Auf einem Kassenbon stehen zwanzig Positionen und zwei davon sind privat – das ist der Normalfall und völlig in Ordnung. Ein Mandant hat uns genau so einen Bon hochgeladen, die beiden privaten Zeilen mit blauem Stift angestrichen, und gefragt: erkennt das Ihr Programm von allein? Seit dieser Woche ja.
Was Sie mit so einem Beleg nicht tun sollten: ihn abschneiden, Positionen schwärzen oder ihn neu ausdrucken. Der Beleg ist der Nachweis des ganzen Einkaufs; ist er verändert, steht bei einer Prüfung nicht nur die strittige Zeile in Frage, sondern der ganze Beleg. Richtig ist der umgekehrte Weg: Beleg unverändert lassen und den privaten Teil daneben erfassen. Gebucht wird dann der Rest, der Belegbetrag bleibt sichtbar daneben stehen – und zwar je Steuersatz getrennt, damit die Vorsteuer aus dem richtigen Topf gekürzt wird.
Neu ist, dass Sie das nicht mehr abtippen müssen. Streichen Sie die privaten Zeilen an, bevor Sie den Beleg fotografieren: ein senkrechter Strich am linken Rand, mit einem Stift, dessen Farbe sich deutlich vom Beleg abhebt – blau oder rot auf dem grauen Kassendruck. Gefunden wird die Farbe, nicht die Form; ein Bleistiftstrich ist vom Aufdruck nicht zu unterscheiden und bleibt unentdeckt. Schreiben Sie nicht über die Beträge, das verdeckt sie und verschlechtert die Erkennung.
Das Programm ordnet die Striche den Textzeilen zu, liest das Steuerkennzeichen der markierten Positionen mit und schlägt Ihnen den Privatanteil als Bruttobetrag je Steuersatz vor. Es rechnet dabei den ganzen Bon nach: Nur wenn die Summe aller erkannten Positionen zur Bonsumme passt, ist der Vorschlag belastbar. Geht die Rechnung nicht auf, wird nichts vorbelegt und der Beleg als unsicher gekennzeichnet – ein übersehener Strich wäre sonst ein zu hoher Abzug, dem man nichts ansieht. Bis Sie den Beleg geprüft haben, trägt der Betrag den Hinweis „Vorschlag“ und zählt nirgends mit; danach steht er in der Auswertung, in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und im Paket für die Steuerberatung.
Zwei Dinge sind uns dabei wichtig. Erstens: Das funktioniert auch ohne KI. Ein Kassenbon ist Thermodruck und damit praktisch farblos – ein farbiger Strich ist die einzige gesättigte Stelle im Bild, und die findet unsere eigene, vollständig lokal laufende Texterkennung selbst. Die Zusage aus der Testphase der Belegerfassung gilt unverändert.
Zweitens: Wir haben damit gewartet, bis die Grunderkennung gut genug war. Auf einen falsch gelesenen Betrag noch eine automatische Aufteilung zu setzen, hätte die Fehler nur schwerer auffindbar gemacht. Inzwischen erkennt die Texterkennung 97 Prozent der ausgewerteten Belege vollständig, acht der zwölf Händler in der Auswertung stehen bei 100 Prozent – tagesaktuell nachzulesen unter Erkennungsraten je Händler.
Die Funktion ist ab sofort in der Testphase und standardmäßig ausgeschaltet. Einschalten können Sie sie unter Ausgaben → Belege im Abschnitt „Gemischte Belege“. Wer sie ausprobiert, darf uns gern schreiben, was dabei herauskommt – gerade die Belege, bei denen es nicht geklappt hat, sind für uns die nützlichsten. Diese Angaben ersetzen keine Steuerberatung.