Zwei Unterlagen, nach denen bei einer Betriebsprüfung mit einiger Wahrscheinlichkeit gefragt wird, hatte bisher niemand zur Hand — weil beide lästig zu erstellen sind und man sie nur braucht, wenn es zu spät ist, sie anzufangen.
Die Verfahrensdokumentation
Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) verlangen von jedem, der steuerlich relevante Aufzeichnungen elektronisch führt, eine Beschreibung, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet, abgelegt, gesichert und gegen Veränderung geschützt werden. Das gilt auch für eine Einzelpraxis.
Den größten Teil davon kennt das Programm ohnehin: Softwarestand, welche Module bei Ihnen freigeschaltet sind, wie Rechnungsnummern gebildet werden, wo welche Datei liegt, wie oft gesichert wird und wie lange die Sicherungen aufbewahrt werden. Das setzt es unter „Einstellungen → Verfahrensdokumentation“ zu einem Dokument zusammen. Übrig bleiben neun Angaben, die nur Sie wissen: wer die Belege erfasst, wie sie hereinkommen, wo die Papieroriginale liegen, wer im Urlaub vertritt, welche Kontrollen Sie regelmäßig machen. Was Sie offen lassen, steht im fertigen Dokument sichtbar als „(( bitte ergänzen ))“ — eine Lücke, die man sieht, ist besser als eine, die stillschweigend fehlt.
Die Lücken im Nummernkreis
Löschen Sie eine Rechnungszeile, ist ihre Nummer verbraucht: Die laufende Nummer ist „höchste bisher vergebene plus eins“, und das bleibt sie. Das ist zulässig — § 14 UStG verlangt eine einmalige Nummer, keine lückenlose Folge. Erklärbar muss die Lücke aber sein, und drei Jahre später weiß niemand mehr, was die 0042 war.
„Einstellungen → Rechnungsnummern“ zeigt beides getrennt. Gelöschte Rechnungen, zu denen es schon ein PDF gab, brauchen einen Grund; das Feld ist Pflicht und mit Kunde, Datum und Betrag vorbefüllt, damit Sie wissen, wovon die Rede ist. Vergebene Nummern ohne Rechnung sind der harmlose Fall und tragen einen Standardtext — hier ist nichts zu tun.
Beides landet automatisch im Monatspaket für Ihre Steuerberatung: die Verfahrensdokumentation als PDF, die Nummernaufstellung als Textblatt. Diese Angaben ersetzen keine Steuerberatung.