Für Heilpraktiker, Therapeuten & Selbstständige
Sie tragen Ihre Termine ein wie immer. Aus jedem Termin entsteht ganz von selbst eine fertige Honorarrechnung als PDF — datenschutzkonform auf einem Server in Deutschland, ohne US-Cloud und ohne teure Software, die Sie nicht brauchen.
Jede Nacht verwandelt sich jeder Termin des Tages ganz von selbst in eine fertige Rechnung — wie das genau abläuft, sehen Sie unten ↓
Vom Termin bis zum bestätigten Zahlungseingang — den ganzen Weg erledigt das System ganz von selbst.
Mit Liebe entwickelt für
Kleine Alltagssorgen, die sich summieren — und die vTzR.de Ihnen abnimmt.
Wer ist wann im gemeinsamen Behandlungsraum? Doppelbuchungen und fehlende Übersicht kosten bares Geld und gute Nerven.
Nach jedem Termin eine Honorarrechnung öffnen, ausfüllen, speichern, versenden — dieser Aufwand summiert sich auf Stunden im Monat.
Patientendaten in amerikanischen Clouds? Das ist ein DSGVO-Risiko — und ein ungutes Gefühl, das nicht sein muss.
Ein vollständiges System für Ihre Praxis — von uns eingerichtet, betrieben und gepflegt.
Ihre Daten liegen ausschließlich auf einem Server in Deutschland. Betrieben auf bewährter Open-Source-Basis (Linux, Python) — keine versteckten Datenabflüsse, keine Abhängigkeit von US-Konzernen.
iOS, Android, macOS, Windows, Thunderbird — CalDAV ist ein offener Standard. Keine neue App, keine Einarbeitung. Sie nutzen den Kalender, den Sie schon kennen.
Bidirektionale Synchronisation zwischen mehreren Personen oder Kollegen. Freie Slots werden automatisch gesperrt wenn Ihr Tageslimit erreicht ist. Konflikte werden sofort per E-Mail gemeldet.
Jeder Termin im Kalender wird täglich zur fertigen PDF-Rechnung. Dateiname = Rechnungsnummer. Verschiedene Abrechnungsmodelle werden unterstützt: steuerbefreit, mit MwSt., und mehrere Positionen pro Termin.
Alle Kontakte, Rechnungsadressen und Konditionen in einer einzigen .xlsx-Datei. Sie können Änderungen direkt in der Weboberfläche vornehmen und die Daten jederzeit als xlsx-Datei exportieren. Neue Kunden werden automatisch angelegt. Kein Vendor-Lock-in — die Datei gehört Ihnen.
Kalender, Excel-Datei und alle PDFs werden jede Nacht gesichert. Aufbewahrung: 7 Tagesversionen, 4 Wochenversionen, 3 Monatsversionen — direkt über Ihren Zugang herunterladbar. Zusätzlich verschlüsseltes Offsite-Backup in einem zweiten deutschen Rechenzentrum.
Das System liest Ihre Kontoauszüge ein und erkennt automatisch, welche Rechnungen bezahlt wurden — anhand von Rechnungsnummer und Betrag. Bezahlte Rechnungen werden sofort markiert und mit Datum versehen. Unterstützt werden u. a. Sparkassen, Volksbanken/Raiffeisenbanken, apoBank, ING, DKB, comdirect, Commerzbank, Deutsche Bank, Postbank, Targobank und Norisbank — zur vollständigen Liste mit Anleitungen. Ihre Bank ist nicht dabei? Fragen Sie uns.
Kunden buchen freie Slots direkt über eine individuelle Buchungsseite — ohne Anmeldung, ohne App. Termine landen automatisch im Kalender. Konfigurierbar: Buchungsvorlauf, Mittagspause, maximale Termine pro Tag, Pufferzeiten und individueller Buchungstext. Bereits gebuchte Slots und Tage mit vollem Kontingent werden automatisch ausgeblendet.
