Stand: 15. Juli 2026 · Bildschirmfotos aus vTzR.de v1.47.0 — einzelne Details können sich seither geringfügig weiterentwickelt haben, der Ablauf selbst bleibt gleich.
Direkt nach der Anmeldung führt Sie ein Assistent in etwa zehn Minuten durch alle Einstellungen, die für den laufenden Betrieb nötig sind. Jeder Schritt erklärt kurz, wofür die Angabe gebraucht wird, und schlägt sinnvolle Vorgaben vor — die meisten Schritte sind optional und lassen sich überspringen. Sie können jederzeit unterbrechen; der Assistent merkt sich, wo Sie waren, und lässt sich später über Verwaltung → Konto wieder öffnen.
Die Startseite des Assistenten gibt einen Überblick über alle folgenden Schritte. Bis die Einrichtung abgeschlossen ist, sind Musterdaten hinterlegt (fiktive Praxis „Eva Musterfrau“) — so lässt sich das System schon während der Einrichtung ausprobieren, ohne dass echte Daten nötig sind.
Name, Adresse und E-Mail für den Rechnungskopf — genau wie auf Briefpapier. Die E-Mail-Adresse erscheint zusätzlich als Kontaktadresse auf der Rechnung und empfängt System-Hinweise.
IBAN und BIC, damit Kunden den Rechnungsbetrag überweisen können — die IBAN wird beim Speichern automatisch auf Tippfehler geprüft. Optional lässt sich ein GiroCode (QR-Code) auf jeder Rechnung aktivieren, den Banking-Apps direkt einlesen, ohne dass jemand etwas abtippen muss.
Das Logo erscheint oben auf Rechnungen und auf der öffentlichen Terminvergabe-Seite. Am besten eignet sich eine PNG-Datei mit transparentem Hintergrund; Position und Größe lassen sich frei einstellen. Ohne Logo wird die Rechnung einfach ohne Bild erzeugt.
Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer (§ 14 UStG) — zur Wahl stehen vier Schemata, etwa Kundenkürzel oder Präfix mit Jahr. Die laufende Nummer vergibt das System danach automatisch. Wer von einem anderen System umsteigt, kann die bestehende Zählung nahtlos fortsetzen.
Hier wird festgelegt, welche Leistungen abgerechnet werden: pauschale Therapie-Sitzungen, Heilpraktiker-Abrechnung nach Gebührenverzeichnis (GebüH) oder frei benannte Leistungsarten mit eigenem Stundensatz, etwa Supervision oder Coaching. Mindestens eine Leistungsart muss aktiv sein — alles lässt sich später jederzeit ergänzen.
Steuert, wann Rechnungen entstehen und wann sie fällig sind. Jede Nacht schaut das System in den Kalender und erzeugt aus vergangenen Terminen automatisch Rechnungen; überfällige Rechnungen werden in der Übersicht erst gelb, später rot markiert. Die Vorgaben sind praxiserprobt — meist reicht es, sie zu übernehmen.
Bestimmt Farbe, Schriftart und Texte des Rechnungs-PDFs. Drei Vorlagen (Klassisch, Modern, Dezent) lassen sich mit einem Klick übernehmen; „Speichern & Vorschau“ öffnet sofort eine Beispielrechnung mit den eigenen Daten. Ohne Änderungen gilt das bewährte Standard-Layout.
Zugangsdaten der Praxis-E-Mail-Adresse für automatische Buchungsbestätigungen an Kunden, Benachrichtigungen über neue Terminanfragen und — sofern das Kundenportal aktiv ist — E-Mail-Rechnungen. Ohne diese Angaben funktioniert alles außer dem Mailversand. Nach dem Eintragen empfiehlt sich „Speichern & Test-Mail senden“.
