Eine Buchungsseite, auf der alle Tage grau sind, ist eine Sackgasse. Wer dort landet, ruft in den seltensten Fällen an — er sucht weiter. Genau dafür gibt es jetzt die Warteliste.
Unter der Terminauswahl sitzt ein zugeklapptes Feld. Darin trägt der Interessent ein, was ihm passen würde: Wochentage (mehrere, leer heißt beliebig), ein Zeitfenster von–bis, auf Wunsch eine bestimmte Terminart — und wie lange er auf der Liste bleiben möchte, von zwei bis zwölf Wochen. Name und E-Mail laufen durch dieselbe Bestätigung per E-Mail wie eine normale Terminanfrage; Telefonnummer und eine Anmerkung sind freiwillig.
Danach schaut vTzR.de viertelstündlich nach, ob ein passender Termin frei geworden ist, und schickt bis zu drei davon per E-Mail — mit einem Link, der die Buchungsseite vorausgefüllt öffnet. Gemeldet wird nur, was neu frei wird. Beim Eintragen merkt sich das Programm, welche Termine gerade ohnehin frei sind, und lässt sie aus: Sonst bekäme jeder neue Eintrag binnen einer Viertelstunde die nächsten drei freien Termine zugeschickt, und die Warteliste wäre nichts als ein umständlicher Terminkatalog. Die Nachricht soll heißen „es wird etwas frei“, nicht „es gibt etwas“.
Der Link bucht nicht von selbst, er füllt nur vor — bestätigen muss der Interessent wie immer selbst. Wer zuerst klickt, bekommt den Termin; eine Rangfolge nach Eintragsdatum gibt es bewusst nicht, denn sie hieße, einen freien Termin tagelang für jemanden zu blockieren, der vielleicht gar nicht mehr will. Bucht jemand von der Warteliste, wird er automatisch von ihr gestrichen.
Auf Ihrer Seite stehen die Einträge unter „Anfragen & Warteliste“, mit allen Kriterien, Telefonnummer und Anmerkung, und lassen sich einzeln löschen. Abgelaufene räumt das Programm selbst weg. Sagt ein Kunde einen Termin ab, geht der frei gewordene Platz ebenfalls an die Warteliste.
Einschalten lässt sich das Ganze in den Terminvergabe-Einstellungen im Reiter „Anfragen & Warteliste“ — samt eigenem Text für die Bestätigungs- und die Benachrichtigungsmail.