie fest, ob eine Buchung sofort gilt oder erst eine Anfrage ist. Bei einer Anfrage wird die Zeit im Kalender vorgemerkt und niemand anders kann sie belegen; Sie sehen sie unter Termine → Anfragen & Warteliste mit allen Angaben des Interessenten — Telefonnummer, Rechnungsadresse, Anmerkung — und entscheiden mit einem Klick.

Bei der Annahme wird aus der Vormerkung ein echter Termin, der Kunde bekommt seine Bestätigung samt Kalendereinladung; bei der Ablehnung eine freundliche Absage mit Ihrem Text.

Neue Interessenten müssen ihre E-Mail-Adresse einmalig bestätigen (Double-Opt-in), bevor Post an sie hinausgeht — Schutz davor, dass jemand fremde Adressen einträgt.

Laden Sie Ihre AGB oder Ihren Behandlungsvertrag als PDF hoch (Reiter Dokumente). Neukunden bekommen die Datei mit der Buchungsbestätigung; auf der Buchungsseite steht das zugehörige Kästchen.

Erneuern Sie die Bedingungen später, wird eine neue Version angelegt — die alte bleibt als Nachweis erhalten. Bei jedem Kunden ist vermerkt, welche Fassung er erhalten und welche er akzeptiert hat; bestehende Kunden werden dadurch nicht zu einer erneuten Zustimmung gezwungen.

Dasselbe gilt für die Terminvereinbarung, die im selben Reiter liegt: Sie steht auf der Buchungsseite als Link neben dem Pflicht-Kästchen, und auch von ihr legt jeder Upload eine neue Fassung an. Wer das Kästchen anhakt, bekommt den Vermerk „akzeptiert“ samt Fassung und Datum — ohne Versionen zeigte er später auf einen Text, den dieser Kunde nie gesehen hat.

Auf der Kundenseite steht beides im Reiter Dokumente: oben der Kasten Unterlagen mit dem aktuellen Stand und Schaltern für die Zustimmung auf Papier oder am Telefon, darunter in der Liste jedes Ereignis einzeln — wann zugestellt, wann akzeptiert, jeweils mit Link auf genau die Fassung von damals. Bei Kunden aus der Zeit davor steht die Fassung ohne Datum: nachträglich eines zu erfinden wäre ein Nachweis, den niemand belegen kann.

Unter dem Buchungsformular steht ein zugeklapptes Feld „Warteliste“: gewünschte Wochentage, ein Zeitfenster (frühestens ab / spätestens bis), optional die Terminart und wie lange gewartet werden soll. Name und E-Mail laufen durch dieselbe Bestätigung wie eine Anfrage.

Passt schon jetzt etwas, steht es sofort da: die Seite „Sie stehen auf der Warteliste“ zeigt unter der Bestätigung bis zu fünf bereits freie Termine, die zu den Angaben passen — über mehrere Tage gestreut, jeder mit einem Klick zu buchen. Der Wartelisteneintrag bleibt davon unberührt, bis tatsächlich gebucht wird.

Wird danach ein passender Termin frei — durch eine Absage oder weil Sie Zeit freigeben —, geht automatisch eine E-Mail mit den passenden Terminen und einem vorausgefüllten Anfrage-Link hinaus. Gemeldet werden nur Termine, die neu frei geworden sind; die schon beim Eintragen freien standen ja auf der Bestätigungsseite.

Wer einen Termin bucht, wird automatisch von der Warteliste genommen. Sie selbst sehen alle Einträge unter Termine → Anfragen & Warteliste.

Ist die Funktion eingeschaltet, trägt jede Terminbestätigung einen Link. Dahinter sieht der Kunde seinen Termin und kann ihn verschieben — angeboten werden nur Zeiten, die nach Ihren Regeln tatsächlich frei sind — oder absagen, mit optionaler Begründung.

Sie legen fest, bis wie viele Stunden vor dem Termin das kostenfrei möglich ist und wie oft verschoben werden darf. Danach bleibt die Änderung möglich, die Seite weist aber auf ein mögliches Ausfallhonorar hin. Berechnet wird nichts automatisch — Sie bekommen einen Vermerk und entscheiden selbst.

Der Link verfällt, sobald er benutzt wurde; der neue steht in der neuen Bestätigung. Über jede Änderung informieren wir Sie per E-Mail und Push, und ein abgesagter Termin ist sofort wieder buchbar — die Warteliste erfährt davon von allein.

Auf der Kundenseite, Reiter Verlauf → Künftige Termine, stehen hinter jedem Termin „Verschieben“ und „Absagen“. Beim Verschieben suchen Sie im Kalender einen freien Platz — wahlweise gefiltert nach Wochentag und Uhrzeit —, beim Absagen genügt ein Klick.

Der Kunde bekommt automatisch die Änderungs-E-Mail samt aktualisierter Kalendereinladung, sein Kalender zieht selbst nach. Ein Ausfallhonorar entsteht hier nie: Wenn die Praxis umbucht, ist das keine kurzfristige Absage des Kunden.

Dieser Weg funktioniert unabhängig davon, ob die Selbstverwaltung durch den Kunden eingeschaltet ist.

Der Anruf kommt, während Sie in der Kundenliste stehen: „Termin buchen“ öffnet ein Fenster, in dem Terminart und Dauer bereits mit dem zuletzt gebuchten Termin dieses Kunden vorbelegt sind. Die freien Zeiten erscheinen sofort; wer weiter vorausplanen will, sucht zusätzlich nach Wochentag und frühester/spätester Uhrzeit — diese Suche reicht deutlich weiter in die Zukunft als die öffentliche Vorschau.

Der Kunde erhält danach dieselbe Bestätigung samt Kalendereinladung wie bei einer Selbstbuchung. Ein Kästchen „ohne Anfahrt“ steht bereit, wenn beim Kunden eine Fahrtdauer hinterlegt ist.

Manchmal soll es aber gerade der Termin sein, den das Programm nicht anbietet: Samstagfrüh, heute Nachmittag, zwischen den Jahren. Dafür gibt es den Schalter Auch belegte und gesperrte Zeiten anzeigen — er zeigt jeden Tag von 6 bis 22 Uhr, ohne Filter. Gesperrte Zeiten bleiben dabei erkennbar und nennen den Grund: mit welchem Termin die Zeit kollidiert (samt dessen Titel und Uhrzeit), welche Arbeitszeiten gelten, welcher Feiertag ansteht, welche Schulferien laufen, dass der Tag gar kein Arbeitstag ist. Vor dem Buchen fragt das Programm noch einmal nach und listet auf, was Sie übergehen; im Kalendereintrag steht es hinterher als interner Vermerk. Einschalten lässt sich das in den Terminvergabe-Einstellungen unter „Zeiten & Termine“ — Ihre öffentliche Buchungsseite bietet weiterhin ausschließlich freie Termine an.

Sie geben an, wie viel Prozent der Wochenkapazität freibleiben sollen und wie viele Wochen im Voraus. Ein Klick legt Platzhalter-Termine an, die die Online-Buchung blockieren — die Zeit bleibt für Anrufe und Stammkunden übrig.