Jede Rechnung wird automatisch als gesetzeskonforme E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (EN 16931) erstellt — ein maschinenlesbares XML ist direkt in die PDF eingebettet. Ab 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; viele Auftraggeber fordern sie bereits heute. Kein zusätzlicher Aufwand: die Umstellung passiert im Hintergrund.
Jede PDF-Rechnung enthält automatisch einen GiroCode (QR-Code nach EPC-Standard) — Kunden scannen ihn mit ihrer Banking-App und die Überweisung ist vorausgefüllt: Betrag, IBAN und Verwendungszweck (Rechnungsnummer) korrekt eingetragen. Keine Tippfehler, keine Rückfragen.
Zusätzlich zu den täglichen Backups wird jede Nacht eine verschlüsselte Kopie in ein zweites deutsches Rechenzentrum übertragen. Entschlüsseln lässt sie sich nur mit einem eigens dafür erzeugten Schlüssel, der ausschließlich offline verwahrt wird — selbst bei einem Totalausfall des Hauptsystems oder Zugriff auf den Backup-Server bleiben Ihre Daten sicher und wiederherstellbar.
Jede neue Rechnung wird dem Kunden automatisch zugestellt — über das Kundenportal wählt er selbst, wie: als reine Benachrichtigung ohne Rechnungsdaten, als passwortgeschützter PDF-Anhang oder, mit ausdrücklicher Einwilligung, unverschlüsselt direkt in der E-Mail.
Ein Buchungssystem gibt Ihnen einen Termin. Bei vTzR.de wird aus genau diesem Termin über Nacht die fertige Honorarrechnung — ohne dass Sie ihn ein zweites Mal eintippen.
Ihre Kunden öffnen Ihre persönliche Buchungsseite, wählen einen freien Termin und sind fertig — ohne Kundenkonto, ohne Passwort, ohne App. Belegte Zeiten und Tage mit vollem Kontingent sind gar nicht erst sichtbar.
Sie entscheiden, wie gebucht wird: verbindlich direkt in den Kalender oder zunächst als Terminanfrage, die Sie in Ruhe bestätigen oder ablehnen. Neukunden sind dabei als solche gekennzeichnet.
Gebuchte Termine erscheinen sofort in dem Kalender, den Sie ohnehin nutzen — iPhone, Android, Outlook oder Thunderbird über den offenen Standard CalDAV. Kein zweiter Kalender, den Sie zusätzlich im Blick behalten müssen.
Buchungsvorlauf, Mittagspause, Pufferzeit zwischen zwei Terminen, maximale Termine pro Tag, verschiedene Terminarten mit eigener Dauer sowie Feiertage und Schulferien — alles einstellbar. Auf Wunsch hält das System einen Teil der Woche automatisch für Ihre Stammkunden frei.
Die Buchungsdaten Ihrer Kunden verlassen Deutschland nicht — keine US-Cloud, kein Tracking auf der Buchungsseite. Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen wir mit Ihnen ab; den passenden Mustertext für Ihre Datenschutzerklärung finden Sie fertig formuliert in Ihrer Verwaltung.
Der gebuchte Termin trägt bereits alles, was die Rechnung braucht: Kunde, Datum und Terminart. In der Nacht entsteht daraus die fertige PDF-Rechnung mit Rechnungsnummer und scanbarem GiroCode — ganz ohne weiteres Zutun.
Viele Terminbuchungs-Dienste werden auf Servern außerhalb Deutschlands und der EU betrieben — wer sie nutzt, muss sich selbst um Drittlandtransfers, Auftragsverarbeitungsverträge und passende Datenschutztexte kümmern. Bei vTzR.de bleiben Ihre Daten in Deutschland, und die wichtigsten Unterlagen legen wir Ihnen gleich mit dazu.
Beim ersten Anmelden nimmt Sie der Einrichtungsassistent an die Hand und führt Sie Schritt für Schritt durch alle Einstellungen — von Ihren Praxisangaben über Leistungen und Preise bis zur Bankverbindung, zum Rechnungsdesign und zum E-Mail-Versand. Zu jedem Feld gibt es ein verständliches Beispiel, Eingaben wie IBAN und BIC werden sofort auf Tippfehler geprüft, und Sie können jederzeit unterbrechen und später weitermachen. Ganz ohne Handbuch — und wenn Sie mögen, richten wir gemeinsam mit Ihnen ein.
