Datenschutz und DSGVO
Ihre Patienten- und Kundendaten bleiben in Deutschland. Den Auftragsverarbeitungsvertrag, die technischen und organisatorischen Maßnahmen und einen Mustertext für Ihre Datenschutzerklärung liefern wir gleich mit, ohne Aufpreis und ohne dass Sie etwas anfordern müssten.
Auf einen Blick
Keine Übermittlung in Länder außerhalb der EU, kein US-Cloud-Anbieter. Ihre Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt einen deutschen Serverstandort. Mit dem Rechenzentrumsbetreiber besteht eine eigene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird mit jedem Kunden abgeschlossen, ohne Aufpreis und ohne eigene Verhandlung. Bei der Online-Anmeldung entsteht er zusammen mit dem Leistungsvertrag als personalisiertes PDF.
Für die Online-Terminvergabe steht ein fertig vorformulierter Abschnitt direkt in der Verwaltungsoberfläche bereit, zum Übernehmen mit einem Klick. Er beschreibt, welche Daten die Software verarbeitet, wo und wie lange.
Jeder Kunde erhält einen vollständig isolierten Container. Kein Zugriff auf fremde Daten, auch nicht bei geteilten Behandlungsräumen: Der Raumpartner sieht Belegungen, nie Namen.
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen liegen schriftlich vor, für Ihre eigenen Unterlagen und als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden.
Excel-Kundenkartei, alle PDF-Rechnungen und der Kalender als ICS, als vollständiges Backup. Danach wird Ihr Container unwiderruflich gelöscht.
Über das Kundenportal kommen Rechnungen verschlüsselt per HTTPS an. Anders als bei unverschlüsseltem E-Mail-Versand sind sie für Google, Microsoft und andere Postfachbetreiber nicht mitlesbar.
Acht Sicherheitsaudits nach OWASP-Methodik zwischen Juni und Oktober 2026, ohne kritische oder hohe Befunde. Datenschutz auf dem Papier ist nur die halbe Miete.
Zur SicherheitsübersichtFür Fachfremde erklärt
Sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten Ihrer Kunden oder Patienten für Sie speichert oder verarbeitet, hier Termine, Kontaktdaten und Rechnungen, schreibt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor. Er regelt, was der Dienstleister darf, wie die Daten geschützt werden und was bei Vertragsende geschieht. Sie bleiben verantwortlich, wir verarbeiten in Ihrem Auftrag. Ohne AVV drohen Bußgelder, unabhängig davon, ob tatsächlich etwas schiefgeht.
Termindaten in einer Heilpraktiker- oder Therapiepraxis lassen häufig Rückschlüsse auf die Gesundheit zu und sind damit besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Für Heilberufe schließen wir deshalb eine eigene AVV-Fassung ab, die dem erhöhten Schutzbedarf Rechnung trägt.
So läuft es ab: Den AVV schließen wir automatisch mit jedem Kunden ab. Bei der Online-Anmeldung erhalten Sie Leistungsvertrag und AVV als personalisierte PDF-Dokumente, stimmen per Klick und Bestätigungs-E-Mail zu und bekommen anschließend alle Vertragsdokumente mit einem Abschlussprotokoll für Ihre Unterlagen und Ihr Verarbeitungsverzeichnis. Eine Unterschrift ist nicht nötig, die Textform genügt (Art. 28 Abs. 9 DSGVO).
Kommt später eine Funktion hinzu, die eine neue Verarbeitungstätigkeit bedeutet, erhalten Sie eine Ergänzung des AVV per E-Mail. Freigeschaltet wird die Funktion nach Ihrer Bestätigung, zusammen mit einem Mustertext für Ihre Datenschutzerklärung. Die Video-Sprechstunde ist so hinzugekommen; wer heute neu anfängt, hat sie bereits im AVV und kann sie vom ersten Tag an nutzen.
Ihre Kunden setzen im Kundenportal ein eigenes Passwort, das weder die Praxis noch wir kennen, und laden Rechnungen verschlüsselt per HTTPS herunter. Die Rechnungsinhalte laufen dabei nicht unverschlüsselt über fremde Mailserver. Alternativ lassen sie sich die Rechnung passwortgeschützt direkt per E-Mail zusenden. Unverschlüsselter Versand ist nur möglich, wenn Sie ihn ausdrücklich freischalten und der Kunde ihn selbst wählt. Seine Einwilligung wird dokumentiert und als PDF abgelegt.
Der vorformulierte Abschnitt für Ihre Datenschutzerklärung ist eine unverbindliche Formulierungshilfe. Er ersetzt keine Rechtsberatung, und die Prüfung Ihres konkreten Einzelfalls ist Rechtsanwälten und Datenschutzbeauftragten vorbehalten. Technische Fragen zur Datenverarbeitung beantworten wir Ihnen dagegen jederzeit gern.
Fragen zum Datenschutz?
Schreiben Sie an Admin@vTzR.de. Die Antwort kommt von der Person, die das System gebaut hat und die technischen Maßnahmen kennt.