Der Prozentsatz bezieht sich auf die ganze Woche, nicht auf den Rest: Eine gut gebuchte Woche wird dadurch nicht künstlich zugestellt, blockiert wird nie mehr, als noch frei ist. Den Titel der Platzhalter bestimmen Sie selbst; benennen Sie einen um, wird daraus wieder ein normaler, abrechenbarer Termin. Ob Platzhalter einem Raumpartner den Raum als belegt zeigen, entscheiden Sie ebenfalls.

Sie schicken dem Kunden einen Link. Dort trägt er ein, was er braucht (Terminname, Anzahl, Rhythmus, Wochentag, Uhrzeit, Ort, Dauer), und bekommt je Termin fünf Vorschläge, die sich über die Wochen verteilen statt sich auf einem Tag zu häufen. Passt keiner, sucht er selbst im Kalender — unter genau denselben Regeln, die auch für die normale Terminvergabe gelten.

Erst mit dem Absenden werden alle Termine verbindlich in Ihren Kalender geschrieben. Anschließend lässt sich daraus ein Vertrag als PDF erzeugen: mit Terminliste von–bis, Konditionen, Gesamtkosten, Ihrer hinterlegten Unterschrift und einer Zeile zum Gegenzeichnen.

Hat sich der Ort als falsch herausgestellt — etwa „in der Praxis“ statt Auswärtstermine beim Kunden —, lässt er sich über „Ort / Adresse ändern“ in der Anfrage-Karte nachträglich korrigieren, auch wenn alle Termine längst stehen und die Anfrage unter „Abgeschlossen“ liegt. Beim Wechsel auf „Vor Ort beim Kunden“ prüft das Programm die beim Kunden hinterlegte Anfahrt gegen jeden Termin, zeigt Ihnen jede Überschneidung und trägt Hin- und Rückweg erst nach Ihrer Bestätigung in den Kalender ein; beim Wechsel zurück nimmt es sie wieder heraus. Die Termine selbst bleiben unverändert stehen. Einen bereits erzeugten Vertrag erstellen Sie danach bitte neu — an derselben Angabe hängen die Fahrtkosten.

Wurden Termine bereits telefonisch vereinbart, brauchen Sie den Link gar nicht: Unter „Bereits vereinbarte Termine“ auf der Kundenseite tragen Sie sie selbst ein — auch solche, die sich mit bestehenden Einträgen überschneiden; vor dem Speichern zeigt eine Seite genau, was mit was kollidiert.

Ist die Funktion freigeschaltet, kann der Kunde bei der Buchung ankreuzen, dass er den Termin per Video wahrnehmen möchte. Beide Seiten bekommen dann einen Link, der nur für diesen Termin gilt; im Kalender, in der Anfragenliste und im Dashboard ist ein solcher Termin an einem 🎥-Symbol erkennbar.

Der Videodienst läuft auf unserer eigenen Infrastruktur (video.vtzr.de) — kein Konto bei einem Drittanbieter, keine Übermittlung in die USA. Aus dem Dashboard heraus lassen sich spontane Gespräche ganz ohne gebuchten Termin starten. Ebenfalls möglich, aber optional und nur nach Absprache: Einladungslinks für Dritte (Dolmetscher, Angehörige). Ein Gespräch zu zweit läuft direkt zwischen den beiden Geräten, ab dem dritten Teilnehmer dagegen über unseren Server — mehrere gleichzeitige Gruppen-Calls können dessen Kapazität übersteigen und gehören deshalb nicht zum zugesicherten Leistungsumfang. Video-Termine gelten automatisch als Termine ohne Anfahrt.

Zur Freischaltung gehört eine Ergänzung des Auftragsverarbeitungsvertrags, die Sie per E-Mail erhalten.

Teilen Sie sich Räume mit anderen, tauschen die beteiligten Zugänge nur die Information aus, dass ein Raum belegt ist. Keine Namen, keine Terminarten, keine Kunden — nur Zeiten. Die Online-Terminvergabe rechnet die fremden Belegungen mit ein, sodass niemand einen Raum doppelt vergibt.

Ob Ihre freigehaltenen Platzhalter dem Raumpartner als belegt gelten, entscheiden Sie selbst.

Hinterlegen Sie Ihren Bewertungslink (etwa den Google-Rezensionslink), erscheint auf der Buchungsbestätigung, im Kundenbereich und auf der Seite zum Verschieben/Absagen ein kurzer Satz mit diesem Link.

Bewusst keine E-Mail: Eine Bewertungsbitte in einer Bestätigungsmail ist nach der Rechtsprechung Werbung und braucht eine Einwilligung. Eine Seite, die der Kunde selbst aufruft, ist das nicht. Gezeigt wird der Hinweis außerdem nur Bestandskunden — wer gerade den nächsten Termin bucht, war mit dem letzten zufrieden.

Sie kopieren einen kurzen Skript-Aufruf in Ihre Website; daraus wird eine Schaltfläche, die das Buchungsformular in einem Fenster über Ihrer Seite öffnet. Aussehen und Beschriftung lassen sich anpassen; wer nur zählen und keinen Knopf zeigen will, kann auch das.

Die Dashboard-Kachel Terminbuchungswidget zeigt, wie oft das Formular geladen und wie oft es tatsächlich geöffnet wurde, samt Quote — wahlweise als Verlauf über sieben Tage, vier Wochen oder drei Monate. Gezählt werden Aufrufe, keine Personen.

Der Ablauf ist immer derselbe: Termine aus dem Kalender lesen → Kunde über den Terminnamen finden → mit dessen Angaben rechnen (Dauer × Stundensatz, Fahrtkosten, Umsatzsteuer) → Rechnungsnummer vergeben → PDF erzeugen und in den Ordner „Rechnungen-neu“ legen. Sie müssen dafür nichts anstoßen.

Ein Termin wird nie zweimal abgerechnet: Datum, Kundenname und Terminart zusammen sind der Schlüssel, an dem der Lauf eine bereits abgerechnete Zeile wiedererkennt. Derselbe Kunde kann am selben Tag mehrere Termine unterschiedlicher Art bekommen.

Fehlt etwas — Rechnungsadresse, Leistungsart oder Stundensatz —, entsteht keine Rechnung. Die Zeile erscheint stattdessen rosa in der Übersicht, mit Angabe, welches Feld fehlt. Sobald Sie es nachtragen, läuft alles Weitere von selbst.

Jede Spalte lässt sich sortieren, die Filterknöpfe schalten zwischen allen, offenen, bezahlten und stornierten Rechnungen um, und über „Spalten“ blenden Sie ein, was Sie brauchen. Die Rechnungsnummer öffnet das PDF in einem Fenster über der Liste; bei Heilpraktiker-Rechnungen, die aus zwei Dokumenten bestehen, führen zwei Schaltflächen zu beiden Teilen.

Bezahlstatus und Rechnungsdatum ändern Sie direkt in der Zeile. Der Briefumschlag verschickt die Rechnung per E-Mail, der Stift führt zu den Eigenschaften, der Pfeil erzeugt das PDF neu.

