Der lästigste Teil eines Umstiegs ist selten die neue Software — es ist der Bestand, der mit soll. Achtzig Kunden mit Adresse, Stundensatz und Zahlungsziel einzeln anzulegen, ist ein verlorener Nachmittag.
In der Kundenliste führt „Liste importieren“ jetzt durch vier Schritte. Sie laden Ihre Excel- oder CSV-Datei hoch, wählen das Tabellenblatt und sagen dann, welche Spalte Ihrer Datei welches Feld füllt. Zugeordnet wird dabei je Quellspalte, nicht je Zielfeld — Straße, PLZ und Ort stehen bei Ihnen in drei Spalten und gehören in vTzR.de in ein mehrzeiliges Adressfeld, und genau das lässt sich so sagen. Einen Vorschlag macht das Programm anhand Ihrer Spaltenüberschriften; ändern können Sie jede Zeile.
Vor dem Übernehmen sehen Sie eine Vorschau: jede Zeile, so wie sie angelegt würde. Kunden, die es bei Ihnen schon gibt, werden übersprungen und nicht überschrieben — mit Angabe des Grundes. Das ist nicht übervorsichtig, sondern nötig: Der Name in der ersten Spalte ist der Schlüssel, über den Termine, Rechnungen und Dokumente zusammenfinden. Ein Import, der eine bestehende Kondition ersetzt, würde rückwirkend die Grundlage schon gestellter Rechnungen ändern. Namen, die in Ihrer Datei doppelt stehen, werden ebenfalls genannt.
Geraten wird nichts. Was Ihre Liste nicht enthält, bleibt leer — aus „Herr Müller“ wird keine Anrede abgeleitet und aus einer Adresse keine Postleitzahl geschätzt. Ein einzelner unbrauchbarer Wert verwirft auch nicht die ganze Zeile: Das Feld bleibt leer, und die Vorschau sagt Ihnen, welches. Geprüft wird gegen Ihre eigene Einrichtung — eine Leistungsart, die es bei Ihnen nicht gibt, wird nicht übernommen, denn sie entschiede sonst falsch über die Umsatzsteuer-Vorbelegung.
Der Import ist bewusst ein einmaliger Vorgang und keine laufende Schnittstelle: Er legt Kunden an, er pflegt sie nicht nach. Ihre hochgeladene Datei landet deshalb auch nicht im Datenbestand, sondern in einem Zwischenspeicher, der nach dem Abschluss geräumt wird. Im Einrichtungsassistenten steht der Import als letzter Schritt — erst wenn Leistungsarten und Zahlungsziele stehen, hat eine importierte Kondition einen Rahmen, in den sie passt.