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Das Kundenportal · Rechnungszustellung und Selbstbuchung

Jede Rechnung kommt an. Wie, entscheidet Ihr Kunde.

Jede automatisch erstellte Rechnung wird Ihrem Kunden automatisch zugestellt. Sie verschicken nichts, hängen nichts an, fassen nichts nach. Den Weg dorthin wählt nicht die Praxis, sondern jeder Kunde für sich selbst im Kundenportal.

So kommt die Rechnung an

Sobald eine neue Rechnung entsteht, erhält Ihr Kunde eine kurze Benachrichtigung. Was danach geschieht, hängt davon ab, was er im Portal für sich eingestellt hat:

  1. Kundenportal-Login, der Standard. Die Benachrichtigung enthält keine Rechnungsdaten, nur einen Link zum Portal. Bei der ersten Anmeldung vergibt der Kunde ein eigenes Passwort, das ausschließlich er kennt, nicht die Praxis und nicht wir. Danach lädt er seine Rechnung jederzeit verschlüsselt per HTTPS direkt von unserem Server herunter.
  2. Passwortgeschützter PDF-Versand. Wer den Umweg über das Portal nicht möchte, lässt sich jede neue Rechnung als passwortgeschützten, verschlüsselten PDF-Anhang per E-Mail zusenden. Auch hier legt der Kunde das Passwort selbst fest.
  3. Unverschlüsselter Versand, nur auf Wunsch. Nur wenn die Praxis diese Option ausdrücklich freigeschaltet hat und der Kunde sie im Portal aktiv wählt, kommt die Rechnung unverschlüsselt direkt in der E-Mail an, ohne Passwortabfrage, dafür ohne den zusätzlichen Schutz. Die Einwilligung wird dokumentiert und als PDF abgelegt.

In allen drei Fällen entscheidet der Kunde, welcher Weg zu ihm passt, und kann seine Wahl im Portal jederzeit ändern. Bei Rechnungen, die Gesundheitsdaten nennen, etwa dem Heilpraktiker-Beleg nach GebüH, ist das Portal der datenschutzfreundliche Weg: Eine gewöhnliche E-Mail ist eine Postkarte, kein Brief.

Was die Praxis dazu tut

Zugang anlegen

Sie legen je Kunde einen Zugang an. Standardmäßig erhält er eine Einladung per E-Mail und wählt sein Passwort über den Link darin selbst. Hat er es vergessen, fordert er auf der Anmeldeseite einen neuen Link an, ohne in der Praxis anzurufen.

Oder ein Einmalpasswort

Alternativ erzeugt das System ein leicht übermittelbares Passwort wie „Katze37“, das Sie am Telefon durchgeben. Der Kunde ersetzt es beim ersten Anmelden durch ein eigenes.

Zustellart je Kunde

Sie entscheiden je Kunde, ob er das Portal nutzt, seine Rechnung als Anhang bekommt oder Post erhält. Das Portal lässt sich jederzeit später einschalten.

Nachweis inklusive

Zu jeder Rechnung führt das System einen Zustellverlauf: wann sie bereitstand, wann die Hinweismail ging, wann der Kunde das PDF abgerufen hat. Rechnungen lassen sich nach einer Frist im Portal ausblenden.

Termine buchen sich fast von selbst

Über die Online-Terminvergabe bucht Ihr Kunde einen freien Termin direkt über Ihre Buchungsseite, ohne Anmeldung und ohne App. Der Termin landet in Ihrem Kalender, und daraus entsteht in der folgenden Nacht die passende Rechnung. Vom Buchungswunsch bis zur zugestellten Rechnung müssen Sie kein einziges Mal selbst eingreifen.

Wer regelmäßig kommt, muss nicht einmal mehr einzeln buchen: Über die Vorausplanung fragt Ihr Kunde mit einem persönlichen Link gleich mehrere Wunschtermine über einen längeren Zeitraum an, die Sie gesammelt bestätigen. Hat er einen Zugang zum Kundenportal, findet er diesen Link dort nach der Anmeldung. Sie schicken ihm dann nur die Adresse des Portals, und die Spamfilter von Behörden und Einrichtungen lassen eine solche Mail eher durch als eine mit persönlichem Link. Auf Wunsch steht darin gleich ein Einmalpasswort für die erste Anmeldung, dann braucht er auch für sein Passwort keine Mail mit Link. Und über den Link in seiner Bestätigung kann er einen Termin selbst verschieben oder absagen.

Sicher und rechtlich sauber

Wie Kundenportal und Verschlüsselung technisch abgesichert sind, lesen Sie auf der Seite Sicherheit. Die rechtliche Einordnung, Auftragsverarbeitung, Server in Deutschland und der besondere Schutz für Gesundheitsdaten, steht unter DSGVO und AVV.