Dieselben Daten liegen als Excel-Mappe bereit („xlsx herunterladen“) — mit Blättern für Rechnungen, Konditionen und einer Jahresübersicht. Wer lieber in Excel arbeitet, kann das tun; die Mappe wird bei jedem Lauf neu geschrieben.

Bezahlt (grün) schlägt alles: hier ist nichts mehr zu tun. Storniert (grau) bleibt in der Liste, damit im Nummernkreis keine unerklärte Lücke entsteht. Pflichtfeld fehlt (rosa) heißt: es wurde keine Rechnung erstellt, und daneben steht, was fehlt. Noch nicht abgerechnet (blassblau) ist der normale Wartezustand kurz nach dem Termin.

Erstellt, aber nicht versendet (violett) ist die Zeile, die sonst niemand bemerkt: Die Rechnung ist fertig, ging aber weder per E-Mail noch über das Kundenportal hinaus und wurde auch nicht von Hand als versendet markiert. Sie ist nicht überfällig, sondern liegengeblieben — eine Zahlungserinnerung wäre hier die falsche Handlung. Erst danach kommen überfällig (gelb) und deutlich überfällig (rot).

Trifft mehreres zu, gilt die Markierung, die in der Legende weiter oben steht. Die Legende über der Tabelle nennt jede Farbe, ihre Bedeutung und diesen Vorrang.

Der Stift in der Rechnungsliste führt zu den Eigenschaften einer Rechnung. Alles, was dort steht, gilt nur für diese eine Rechnung und lässt die Angaben beim Kunden unberührt — ein später geänderter Stundensatz verfälscht damit keine alte Rechnung.

Besonders nützlich ist die Fahrtdauer: leer lassen heißt „wie beim Kunden“, eine 0 heißt „diesmal fiel keine Fahrt an“. Beides ist etwas anderes, und beides lässt sich jederzeit zurücknehmen.

„Speichern & PDF neu erstellen“ baut das Dokument sofort mit den neuen Beträgen auf — sonst trüge die schon erzeugte Datei noch die alten Zahlen. Bezahlte und stornierte Rechnungen werden nicht neu gebaut.

Unter Einstellungen → Katalog legen Sie an, was Sie sonst noch berechnen: Bezeichnung, Einheit, Preis und Umsatzsteuersatz. Beim Bearbeiten einer Rechnung hängen Sie die Posten an — aus dem Katalog gewählt oder als Freitext.

Der Katalog kopiert, er verweist nicht: Bezeichnung, Preis und Satz gehen als Werte in die Rechnungszeile. Pflegen Sie später einen Preis, ändert das keine bereits gestellte Rechnung. Einträge lassen sich stilllegen statt löschen.

Jede Position trägt ihren eigenen Steuersatz. Stehen eine steuerfreie Heilbehandlung und eine Ware zu 19 % auf demselben Blatt, weist die Rechnung die Umsatzsteuer je Satz getrennt aus — so verlangt es § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG. Bei einer gewöhnlichen Honorarrechnung sieht der Summenblock aus wie immer.

Die Funktion ist ab Werk ausgeschaltet; einschalten unter Einstellungen → Leistungen & Honorare.

„Rechnung ohne Termin“ über der Rechnungsliste fragt nur nach Kunde, Leistungsdatum und den Positionen. Die Rechnungsadresse kommt vom Kunden, die Nummer aus dem laufenden Nummernkreis, das PDF entsteht auf demselben Weg wie jede andere Rechnung — es gibt keinen zweiten Erzeugungsweg, der später auseinanderlaufen könnte.

Weil kein Termin dahintersteht, wird auch keine Zeit und keine Anfahrt berechnet, und bei Heilpraktiker-Kunden entsteht kein zusätzlicher Gebührenbeleg über eine Sitzung, die nie stattgefunden hat. Der echte Termin desselben Kunden am selben Tag bekommt trotzdem seine eigene Rechnung.

Auch diese Funktion hängt am Schalter unter Einstellungen → Leistungen & Honorare.

Manche Kunden wollen nicht nach jedem Termin ein eigenes Blatt. Auf der Kundenseite stellen Sie deshalb unter Sammelrechnung ein, ob dieser Kunde monatlich oder quartalsweise abrechnet. Von da an bekommt jeder neue Termin dieses Kunden keine eigene Rechnungsnummer mehr; er sammelt sich, und nach Ablauf des Zeitraums entsteht im nächtlichen Lauf eine Rechnung über alle Termine.

Auf dem PDF steht dann zu jeder Position ihr Leistungsdatum, und der Kopf nennt den Zeitraum statt eines einzelnen Termintages. Auch die an einem dieser Termine verkauften Waren wandern mit auf das Blatt — samt dem Tag, an dem sie über den Tresen gingen.

Über der Rechnungsliste sehen Sie jederzeit, welche Zeiträume gerade sammeln: Kunde, Zeitraum, Anzahl der Termine und die bisher aufgelaufene Summe. Dort steht auch „Jetzt abrechnen“ — für den Fall, dass ein Vertrag endet oder ein Kunde wegzieht, bevor der Monat um ist. In der Liste selbst sind die noch nicht abgerechneten Termine eigens eingefärbt, und sobald die Sammelrechnung steht, nennt jeder von ihnen ihre Nummer.

Die Umstellung wirkt ab dem nächsten Termin: was bereits eine Rechnungsnummer hat, behält sie. Schalten Sie den Rhythmus wieder ab, bekommen die noch nicht abgerechneten Termine im nächsten Lauf ihre eigene Rechnung — liegen bleibt nichts.

Bei der Leistungsart Heilpraktiker entstehen aus einem Termin zwei Dokumente: Teil 1 nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker, steuerfrei nach § 4 Nr. 14 a UStG, mit den gewählten Ziffern und dem Namen des Patienten; Teil 2 der Privatanteil, mit derselben laufenden Nummer und einem angehängten P.

Beide hängen an derselben Versandmail, beide sind in der Rechnungsliste und im Kundenportal einzeln zu öffnen, und die Mailvorlagen können mit den Platzhaltern {rechnungsnummern} und {rechnungsteile} beide Nummern und ihre Teilbeträge nennen. Deckt der Gebührensatz das Honorar bereits ab, entsteht kein zweites Dokument.

Für den Zahlungsabgleich zählt der Gesamtbetrag: Ihr Kunde kann in einer oder in zwei Überweisungen zahlen, der Kontoauszug-Abgleich erkennt beides.

Die Fahrtdauer steht beim Kunden und gilt sonst für jeden Termin dieses Kunden. Für Ausnahmen gibt es drei Wege: Video-Termine gelten automatisch als ohne Anfahrt, bei der telefonischen Buchung gibt es dafür ein Kästchen, und nachträglich schalten Sie es auf der Kundenseite unter Verlauf → Künftige Termine in der Spalte „Fahrtkosten“ um.