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen wir mit jedem Kunden ab — mit einer eigenen Fassung für Heilberufe, die Gesundheitsdaten besonders berücksichtigt. Für die Online-Terminvergabe finden Sie direkt in Ihrer Verwaltungsoberfläche einen fertig vorformulierten Mustertext für Ihre Datenschutzerklärung: Er beschreibt genau, welche Daten die Software verarbeitet, wo sie gespeichert werden und wie lange — zum Übernehmen mit einem Klick. Dazu erhalten Sie unsere dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) für Ihre eigenen Unterlagen.
Während der Einführungsphase 2026 wird jeden Monat die meistgewünschte Funktion entwickelt und automatisch für alle Abonnenten freigeschaltet. Kein Upgrade, kein Aufpreis — einfach da.
Ihre Praxisdaten sind uns anvertraut — so gehen wir damit um.
Ihre Daten verlassen niemals einen deutschen Serverstandort. Wir haben eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit dem Rechenzentrumsbetreiber abgeschlossen.
Betrieb auf bewährtem Open-Source-Fundament (Linux, Python) — keine proprietäre Blackbox, keine Abhängigkeit von einzelnen US-Anbietern.
Kundendaten in .xlsx, Rechnungen als PDF, Kalender als ICS — alles exportierbar, alles gehört Ihnen.
Wir führen regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests durch, damit Ihre Praxisdaten zuverlässig geschützt bleiben.
Noch unsicher? Hier sind die häufigsten Fragen.
Ja — das System ist genau auf diese Berufsgruppen zugeschnitten. Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden, Osteopathen und Coaches erstellen damit ihre Honorarrechnungen vollautomatisch. Steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 14 UStG werden vollständig unterstützt: Die Rechnung wird korrekt ohne Mehrwertsteuerausweis erstellt. Auch gemischte Modelle (z. B. GebüH-Anteil + Privatanteil) sind möglich.
Ja. Sie erhalten eine eigene Buchungsseite, auf der Ihre Kunden freie Termine sehen und selbst buchen — ohne Anmeldung, ohne Kundenkonto und ohne App. Sie legen fest, ob sofort verbindlich gebucht wird oder ob zunächst eine Terminanfrage bei Ihnen eingeht, die Sie bestätigen oder ablehnen. Gebuchte Termine erscheinen unmittelbar in Ihrem gewohnten Kalender (CalDAV), bereits belegte Zeiten werden gar nicht erst angeboten. Buchungsvorlauf, Pausen, Pufferzeiten, Terminarten und maximale Termine pro Tag stellen Sie selbst ein. Und weil jeder Termin ohnehin zur Rechnung wird, entsteht aus der Buchung ganz von selbst die fertige Honorarrechnung. Alle Einzelheiten auf der Seite Online-Terminbuchung.
Die Buchungsseite läuft auf demselben Server in Deutschland wie Ihre übrigen Daten — ohne Übermittlung in Länder außerhalb der EU, ohne Tracking und ohne eingebundene Dienste Dritter. Über die Terminbuchung verarbeiten Sie personenbezogene Daten Ihrer Kunden; dafür schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab, für Heilberufe in einer eigenen Fassung mit besonderem Augenmerk auf Gesundheitsdaten. Den passenden Abschnitt für Ihre eigene Datenschutzerklärung stellen wir Ihnen als vorformulierten Mustertext in der Verwaltungsoberfläche bereit — als unverbindliche Formulierungshilfe, die keine Rechtsberatung ersetzt.
Nein. Wir richten alles ein, testen gemeinsam mit Ihnen und schulen Sie in der Nutzung. Im laufenden Betrieb müssen Sie lediglich Ihren Kalender pflegen — alles andere läuft automatisch.