Kunden melden sich mit einem eigenen Login an, sehen ihre Rechnungen und laden sie als PDF — ohne Versand per unverschlüsselter E-Mail. Besonders bei Rechnungen mit Gesundheitsdaten (etwa Heilpraktiker-Diagnosen) die datenschutzfreundlichere Variante. Lässt sich jederzeit später über Verwaltung → Konto aktivieren. Mehr dazu auf der Seite Kundenportal.
Übersicht aller Angaben mit Sprung zurück in jeden Schritt über „ändern“. Fehlen noch Pflichtangaben, weist das System darauf hin. Vor dem Abschluss erinnert eine Checkliste an Leistungsvertrag, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und die DSGVO-Informationspflichten. Mit „Einrichtung abschließen“ geht das System in den Normalbetrieb — alle Angaben lassen sich danach jederzeit unter Verwaltung → Konto ändern.
Nach dem Abschluss läuft der Alltag automatisch weiter — hier drei Beispiele aus dem laufenden Betrieb.
Termine werden wie bisher im Kalender eingetragen — Feiertage und Schulferien sind bereits automatisch hinterlegt.
Ein neuer Kunde entsteht einfach durch den ersten Termin: Der Terminname im Kalender ist zugleich der Kundenname. Beim ersten Rechnungsversuch findet das System dazu noch keine Angaben — die Zeile erscheint in der Rechnungsübersicht rot markiert, mit genauer Auflistung der fehlenden Felder (etwa Rechnungsadresse, Leistungsart, Stundensatz). Diese trägt der Mandant einmalig auf der Kunden-Seite ein; von da an erzeugt jeder künftige Termin mit demselben Namen automatisch eine fertige PDF-Rechnung.
Jede Nacht erzeugt das System aus vergangenen Terminen automatisch die passenden Rechnungen — in der Übersicht jederzeit im Blick.
Für die Zustellung gibt es drei Wege: die PDF-Rechnung selbst herunterladen und per Post oder eigener E-Mail verschicken, das Kundenportal, oder — falls gewünscht — den automatischen E-Mail-Versand. Für das Portal legt das System einmalig ein leicht übermittelbares Einmalpasswort an (z. B. „Katze37“); der Kunde muss es beim ersten Login sofort durch ein eigenes ersetzen. Danach erscheinen neue Rechnungen automatisch zum Download im Portal, inklusive E-Mail-Benachrichtigung. Wünscht ein Kunde stattdessen den direkten Versand als E-Mail-Anhang, lässt sich auch das freischalten — die Einwilligung wird dokumentiert und als PDF abgelegt.
Im Datei-Bereich gibt es einen eigenen Ordner „Kontoauszüge“: Dort lässt sich der Kontoauszug als ISO-20022-XML (camt), CSV-Umsatzexport der gängigen Banken oder Norisbank-PDF hochladen — eine Anleitung für die eigene Bank ist direkt verlinkt. Erkennt das System darin eine passende Zahlung (Betrag und Rechnungsnummer im Verwendungszweck), markiert es die Rechnung automatisch als bezahlt und verschiebt die PDF-Datei in den Ordner „Rechnungen-bezahlt“ — sofort per Klick auf „Kontoauszug abgleichen“ oder beim nächsten nächtlichen Lauf. In der Rechnungsübersicht erscheinen bezahlte Rechnungen danach grün hinterlegt, überfällige — wie beim Zahlungsziel eingestellt — zunächst gelb, später rot.
Alle Kontakte und deren Rechnungen sind an einer Stelle versammelt — inklusive Zuordnung über den Terminnamen. Die Übersicht lässt sich an den eigenen Bedarf anpassen: Über „Spalten ein-/ausblenden“ wählt man aus, welche Angaben angezeigt werden. Und Kunden lassen sich zeilenweise ausblenden — etwa wenn mit einem Kunden aktuell keine Projekte laufen, wahrt das die Übersicht. Ausgeblendete Kunden bleiben mit allen Daten erhalten und können jederzeit mit einem Klick wieder eingeblendet werden.