Der Kalendereintrag trägt dann den sichtbaren Vermerk „Ohne Anfahrt“ — nur in Ihrem Kalender; die Termineinladung des Kunden bleibt unverändert, denn es ist ein interner Abrechnungshinweis.

Das öffentliche Buchungsformular bietet dafür bewusst kein Kästchen an: über die Fahrtkosten entscheidet die Praxis, nicht der Kunde.

Unter Einstellungen → Rechnungsvorgaben stellen Sie ein, wie das PDF aussieht: drei Vorlagen als Ausgangspunkt, dazu Akzentfarbe, Schriftart, Gestaltung des Tabellenkopfs, Zebrastreifen, Falzmarken und Lochmarke für den Fensterumschlag, Absenderzeile.

Die Texte gehören ebenfalls Ihnen: Einleitung, Zahlungshinweis mit Platzhaltern für Frist und Zieldatum, Schlusstext und ein Zusatz in der Fußzeile. „Speichern & Vorschau“ zeigt das Ergebnis sofort an einer Beispielrechnung mit Ihren eigenen Stammdaten.

Ist die E-Rechnung eingeschaltet, ist jede erzeugte Rechnung zugleich eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format: Im PDF steckt eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten, die die Buchhaltung des Empfängers einlesen kann. Für Menschen bleibt es dasselbe PDF wie bisher. Seit 2025 müssen Unternehmen solche Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie sie für Rechnungen mit Umsatzsteuer an andere Unternehmen ab 2027 (bei mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr) bzw. ab 2028. Wählen Sie dafür unter Einstellungen → „Rechnung“ das Profil „EN 16931“; „BASIC WL“ gilt nicht als E-Rechnung. Rechnungen an Privatpersonen, steuerfreie Heilbehandlungen und Kleinunternehmer sind nicht betroffen.

Der GiroCode ist der QR-Code auf der Rechnung: Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck stehen darin. Der Kunde scannt ihn mit der Banking-App, tippt nichts ab — und weil die Rechnungsnummer dadurch korrekt im Verwendungszweck landet, erkennt der Kontoauszug-Abgleich die Zahlung später wieder.

Die laufende Nummer ist „höchste bisher vergebene plus eins“. Wird eine Rechnungszeile gelöscht, ist ihre Nummer verbraucht: im Nummernkreis entsteht eine Lücke. Das ist zulässig — § 14 UStG verlangt Eindeutigkeit, nicht Lückenlosigkeit — muss aber erklärbar sein.

Unter Einstellungen → Rechnungsnummern stehen beide Fälle getrennt: gelöschte Rechnungen, zu denen es schon ein PDF gab (hier ist ein Grund Pflicht, Kunde, Datum und Betrag sind vorbefüllt), und nur reservierte Nummern ohne Rechnung, die keiner Erklärung bedürfen. Die fertige Aufstellung liegt jedem Monatspaket für die Steuerberatung als Textblatt bei.

Der Briefumschlag in der Rechnungsliste öffnet die Versandseite: Empfänger, Betreff, Text und die angehängten PDFs stehen dort, bevor etwas hinausgeht. Die Vorlagen dafür pflegen Sie unter Einstellungen → Rechnungsversand — beliebig viele, je mit Art (Rechnung oder Zahlungserinnerung) und Platzhaltern für Anrede, Name, Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsziel.

Auf Wunsch legt das System über IMAP eine Kopie in Ihrem Ordner „Gesendet“ ab, damit der Vorgang auch in Ihrem Postfach steht. Die Spalte „Versendet“ zeigt mit Datum und Uhrzeit, was schon raus ist — und lässt sich von Hand setzen, etwa nach Postversand oder Übergabe.

Benutzt eine Vorlage einen Platzhalter, für den beim Kunden nichts hinterlegt ist, sagt die Versandseite das vor dem Absenden.

Unter den Eigenschaften einer Rechnung (Stift in der Liste) sammelt die Karte Zustellverlauf alles, was mit der Zustellung passiert ist: wann sie per E-Mail hinausging und mit welcher Vorlage (auch die dritte Zahlungserinnerung), wann sie im Kundenportal bereitstand, wann die Hinweismail dazu ging und wann der Kunde das PDF dort abgerufen hat.

Der Verlauf ist ein Nachweis und bleibt deshalb erhalten, auch wenn Sie das Häkchen „Versendet“ wieder entfernen — dass die Rechnung am 3. September beim Kunden war, wird dadurch nicht unwahr. Mehrere Abrufe kurz hintereinander (ein PDF-Betrachter holt sein Dokument in Stücken) werden zu einem Eintrag zusammengefasst.

Sie legen je Kunde einen Zugang an. Standardmäßig bekommt der Kunde eine Einladung per E-Mail und wählt sein Passwort über den Link darin selbst; hat er es vergessen, fordert er auf der Anmeldeseite einen neuen Link an, ohne in der Praxis anzurufen. Alternativ stellen Sie unter Einstellungen → Kundenportal auf Einmalpasswort um: Dann erzeugt das System ein leicht übermittelbares Passwort (etwa „Katze37“), das Sie am Telefon durchgeben, und der Kunde ersetzt es beim ersten Anmelden durch ein eigenes. Danach stehen dort seine Rechnungen zum Herunterladen, auf Wunsch mit E-Mail-Hinweis, sobald eine neue bereitliegt.

Sie entscheiden je Kunde über die Zustellart: Portal, E-Mail-Anhang oder Post. Wählt ein Kunde den E-Mail-Versand, wird seine Einwilligung dokumentiert und als PDF abgelegt — bei Rechnungen mit Gesundheitsdaten ist das der Unterschied zwischen sorgfältig und leichtfertig.

Rechnungen lassen sich nach einer Frist im Portal ausblenden, und das Portal führt ein Protokoll, wer wann was abgerufen hat. Mehr auf der Seite Kundenportal.

Nicht jeder Kalendereintrag ist ein Kundentermin. Ohne Filter würde aus „Fahrt nach Musterstadt“ ein Kunde dieses Namens samt Rechnungszeile. Unter Einstellungen → Leistungen & Honorare tragen Sie deshalb Stichwörter ein; enthält ein Terminname eines davon, wird er übergangen — auf beiden Seiten, es entsteht weder Rechnung noch Kundeneintrag.

Weil ein zu grobes Stichwort niemandem auffällt (eine ausbleibende Rechnung meldet sich nicht), zeigt eine Vorschau die echten Treffer aus Ihrem Kalender, bevor Sie speichern: „Krank“ verschluckt sonst auch „Frau Krankmann“.

Auf derselben Seite stehen die übrigen Auswahllisten der Abrechnung: die Kundenarten und Berufsbezeichnungen, die Ziffern der Heilpraktiker-Gebührenordnung mit ihren Sätzen und der Sonderfall Miete & Endreinigung — enthält ein Terminname das dafür festgelegte Stichwort (Vorgabe „Vermietung“), wird der Termin nicht nach Stunden, sondern als Raummiete zuzüglich Endreinigung abgerechnet.

