Wer jemanden regelmäßig sieht, will ihm nicht zwölfmal im Monat eine Rechnung über denselben Betrag schicken. Firmenkunden wollen das erst recht nicht — in deren Buchhaltung ist jede einzelne Rechnung ein Vorgang.
An der Kondition des Kunden steht jetzt ein Rhythmus: monatlich oder quartalsweise. Ab dann bekommt kein einzelner Termin dieses Kunden mehr eine eigene Rechnung. Nach Ablauf des Zeitraums entsteht im nächtlichen Lauf eine Rechnung über alle Termine — jede Position mit ihrem eigenen Leistungsdatum, wie es § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG verlangt, und im Kopf ein Leistungszeitraum statt eines Datums.
Über der Rechnungsliste sehen Sie, was gerade aufläuft: je Kunde der Zeitraum, die Zahl der Termine und die bisherige Summe. Muss es schneller gehen — weil ein Vertrag endet oder ein Kunde darum bittet —, rechnet „Jetzt abrechnen“ den laufenden Zeitraum sofort ab. Die noch nicht abgerechneten Termine sind in der Liste eigens eingefärbt, damit sie nicht als vergessene Rechnungen aussehen.
Ein Detail, das wir wichtig fanden: Ein gesammelter Termin bekommt keine Rechnungsnummer, und der Zähler läuft nicht weiter. Eine gezogene, nie gedruckte Nummer wäre eine Lücke im Nummernkreis, die hinterher niemand erklären kann — und erklärbar müssen Lücken sein. Vergeben wird die Nummer erst für die fertige Sammelrechnung.
Umgestellt wird ab dem nächsten Termin: Schon vergebene Rechnungsnummern bleiben, wo sie sind. Und wer den Rhythmus wieder abschaltet, lässt nichts liegen — die bis dahin gesammelten Termine bekommen im nächsten Lauf ihre eigene Rechnung. Für Heilpraktiker entstehen weiterhin zwei Dokumente, jetzt eben über den ganzen Zeitraum. Am Versand, am Kundenportal und am Abgleich mit dem Kontoauszug ändert sich nichts.