Ihre Patienten buchen selbst. Die Rechnung entsteht aus derselben Buchung.

Ein gewöhnliches Buchungssystem endet mit dem Termin. Hier trägt der Termin bereits alles, was die Rechnung braucht: Kunde, Datum und Terminart. In der folgenden Nacht wird daraus ganz von selbst die fertige PDF-Rechnung.

Gleich hier ausprobieren

Der Knopf unten ist keine Abbildung. Es ist das echte Buchungs-Widget unseres Demo-Zugangs, eingebunden mit genau der einen Zeile, die auch auf Ihrer eigenen Website stünde. Die Buchungsseite öffnet sich in einem Fenster über dieser Seite, Ihr Besucher bleibt also, wo er ist.

So bucht Ihr Kunde

1. Link öffnen. Sie erhalten eine eigene Buchungsseite mit Ihrem Praxisnamen, Ihrem Logo, Ihrer Akzentfarbe und Ihrem eigenen Begrüßungstext. Den Link setzen Sie auf Ihre Website, in Ihre E-Mail-Signatur oder auf die Visitenkarte.
2. Freien Termin wählen. Angezeigt wird ausschließlich, was tatsächlich frei ist. Belegte Zeiten, Tage mit erreichtem Tageslimit, Mittagspausen, Feiertage Ihres Bundeslandes und Schulferien tauchen gar nicht erst auf.
3. Name und Kontakt eintragen, fertig. Kein Passwort, keine Registrierung, keine App. Die Bestätigung geht sofort per E-Mail heraus, auf Wunsch mit Kalenderdatei im Anhang oder als Download-Link, samt automatischer Erinnerung vor dem Termin.

Terminanfrage statt Sofortbuchung: Sie entscheiden

Nicht jeder soll ungefragt in Ihren Kalender schreiben dürfen. Deshalb legen Sie getrennt fest, was für Neukunden und was für Bestandskunden gilt: verbindliche Sofortbuchung oder zunächst eine unverbindliche Terminanfrage, die bei Ihnen eingeht und die Sie in Ruhe bestätigen oder absagen. Neukunden sind als solche gekennzeichnet, auf Wunsch gehen Ihre AGB gleich mit der Bestätigung hinaus. Über jede Buchung und jede Anfrage informiert Sie eine E-Mail an die Adresse Ihrer Wahl, auf Wunsch zusätzlich eine Push-Nachricht auf Handy oder Tablet.

Ist gerade nichts Passendes frei, trägt sich der Interessent auf die Warteliste ein und erhält automatisch eine Nachricht, sobald etwas frei wird. Und wer seinen Termin verschieben muss, erledigt das über einen persönlichen Link in der Bestätigung selbst, ohne anzurufen.

Die Termine landen in Ihrem eigenen Kalender

vTzR.de ist kein zweiter Kalender, den Sie zusätzlich im Blick behalten müssen. Gebuchte Termine erscheinen unmittelbar in der Kalender-App, die Sie schon benutzen: iPhone, Android, macOS, Outlook oder Thunderbird, über den offenen Standard CalDAV. Umgekehrt gilt dasselbe: Tragen Sie dort einen privaten Termin ein, ist die Zeit auf der Buchungsseite sofort nicht mehr buchbar. Auch ein weiterer externer Kalender lässt sich einbinden, damit dessen Termine ebenfalls blockieren.

Teilen Sie sich einen Behandlungsraum, sperrt eine Buchung die Zeit automatisch auch für Ihren Raumpartner. Der sieht dabei ausschließlich Ihre Verfügbarkeit, niemals Namen oder sonstige Daten.

Ihre Zeiten, Ihre Regeln

Was buchbar ist, bestimmen allein Sie. Einstellbar sind unter anderem:

• Arbeitstage und Arbeitszeiten, je Wochentag unterschiedlich, wenn Sie möchten
• Mittagspause sowie Pufferzeiten vor und nach jedem Termin
• Terminarten mit jeweils eigener Dauer, etwa Erstanamnese 60 Minuten, Folgetermin 30 Minuten
• Zeitraster der angebotenen Termine
• Mindestvorlauf für Buchungen und wie viele Wochen im Voraus überhaupt gebucht werden kann
• Höchstzahl an Terminen und maximale Arbeitszeit pro Tag
• Feiertage nach Bundesland und Schulferien, automatisch ausgenommen
• Texte für Begrüßung, Bestätigung, Absage und Anfrage, in Ihren eigenen Worten

Wer regelmäßig kommt, soll nicht plötzlich vor einem vollen Kalender stehen. Auf Wunsch hält das System automatisch einen einstellbaren Anteil jeder Woche für Ihre Stammkunden frei, ohne dass Sie selbst Platzhalter eintragen müssen.

Mehrere Termine auf einmal: die Vorausplanung

Für Kunden, die in festen Abständen kommen, gibt es einen persönlichen Planungslink. Damit fragt Ihr Kunde gleich mehrere Wunschtermine über einen längeren Zeitraum auf einmal an, die Sie gesammelt bestätigen. Auf Wunsch entsteht daraus ein Terminvertrag als PDF. Auch Videotermine und Termine bei Ihrem Kunden vor Ort lassen sich so planen.

DSGVO-konform, Server in Deutschland

Über eine Online-Terminbuchung verarbeiten Sie personenbezogene Daten Ihrer Kunden, bei Heilberufen zusätzlich in einem besonders geschützten Umfeld. Deshalb:

• Die Buchungsseite läuft auf demselben Server in Deutschland wie Ihre übrigen Daten, ohne Übermittlung in Länder außerhalb der EU.
• Kein Tracking, keine Werbenetzwerke, keine eingebundenen Dienste Dritter auf der Buchungsseite.
• Wir schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab, für Heilberufe in einer eigenen Fassung mit besonderem Augenmerk auf Gesundheitsdaten.
• Den passenden Abschnitt für Ihre eigene Datenschutzerklärung finden Sie fertig formuliert in Ihrer Verwaltungsoberfläche. Er ist eine Formulierungshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung.
• Impressum und Datenschutzerklärung Ihrer Praxis verlinken Sie direkt auf der Buchungsseite.

Von der Terminbuchung zur Honorarrechnung

Hier schließt sich der Kreis. Der gebuchte Termin steht in Ihrem Kalender, und in der folgenden Nacht entsteht daraus automatisch die fertige Honorarrechnung als PDF: mit fortlaufender Rechnungsnummer, auf Wunsch im ZUGFeRD-Format als E-Rechnung und mit scanbarem GiroCode für die Überweisung. Steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 14 UStG werden korrekt ohne Mehrwertsteuerausweis abgerechnet. Zugestellt wird über das Kundenportal oder per E-Mail.

Sie tragen nichts doppelt ein, tippen keinen Namen ab und öffnen keine Rechnungsvorlage. Vom Buchungswunsch bis zur zugestellten Rechnung müssen Sie kein einziges Mal selbst eingreifen.

Für wen sich das eignet

Entwickelt für Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden, Osteopathen, Therapeuten, Coaches, Berater, Freiberufler und Kleingewerbetreibende. Überall dort, wo Termine der Ausgangspunkt der Abrechnung sind und niemand eine halbe Stelle für Terminverwaltung übrig hat.