Die Kundendaten sind das, was die nächtliche Abrechnung braucht: Rechnungsadresse, Leistungsart, Stundensatz, gegebenenfalls Fahrtdauer und Vergütung je Fahrtstunde, Umsatzsteuer ja/nein, Zahlungsziel. Steht sie, entstehen alle künftigen Rechnungen dieses Kunden von selbst.

Über „Spalten“ blenden Sie ein, was Sie sehen wollen. Kunden, mit denen gerade nichts läuft, lassen sich ausblenden — die Daten bleiben vollständig erhalten und sind mit einem Klick wieder da. Der Name ist zugleich ein Link auf die Kundenseite.

Der Name in der ersten Spalte ist der Schlüssel, über den Termine, Rechnungen, Kundenportal und Angebote zusammenfinden. Beim Umbenennen zieht das System alle zugehörigen Einträge mit — deshalb sollte es über die Oberfläche geschehen und nicht in der Excel-Mappe.

Neben den Abrechnungsbedingungen stehen hier Anrede, Vorname und Nachname als eigene Felder. Der Name darüber bleibt unverändert — er verbindet Termine und Rechnungen —, aber in Ihren Vorlagen können Sie damit „{anrede} {nachname}“ schreiben und werden zu „Frau Musterfrau“. Bei Bestandskunden sind die Felder zunächst leer und werden bewusst nicht aus dem Namen erraten: aus „Praxis Dr. Meier GmbH“ einen Nachnamen „GmbH“ zu machen, wäre später von einem gepflegten Wert nicht zu unterscheiden.

Ebenfalls hier: die Zusatzinfo (bei Heilpraktiker-Abrechnung der Name des Patienten, wenn er vom Rechnungsempfänger abweicht), eine interne Notiz, der AGB-Stand, der Portalzugang und die Teilnehmerliste für die Vorausplanung.

Oben eine Statuszeile: nächster Termin, offene Rechnungen, Stand von AGB und Einwilligung. Darunter die künftigen Termine — mit „Verschieben“, „Absagen“ und dem Kästchen „Fahrtkosten“ — und die Liste der bereits abgerechneten Termine mit Datum, Dauer, Betrag und Rechnungsnummer.

Damit beantwortet eine einzige Seite die Fragen, die am Telefon gestellt werden: Wann habe ich meinen nächsten Termin? Ist meine Rechnung vom Juli bezahlt? Können wir den Dienstag verschieben?

Vier Schritte: Datei hochladen, Tabellenblatt wählen, Spalten zuordnen, Vorschau prüfen. Zugeordnet wird je Spalte Ihrer Datei — denn fast jede Kundenliste führt Straße, PLZ und Ort getrennt, während die Rechnungsadresse ein mehrzeiliges Feld ist; für Adresse und Notizen dürfen deshalb mehrere Spalten auf dasselbe Feld zeigen.

Aus den Spaltenüberschriften macht das Programm einen Vorschlag, den Sie Zeile für Zeile ändern können. Die Vorschau zeigt vor dem Übernehmen, was angelegt wird — und nennt jede übersprungene Zeile mit Grund.

Ein vorhandener Kunde wird nie überschrieben, nur übersprungen: Ein Import, der einen bestehenden Kunden ersetzt, änderte rückwirkend die Grundlage bereits gestellter Rechnungen. Was Ihre Datei nicht enthält, bleibt leer und wird von Hand ergänzt — geraten wird nichts. Der Import legt Kunden an; er ist keine laufende Schnittstelle.

Ein Interessent lässt sich anlegen, bevor er Kunde ist; die Kundenliste hat dafür eine Statusspalte und einen Filter. Zu jedem Eintrag erzeugen Sie ein Angebot oder einen Kundenvertrag als PDF — mit richtigem Briefkopf: die Anschrift des Kunden im Sichtfenster eines Fensterumschlags, darüber Ihre Absenderzeile, rechts Logo, Berufsbezeichnungen, Kontaktdaten und Steuernummer, darunter das Datum.

Tragen Sie die geplante Termindauer ein, weist das Dokument die Kosten für einen Termin aus (Stunden × Stundensatz + Fahrtkosten + gegebenenfalls Umsatzsteuer) — gerechnet mit genau derselben Formel wie später die Rechnung.

Auf dem Dashboard sammelt „Offene Angebote“, was noch auf Rückmeldung wartet: „Angenommen“ macht daraus einen regulären Kunden, „Abgelehnt“ hinterlässt einen datierten Vermerk. Die Vorlagen und den Briefkopf pflegen Sie unter Einstellungen → Verträge & Dokumente.

Beides steht auf der Kundenseite im Reiter Dokumente — zusammen mit allem, was Sie selbst dort hinterlegen: eine Gesprächsnotiz, eine Anamnese, ein unterschrieben zurückgeschicktes Blatt. Beim Hochladen wählen Sie die Art, dazu wahlweise das Datum des Dokuments und eine kurze Notiz; mehrere Dateien gehen in einem Schritt. Welche Arten zur Auswahl stehen, legen Sie unter Einstellungen → Verträge & Dokumente fest — „Angebot“, „Vertrag“, „Einwilligung / Nachweis“, „AGB / Behandlungsvertrag“ und „Terminvereinbarung“ gibt es immer. Die Dateien landen im Ordner Dokumente und tragen Art und Kundennamen im Dateinamen; die Zuordnung selbst führt das Programm, ein Umbenennen im Datei-Browser ist dort deshalb gesperrt.

Im Datei-Bereich gibt es den Ordner Kontoauszüge. Dorthin laden Sie den Auszug als ISO-20022-XML (camt.052/053), als CSV-Umsatzexport der gängigen Banken oder als PDF-Auszug der Norisbank; eine Anleitung für die eigene Bank ist verlinkt.

Passen Betrag und Rechnungsnummer im Verwendungszweck zu einer offenen Rechnung, wird sie als bezahlt markiert und das PDF in den Ordner „Rechnungen-bezahlt“ verschoben — sofort über „Kontoauszug abgleichen“ oder im nächsten nächtlichen Lauf. Teilzahlungen werden addiert; erst wenn der volle Betrag da ist, gilt die Rechnung als bezahlt. Dieselbe Buchung zählt dabei nie zweimal, auch wenn sie in Tages- und Monatsauszug steht.

In der Rechnungsübersicht sind bezahlte Rechnungen danach grün hinterlegt. Der GiroCode auf Ihrer Rechnung sorgt dafür, dass die Rechnungsnummer im Verwendungszweck überhaupt korrekt ankommt.

Jede Gutschrift aus Ihren Kontoauszügen, die zu keiner Rechnungsnummer passt, landet auf der Seite Sonstige Einnahmen in einer eigenen Liste: mit Datum, Betrag, Auftraggeber und Verwendungszweck. Drei Wege stehen offen — einer offenen Rechnung zuordnen, als sonstige Einnahme erfassen oder als „keine Betriebseinnahme“ abhaken.

Die Rechnungsauswahl bleibt leer, bis Betrag und Name zu einer offenen Rechnung passen, damit nicht versehentlich die falsche als bezahlt gebucht wird. Erledigte und abgehakte Eingänge bleiben vermerkt — sonst stünden sie beim nächsten Lauf wieder als offen da.

