„Ich muss meinen Termin am Donnerstag leider verschieben“ ist der häufigste Grund, aus dem in einer Praxis das Telefon klingelt — und der Anruf kommt verlässlich dann, wenn gerade jemand auf der Liege liegt. Beides lässt sich jetzt ohne Sie erledigen.
Ist die Funktion eingeschaltet, trägt die Terminbestätigung einen persönlichen Link. Dahinter stehen der Termin, ein Knopf zum Verschieben und einer zum Absagen — kein Login, kein Passwort. Beim Verschieben sieht Ihr Kunde dieselben freien Termine wie auf der Buchungsseite, unter denselben Regeln.
Sie legen fest, bis wie viele Stunden vorher das kostenfrei möglich ist — getrennt für Verschieben und Absagen, voreingestellt sind 48 Stunden. Danach bleibt beides möglich, die Seite weist aber auf ein mögliches Ausfallhonorar hin. Eine Rechnung schreibt das Programm daraufhin nicht: Es vermerkt die Änderung und sagt Ihnen, dass sie außerhalb der Frist lag. Ob daraus ein Ausfallhonorar wird, entscheiden Sie. Zusätzlich lässt sich begrenzen, wie oft ein Termin verschoben werden darf und welche Terminarten überhaupt in Frage kommen.
Jeder Link gilt nur bis zu seiner Benutzung. Nach dem Verschieben ist der alte tot und die neue Bestätigungsmail trägt den neuen — wer den alten noch einmal öffnet, bekommt keine Fehlermeldung, sondern den Hinweis, dass der Link ersetzt wurde, und sieht den aktuellen Termin. Über jede Änderung informieren wir Sie per E-Mail und, wenn eingerichtet, per Push aufs Handy. Ein abgesagter Termin geht automatisch an die Warteliste.
Und für den Anruf, der trotzdem kommt: Auf der Kundenseite im Reiter „Verlauf“ stehen die künftigen Termine mit denselben beiden Schaltflächen. Ihr Kunde bekommt dann genau dieselbe E-Mail mit dem geänderten Termin und, falls aktiviert, die aktualisierte Kalendereinladung — als hätte er es selbst gemacht. Dieser Weg steht Ihnen immer offen, auch wenn Sie den Kundenlink gar nicht verschicken wollen.
Einschalten: Terminvergabe-Einstellungen, Reiter „Nach der Buchung“, Abschnitt „Termine verschieben / absagen“.