Nach dem ersten Anmelden führt Sie der Einrichtungsassistent in zehn kurzen Schritten durch alle Einstellungen: Praxisangaben, Leistungen und Preise, Bankverbindung, Rechnungsdesign und E-Mail-Versand. Zu jedem Feld sehen Sie ein verständliches Beispiel, Eingaben wie IBAN oder BIC werden sofort auf Tippfehler geprüft, und Sie können jederzeit unterbrechen und später weitermachen. Wer lieber gemeinsam einrichtet: Wir begleiten Sie gern persönlich dabei.
Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert — ohne Übermittlung in Länder außerhalb der EU. Mit jedem Kunden schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab, für Heilberufe in einer eigenen Fassung mit besonderem Augenmerk auf Gesundheitsdaten. Für die Online-Terminvergabe stellen wir Ihnen zusätzlich einen vorformulierten Mustertext für Ihre Datenschutzerklärung bereit — direkt in der Verwaltungsoberfläche, zum Übernehmen mit einem Klick. Der Mustertext ist eine unverbindliche Formulierungshilfe und keine Rechtsberatung; die Prüfung Ihres konkreten Einzelfalls ist Rechtsanwälten und Datenschutzbeauftragten vorbehalten — technische Fragen zur Datenverarbeitung beantworten wir Ihnen dagegen jederzeit gern.
Ja, genau dafür ist das System ausgelegt. Die Kalender mehrerer Nutzer werden bidirektional synchronisiert. Freie Slots werden automatisch gesperrt, sobald eine Partei bucht — und bei Überschneidungen erhalten alle sofort eine E-Mail. Datenschutz: Jeder Nutzer hat seinen eigenen, vollständig getrennten Bereich. Ihr Raumpartner sieht ausschließlich Ihre Verfügbarkeiten — niemals Patientennamen, Rechnungen oder sonstige Daten.
Steuerbefreite Leistungen (z.B. nach §4 Nr. 14a UStG), Leistungen mit MwSt., geteilte Rechnungen (z.B. GebüH-Anteil + Privatanteil) und Raummiete. Die Konditionen pro Kunde sind frei konfigurierbar.
Sehr wahrscheinlich ja. Direkt unterstützt werden die Umsatz-Exporte von Sparkassen, Volksbanken und Raiffeisenbanken (ebenso GLS Bank, PSD Banken und Sparda-Banken), apoBank, ING, DKB, comdirect, Commerzbank, Deutscher Bank, Postbank und Targobank; Auszüge der Norisbank lesen wir direkt als PDF ein. Zusätzlich funktioniert das Banken-Standardformat ISO-20022-XML („camt") jedes Instituts — die vollständige, laufend wachsende Liste mit Anleitungen finden Sie auf der Seite Unterstützte Banken. Ihr Institut ist nicht dabei? Schreiben Sie uns einfach — wir prüfen die Anbindung.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Kleinunternehmer bis 800.000 € Jahresumsatz haben bis Ende 2028 Zeit. Steuerbefreite Leistungen — z.B. von Heilpraktikern nach § 4 Nr. 14 UStG — sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen, können die E-Rechnung aber freiwillig nutzen. vTzR.de erstellt seit Juni 2026 automatisch jede Rechnung im ZUGFeRD-Format (EN 16931) — kein zusätzlicher Aufwand für Sie.
Sie erhalten alle Ihre Daten als vollständiges Backup: Excel-Datei, alle PDF-Rechnungen und Ihren Kalender als ICS-Datei. Kein Vendor-Lock-in, keine versteckten Abhängigkeiten. Nach Ihrer Bestätigung wird Ihr gesamter Kundencontainer mit allen gespeicherten Daten unwiderruflich und vollständig gelöscht — kein Datensatz bleibt zurück.
Jede App, die CalDAV unterstützt: die eingebaute Kalender-App auf iPhone und Android, macOS Kalender, Outlook, Thunderbird und viele weitere. Sie müssen nichts Neues installieren oder lernen.
Schreiben Sie uns — wir melden uns für einen unverbindlichen Demo-Termin.