Die Seite Auswertung → Statistik beantwortet Fragen, die sonst niemand stellt, weil sie zu mühsam zu beantworten wären. Sie ist in sechs Reiter geteilt, damit man die Antwort auch wiederfindet.

Überblick zeigt Umsatz, Rechnungen, gearbeitete Stunden und Ergebnis des Jahres, den Umsatz je Monat als Säulen und darunter eine Zeile je Monat. Die auffälligste Zahl dort ist der Umsatz je eingesetzter Stunde: Umsatz geteilt durch Termin- und Fahrtzeit. Sie liegt unter Ihrem vereinbarten Stundensatz, sobald Anfahrt im Spiel ist — und genau das ist die Auskunft.

Vorschau sieht zwölf Monate nach vorn — und hält dabei drei Dinge auseinander, die verschieden sicher sind: offene Rechnungen (verdient und geschrieben, eingeordnet nach dem Monat, in dem ihr Zahlungsziel abläuft; bereits überfällige stehen getrennt und werden nicht nach vorn geschoben), Termine ohne Rechnung (haben stattgefunden, die Rechnung kommt noch) und geplante Termine aus Ihrem Kalender, bewertet mit dem heute hinterlegten Satz des Kunden. Daneben steht, was ohnehin abfließt: Ihre wiederkehrenden Ausgaben. Termine, für die sich kein Betrag bilden lässt — kein angelegter Kunde, kein Stundensatz —, werden getrennt gezählt und nicht als Null mitgerechnet.

Rechnungen & Umsatz teilt den Umsatz danach auf, woraus er besteht (Leistung, Fahrtkosten, Waren und Pauschalen) und nach Leistungsart. Darunter stehen drei Strecken getrennt: vom Termin bis zur Rechnung, von der Rechnung bis zum Versand, vom Versand bis zum Abruf im Kundenportal — an jeder hängt etwas anderes. Dann der Geldeingang je Monat mit der Zahlungsdauer und der Zahl der zu spät bezahlten Rechnungen, und zuletzt, was gerade offen ist, nach Alter gestaffelt.

Termine zählt jeden Eintrag im Kalender, auch den ohne Rechnung: Termine und Stunden je Monat, wie viele davon online gebucht wurden, wie lange vorher gebucht wird, und ein Raster Wochentag × Uhrzeit, das zeigt, wann Ihre Termine tatsächlich liegen. Vormerkungen, Raumsperren und ganztägige Einträge wie Urlaub zählen nicht mit — sie haben nicht stattgefunden.

Kunden nennt die zehn umsatzstärksten mit Anteil, Stunden und Umsatz je Stunde — bei Kunden mit Anfahrt in zwei Spalten: „je Stunde“ ist der Satz, den der Kunde bezahlt, „inkl. Fahrt“ der, den er einbringt. Dazu den Anteil der drei größten am Jahr: Liegt der über der Hälfte, ist das kein Umsatz-, sondern ein Risikohinweis. Darunter die Neukunden je Monat und wer seit einem halben Jahr nicht mehr da war — eine Liste, kein Urteil.

Einnahmen & Ausgaben zeigt dieselben Zahlen wie die EÜR, nur monatsweise: Einnahmen, Ausgaben, Ergebnis und die überschlägige Umsatzsteuer-Zahllast, dazu die Ausgaben nach Kategorie. Der Reiter erscheint nur, wenn die Auswertung (EÜR) für Sie freigeschaltet ist.

Gerechnet wird einmal je Nacht, nicht beim Aufrufen: Ein Lauf liest die komplette Rechnungsmappe, alle Belege und den Kalender zweier Jahre. Der Stand steht deshalb oben rechts auf jeder Seite. Ein Teil der Zahlen — offene Forderungen, freie Zeit im Buchungsfenster, Wartelisteneinträge, verschobene und abgesagte Termine — lässt sich später nicht mehr rekonstruieren; diese werden Monat für Monat festgehalten und danach nicht mehr angefasst. Was vor der Freischaltung liegt, fehlt deshalb für immer.

Gerechnet wird nach Zufluss und Abfluss (§ 4 Abs. 3 EStG): Eine Einnahme zählt in dem Jahr, in dem das Geld eingegangen ist, eine Ausgabe in dem Jahr des Abflusses — nicht nach Rechnungs- oder Belegdatum. Deshalb weicht diese Seite bewusst von der Jahresübersicht in Ihrer Excel-Mappe ab, die nach Rechnungsdatum summiert: beide Zahlen stimmen, sie beantworten verschiedene Fragen.

Die Seite zeigt steuerpflichtige und steuerfreie Einnahmen, vereinnahmte Umsatzsteuer, die Ausgaben nach Kategorien, das Ergebnis und eine Checkliste typischerweise fehlender Posten. Bei Bewirtung aus geschäftlichem Anlass zeigt sie die Zeile in voller Höhe und weist die nicht abziehbaren 30 Prozent darunter getrennt aus; das Ergebnis oben ist bereits um sie bereinigt. Ein Kasten unter dem Ergebnis nennt ausdrücklich, was sie nicht berücksichtigt — Abschreibungen und Anlageverzeichnis, private Nutzungsanteile, die Angemessenheit einer Bewirtung, die Umsatzsteuer-Verrechnung, § 11 EStG.

Direkt unter diesem Kasten steht, welche Belege des Jahres eine Anschaffung sein könnten: solche über 800 Euro netto, die hier in voller Höhe als Ausgabe zählen, steuerlich aber über die Nutzungsdauer zu verteilen wären — und aufgeklappt die zwischen 250 und 800 Euro, für die eine Aufzeichnungspflicht besteht. Maßgeblich ist dabei der Nettobetrag, auch wenn Sie keine Vorsteuer abziehen dürfen und die Ausgabe oben brutto zählt. Gerechnet wird daran nichts: Die Liste ist ein Anlass, diese Belege mit Ihrer Steuerberatung durchzugehen, denn ob auf einem Beleg ein einzelnes Gerät oder vierzig Kleinteile stehen, sieht ihm das Programm nicht an. Ein Anlageverzeichnis führt es nicht.

Das ist eine Auswertung, keine Steuererklärung: eine Orientierung und Vorarbeit für Ihre Steuerberatung. Eine Übermittlung an ELSTER ist bewusst nicht vorgesehen.

Betrag, Rhythmus, erster Zahltag und Steuersatz: daraus rechnet die Auswertung die einzelnen Zahlungen. Gerechnet wird nur bis heute — eine im März gerechnete Dezembermiete machte Gewinn und Steuerrücklage zu niedrig.

Kommt zu einem Posten doch jeden Monat eine Rechnung (Telefon, Internet), setzen Sie „Beleg kommt noch“ — nur dann erinnert die Seite an fehlende Belege; für die Miete per Dauerauftrag wäre dieser Hinweis zwölfmal im Jahr falsch. Wird ein Beleg nachgetragen, ersetzt er die gerechnete Zahlung, sodass nichts doppelt zählt.

