Am Monatsende das Paket herunterladen, eine E-Mail schreiben, das ZIP anhängen, hoffen, dass es durch die Größenbegrenzung des Postfachs passt — und im Zweifel nachfragen, ob es angekommen ist. Diesen Weg gibt es weiter. Er ist nur nicht mehr nötig: Ihre Steuerberatung holt sich die Unterlagen jetzt selbst ab.
Unter „Auswertung → Steuerberater“ im Reiter „Kanzlei-Zugang“ schalten Sie den Zugang ein und stellen ein, ob die Unterlagen monatlich, je Quartal oder einmal im Jahr fällig sind. Angeboten werden immer nur abgeschlossene Zeiträume — an einem laufenden Monat arbeiten Sie noch, und ein halb fertiges Paket ist für die Kanzlei wertlos.
Ein Passwort vergeben Sie dabei nicht. Sie tragen Namen und E-Mail-Adresse der Kanzlei ein, diese bekommt einen persönlichen Link und wählt ihr Passwort selbst. Der Einladungslink gilt vierzehn Tage, ein später selbst angeforderter Rücksetz-Link nur vierundzwanzig Stunden. So steht zu keinem Zeitpunkt ein Zugangswort in einer E-Mail, die Sie getippt haben — und Sie müssen keines aufbewahren.
Betreut Sie eine Kanzlei mit mehreren Ansprechpartnern, legen Sie mehrere Zugänge an. Erst dadurch ist der Verlauf etwas wert: Bei einem geteilten Zugang wüsste hinterher niemand, wer die Unterlagen geholt hat. So sehen Sie je Person, wann sie sich angemeldet und welchen Zeitraum sie heruntergeladen hat. Einen Zugang können Sie jederzeit vorübergehend abschalten oder ganz löschen.
Ist ein Zeitraum fertig, geben Sie per Klick Bescheid — mit einer Benachrichtigung, deren Betreff und Text Sie selbst festlegen. Vorher schaut vTzR.de nach, ob etwas offen ist: ungeprüfte Belege, nicht zugeordnete Zahlungseingänge, Rechnungen ohne PDF, Honorarabrechnungen ohne das Blatt des Auftraggebers. Diese Punkte bekommen Sie genannt, nicht die Kanzlei — im Portal der Steuerberatung steht die Liste bewusst nicht. Sie können trotzdem Bescheid geben; entschieden haben Sie das, nicht das Programm. Auf dem Dashboard führt die Kachel „Unterlagen für die Steuerberatung“ dieselben offenen Punkte, solange etwas fehlt.
Auf der anderen Seite sieht Ihre Kanzlei eine schlichte Liste: Zeitraum, Paket, und daneben ihren eigenen Stand — noch nicht geholt, aktuell oder seit Ihrem Abruf geändert. Der letzte Fall ist der wichtige: Haben Sie nach dem Abruf noch eine Rechnung storniert oder einen Beleg nachgereicht, sagt das Portal das von selbst, statt die Kanzlei mit einem veralteten Stand weiterbuchen zu lassen.
Zwei Dinge zur Sicherheit, weil danach erfahrungsgemäß gefragt wird. Die Anmeldemaske der Kanzlei verrät nichts: Ob eine Adresse dort hinterlegt ist, lässt sich von außen nicht feststellen — sonst wäre öffentlich, welche Kanzlei Ihre Praxis betreut. Und der Zugang läuft über Ihre eigene Adresse ihrpraxisname.vtzr.de, damit die Anmeldedaten Ihrer Kanzlei im Browser sauber von anderen Praxen getrennt bleiben. Ist der Zugang ausgeschaltet, existiert die Seite nicht.