Ändert sich der Betrag, beenden Sie den alten Posten und legen einen neuen an — rückwirkend alle Zeilen zu überschreiben wäre falsch, die Miete war im Vorjahr niedriger. Zu jedem Posten lässt sich ein Dokument hinterlegen (der Vertrag als Nachweis des Dauerschuldverhältnisses).

Rechnet ein Veranstalter oder Auftraggeber selbst ab und überweist mit eigener Aufstellung, fehlte der Betrag sonst in der Auswertung und im Steuerberater-Paket. Hier erfassen Sie ihn einmal: Betrag, Zufluss- und Abrechnungsdatum, Auftraggeber, Kategorie — und hängen die Abrechnung im selben Formular gleich an, auch mehrere Blätter je Einnahme. Nachreichen geht später jederzeit am fertigen Eintrag.

Bewusst keine Pseudo-Rechnung: Eine Rechnungsnummer ohne Empfänger verbrauchte den Nummernkreis, und im Gutschriftverfahren nach § 14 Abs. 2 UStG rechnet der Auftraggeber ab — eine zweite Rechnung von Ihnen wäre ein umsatzsteuerliches Risiko.

Der Betrag wird aus der Bankbuchung übernommen, nicht aus dem Papier gelesen: eine Veranstalterabrechnung nennt oft vier plausible Summen, zugeflossen ist nur eine davon. Erwartet ein Auftraggeber trotzdem eine Rechnung von Ihnen, markieren Sie den Eintrag als „nur Dokument“ — dann zählt er nicht mit, das Papier bleibt aber aufbewahrt.

Freiwillig, aber lohnend ist das Feld Arbeitszeit: acht Kurstermine à anderthalb Stunden also 12. Nur mit dieser Angabe zählt das Honorar in der Statistik beim „Umsatz je Stunde“ mit — sonst brächte der Kursblock Geld, für das dort keine einzige Stunde steht, und der Satz fiele zu hoch aus. Einträge ohne Stundenangabe bleiben aus dieser Rechnung ganz heraus, mit Betrag und allem.

Das Blatt nennt die Kennzahlen der Umsatzsteuer-Voranmeldung (81 für Umsätze zu 19 %, 86 für 7 %, 66 für Vorsteuer, 83 für die Zahllast) für den gewählten Zeitraum — gerechnet aus Ihren erfassten Rechnungen und Belegen.

Es ist ausdrücklich eine Rechenhilfe zum Abgleich, keine Voranmeldung: die Übertragung an ELSTER machen Sie oder Ihre Kanzlei. Dieselben Zahlen liegen dem Monatsabschluss als Textblatt bei.

Die Seite Auswertung → Steuerberater bündelt, was die Kanzlei braucht. Der Export liefert die Ausgangsrechnungen eines Monats als ZIP mit CSV und allen PDFs; der Monatsabschluss packt zusätzlich Belege, Honorarabrechnungen, das UStVA-Textblatt, die Aufstellung der Rechnungsnummern-Lücken und die Verfahrensdokumentation in eine Datei.

Maßgeblich ist das Rechnungsdatum — danach bucht die Steuerberatung. Stornierte Rechnungen sind bewusst im Paket, damit die Nummernfolge keine unerklärte Lücke hat, zählen aber nicht in die Summen.

Es gibt keinen eigenen Zugang für die Steuerberatung: Sie laden das Paket herunter und leiten es weiter — damit bleibt in Ihrer Hand, wer welche Daten bekommt.

Softwarestand, Belegabläufe, Nummernkreis, Aufbewahrung und Datensicherung trägt das Programm selbst ein; es weiß, wie es arbeitet. Sie ergänzen die organisatorischen Angaben: wer die Belege erfasst, wo die Papieroriginale liegen, wer vertritt, welche Kontrollen es gibt.

Das fertige PDF liegt jedem Monatsabschluss für die Steuerberatung bei. Damit ist die Anforderung erfüllt, ohne dass jemand ein zwanzigseitiges Muster aus dem Internet an die eigene Praxis anpassen muss.

Unter Belege laden Sie Fotos oder PDFs hoch. Eine Texterkennung (OCR) auf unserem eigenen Server — kein Dienst eines Dritten — liest daraus Händler, Belegdatum, Gesamtbetrag und die enthaltene Umsatzsteuer je Satz. Die Verarbeitung beginnt sofort nach dem Hochladen; bis das Ergebnis da ist, können Sie weiterarbeiten.

Erkannte Werte sind ein Vorschlag, kein Ergebnis: Was unsicher ist, wird als unsicher markiert. Beim Prüfen bestätigen oder korrigieren Sie — und was Sie einmal korrigiert haben, merkt sich das System für denselben Händler beim nächsten Mal. Wie gut die Erkennung bei Ihnen läuft, steht als Quote oben auf der Seite.

Für gute Erkennung: kein Blitz (auf glänzendem Kassenbon-Papier entsteht fast immer eine Spiegelung über dem Text), den Beleg flach hinlegen und das Telefon gerade von oben halten, und als Unterlage etwas Glattes und Einfarbiges nehmen — Holz, Marmor, Fliesen oder eine gemusterte Tischdecke verwirren den automatischen Zuschnitt. Mehrere Belege dürfen mit etwas Abstand nebeneinanderliegen und werden einzeln herausgeschnitten. Reicht ein Beleg bis an den Bildrand, weist die Übersicht ihn als möglicherweise abgeschnitten aus: ein archivierter Beleg muss vollständig sein.

Beim Prüfen stehen das Bild und die erkannten Felder nebeneinander. Sie wählen die Ausgabenkategorie (die Kategorien orientieren sich an der Anlage EÜR), tragen bei Bedarf ein abweichendes Zahldatum ein — maßgeblich für die EÜR ist der Tag des Abflusses, nicht das Belegdatum — und markieren, was privat und damit nicht abzugsfähig ist.

Zwei Kategorien schlägt das Programm bewusst nie vor: Bewirtung (geschäftlicher Anlass) und Aufmerksamkeiten (Wartezimmer/Besprechung). Welche zutrifft, entscheidet der Anlass, und der steht nicht auf dem Beleg — dieselbe Platte vom Supermarkt kann beides sein. Bei der Bewirtung erscheinen zwei Pflichtfelder, Anlass und Teilnehmer; ohne sie lässt sich der Beleg nicht übernehmen, denn ohne diese Angaben entfällt nicht ein Drittel des Abzugs, sondern der ganze.

Wie viel eine Praxis dafür ausgeben darf, ist die Frage, die dabei am häufigsten kommt — und sie hat eine klare Antwort: eine Grenze gibt es nicht. Weder das Gesetz noch das Bundesfinanzministerium nennt einen Prozentsatz vom Umsatz für Bewirtung, Snacks oder Getränke; maßgeblich ist allein, ob die Ausgabe nach Anlass angemessen war. Welche Beträge es dagegen wirklich gibt — 70 % bei der Bewirtung, 50 € für Geschenke an Geschäftspartner, 60 € für ein Präsent an Mitarbeiter —, steht gesammelt unter Was zählt als Betriebsausgabe? im Abschnitt „Gibt es eine Obergrenze?“. Was beide Kategorien Monat für Monat ausgemacht haben und wie sie zu Ihren Einnahmen stehen, zeigt die Statistik unter Einnahmen & Ausgaben — als Vergleich mit Ihren eigenen Vormonaten, nicht als Schwelle.

Auf den Beleg geschrieben werden diese Angaben nicht. Anlass und Teilnehmer dürfen getrennt von der Rechnung geführt werden, solange beides eindeutig zusammengehört — und genau das ist der Eintrag am Beleg (BMF-Schreiben vom 30.06.2021). Die Unterschrift, die ein Eigenbeleg auf Papier tragen müsste, ersetzt Ihre Freigabe mit „Prüfen & übernehmen“: sie erfolgt im angemeldeten Zugang und wird mit Zeitpunkt am Beleg festgehalten. Das Verfahren steht in Ihrer Verfahrensdokumentation unter Einstellungen → Verfahrensdokumentation — die Kanzlei findet es dort, ohne nachfragen zu müssen.

Aufpassen müssen Sie nur bei der Rückseite. Bewirtungsbelege aus Gaststätten drucken dort ein Formular für Teilnehmer und Unterschrift, wo ein gewöhnlicher Kassenbon leer bleibt oder Werbung trägt. Lassen Sie das Formular leer, genügt die Vorderseite. Füllen Sie es aus, gehört es zum Beleg und muss mit: dann nehmen Sie beide Seiten über Mehrseitige Rechnung auf. Was auf dem Papier steht und nirgends erfasst ist, ist mit dem Bon weg.

Private Belege bleiben aufbewahrt, erscheinen aber weder in der Auswertung noch im Export. Jeder geprüfte Beleg bekommt eine fortlaufende Belegnummer, die sich nie mehr ändert: zwei Exporte desselben Zeitraums müssen identische Buchungszeilen liefern, sonst bucht die Kanzlei doppelt.

Sie erzeugen einen Upload-Link, den Sie sich als QR-Code ausdrucken oder auf dem Telefon speichern können. Wer ihn hat, kann Belege hochladen — aber nichts sehen und nichts herunterladen. Praktisch für den Bon an der Kasse, für die Praxishilfe oder für den Partner, der etwas mitgebracht hat.

Der Link lässt sich jederzeit zurückziehen und neu erzeugen. Hochgeladene Belege landen im selben Ordner und durchlaufen dieselbe Erkennung wie alle anderen.

Die Übersicht zeigt, wohin das Geld geht: Summen je Kategorie, Verlauf über die Monate, enthaltene Vorsteuer und die Belege, bei denen der Steuersatz noch unklar ist. Von dort führt jede Zeile zurück zum einzelnen Beleg.

Der Export liefert die Belege eines Zeitraums als ZIP mit Bilddateien und einer CSV, die je Beleg Datum, Händler, Betrag, Steuersatz, Kategorie und Belegnummer nennt — passend für den Import in die Buchhaltung. Der Belege-Teil liegt außerdem jedem Monatsabschluss bei.

Weil Bilder Platz brauchen, lässt sich ein bereits exportierter Zeitraum anschließend löschen. Wie viele Belege je Jahr gelöscht wurden, bleibt vermerkt — sonst wäre die Auswertung für ein abgeschlossenes Jahr still zu niedrig.

Die Ordnerstruktur folgt dem Ablauf: Rechnungen-neu, -offen, -bezahlt, -storniert, dazu Kontoauszüge, Belege, Backup und die Ablagen für Angebote, Verträge, hinterlegte Dokumente und Honorarabrechnungen. Rechnungen wandern beim Bezahlen selbstständig in den passenden Ordner.

Mehrere Dateien lassen sich ankreuzen und gemeinsam verschieben oder als ZIP herunterladen; eigene Ordner können Sie anlegen. Umbenennen geht über den Stift — die Dateiendung bleibt dabei immer erhalten, auch wenn jemand sie mit eintippt. Wo der Dateiname der Schlüssel ist (Rechnungs-PDFs, Belege, AGB- und Terminvereinbarungs-Fassungen), ist Umbenennen gesperrt: dort risse es eine Verbindung, ohne dass sich etwas meldete.

Im Ordner Backup liegt für jeden Stand eine ZIP-Datei mit allem, was Ihnen gehört: Kalender, Excel-Mappe, Rechnungs-PDFs, Belege, Verträge, Einstellungen. Sie können sie jederzeit selbst herunterladen — es gibt keinen Zustand, in dem Ihre Daten nur bei uns liegen.

Zusätzlich geht jede Nacht eine verschlüsselte Kopie an einen zweiten Server in einem anderen deutschen Rechenzentrum. Verschlüsselt heißt: dort liegt sie so, dass sie ohne den Schlüssel aus unserem System nicht zu lesen ist.

Bei jedem Update ist Ihr Zugang für einige Sekunden nicht erreichbar; in dieser Zeit erscheint eine erklärende Seite statt einer Fehlermeldung. Die Seite Einstellungen → Verfügbarkeit zeigt, wann das war und wie lange es dauerte.

Unterschieden wird dabei, ob jemand betroffen war: Ein Update kurz vor Mitternacht, das niemand gesehen hat, steht in hellem Grün und zählt nicht als spürbarer Ausfall; eine Wartezeit mitten in der Terminbuchung steht rot. Getrennt ausgewiesen sind auch Störungen ohne Update — also die Fälle, die sonst niemandem auffielen.

Solange weniger als 24 Stunden gemessen wurden, steht dort kein Prozentwert, sondern ein Strich: Eine Verfügbarkeit von „88,9 %“ aus anderthalb Minuten Messzeit wäre rechnerisch richtig und trotzdem eine Falschaussage.

Jeder Zugang läuft in einem eigenen, abgeschotteten Container mit eigenem Datenbestand — es gibt keine gemeinsame Datenbank, in der die Daten mehrerer Praxen nebeneinanderlägen. Die Server stehen in Deutschland, die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt, es gibt kein Tracking und keine Werbenetzwerke.

Die Anwendung wird regelmäßig nach OWASP-Methodik geprüft; die Befunde werden behoben und dokumentiert. Zu jedem Zugang gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, dazu ein fertiger Mustertext für Ihre eigene Datenschutzerklärung und für die Informationspflichten gegenüber Kunden. Mehr dazu auf den Seiten Datensicherheit und DSGVO & AVV.

Unter Einstellungen → Kontakt schreiben Sie direkt aus der Anwendung; Ihr Zugang und die Programmversion gehen automatisch mit, damit niemand danach fragen muss. Wünsche für neue Funktionen sind ausdrücklich willkommen — in der Einführungsphase entscheidet der meistgenannte Wunsch, was als Nächstes gebaut wird.

Unter Einstellungen → Vertrag & Kündigung kündigen Sie, samt vollständigem Datenexport. Was Ihnen gehört, bekommen Sie mit, und was danach gelöscht wird, ist gelöscht.